Mapeamento de processos: como fazer corretamente na empresa

Não há como fazer mapeamento de processos sem antes se atentar para o fato de que este importante procedimento normalmente deve ser desenvolvido em dois momentos principais de um projeto BPM como um todo:

• O mapeamento do projeto AS IS (como está agora).
• O mapeamento do projeto TO BE (como deve ficar depois de melhorado).

Parece bem claro que sem o devido diagnóstico da situação atual dos processos na organização, será muito difícil pensar em melhorias, dado que estas estarão baseadas exatamente nas eventuais falhas, erros, deficiências, gargalos e outras características do processo no presente que se pretende melhorar no futuro.

Em outras palavras: Como fazer o mapeamento de processos TO BE, mais à frente, sem ter as corretas conclusões sobre o processo AS IS, retratando a realidade atual da empresa?

Para que você possa entender melhor como fazer o mapeamento de processos, vamos apresentar a seguir algumas definições, informações e dicas sobre este assunto. Em seguida, vamos dar mais detalhes sobre uma importante abordagem de mapeamento de processos: o mapeamento de processos Lean.

Veja também: Entenda todas as etapas dos processos de planejamento estratégico.

Mapeamento de processos: como fazer

O primeiro fator importante que é preciso se ter em mente é não confundir diagrama de processos, mapa de processos e modelagem de processos.

Cada um destes elementos tem funções e trata informações diferentes. Podemos até dizer que envolvem uma gradação na profundidade dessas informações, que poderíamos resumir assim:

Diagrama de processos: Uma representação mais simples dos fluxos do processo, contendo apenas as atividades principais.

Aprenda os 6 passos simples para um diagrama de processos de negócios.

Mapa de processos: Enquanto o diagrama se restringe a informações sobre o fluxo e suas atividades, o mapa de processos é mais abrangente, incluindo também seus atores, os eventos, as regras e os resultados, entre outros, que detalharemos mais adiante.

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Modelo de processos: o patamar mais avançado desta lista deve cobrir todo o processo, de forma completa, incluindo as informações sobre o negócio, as informações operacionais, as informações específicas do processo e as informações técnicas.

Veja mais detalhes sobre a modelagem de processos nesta postagem de nosso blog: Saiba tudo sobre modelagem de processos de negócios.

Mais detalhes sobre o mapeamento de processos

Mapeamento de processos: como fazer um mapa completo:

Como vimos, um dos objetivos do mapeamento de processos é dar uma base para que se possa evoluir ainda mais na coleta e aprofundamento das informações e se consiga produzir um bom modelo de processos.

Para isso, não há como fazer mapeamento de processos sem indicar algumas informações básicas, porém muito importantes:

• Entradas do processo.
• Saídas do processo.
• Papel do sistema que dá apoio a cada atividade.
• Descrição pormenorizada dos procedimentos referentes a cada atividade.
• Função dos agentes do processo.

Neste contexto, é importante que fiquem bem claros os seguintes conceitos:

Entradas: também chamadas de inputs, são os produtos necessários para que uma atividade se realize. Por exemplo: um e-mail com o pedido de um cliente ou um formulário com dados de informações e especificações de determinada peça a ser produzida.

Saídas: também chamadas de outputs, são os produtos gerados em cada atividade e que serão entregues para que a próxima atividade possa ser realizada. Por exemplo: um e-mail confirmando ao cliente que seu pedido está em processamento ou outro e-mail solicitando a compra de determinados insumos pelo departamento de compras.

É importante notar que cada tarefa, na maioria dos casos, não corresponde a um processo completo, mas são atividades que compõem o processo como um todo. Assim, apenas quando as atividades são ordenadas em uma sequência é que se forma um fluxo que retrata o processo, o que podemos chamar de mapa do processo se tiver todas as informações que comentamos acima.

Mapeamento de processos: como fazer a coleta de dados

Uma das tarefas mais importantes ao se criar o mapa é colher as informações necessárias. E não há como fazer mapeamento de processos sem o auxílio dos profissionais diretamente envolvidos nele, principalmente aqueles mais experientes.

Com esse objetivo, 4 são as técnicas mais usadas:

Reuniões com os envolvidos no processo: Se bem conduzidas, podem ser rápidas, objetivas e já alinharem opiniões e expectativas entre os participantes. Faça mais de uma!

Confira esta matéria do UOL: Veja 8 dicas para fazer reuniões produtivas na sua empresa

Observação direta: Simplesmente observar os processos ocorrendo e anotar tudo que for importante.

Entrevistas pessoais: Entreviste agentes do processo que possam dar informações relevantes.

Questionários: Distribua formulários com questões pertinentes para conseguir mais informações de outros integrantes do processo de forma mais abrangentes e rápida.

Como fazer mapeamento de processos Lean

A abordagem de mapeamento de processos Lean tem seu foco no tempo. Na verdade, em diminuir o tempo que transcorre entre as atividades. Para isso, são analisados e tentam-se eliminar 7 tipos de esperdícios muito comuns em alguns processos:

Defeitos: se os produtos forem produzidos sem defeitos, não terão que ser reparados ou mesmo refeitos, diminuindo-se a perda de tempo.

Talentos desperdiçados: as pessoas que trabalham diretamente com os processos, muitas vezes tem excelentes ideias de ganho de tempo e eficiência. É preciso usar esse talento sempre!

Espera: um tradicional fator de perda de tempo, ter que esperar que a tarefa anterior termine para iniciar a próxima, mesmo já tendo terminado o que deveria ter sido feito em sua tarefa. É um dos deperdícios que o mapeamento de processos Lean tenta encontrar e solucionar.

Transporte: diminuir ao máximo as diatâncias transportadas (e o tempo!), principalmente nas etapas internas dos processos. Isso se faz remodelando layouts de instalações e os locais de estocagem e entrega, por exemplo.

Movimento: na mesma linha, outro fator bastante abordado em um mapeamento de processos Lean é a realização de um estudo ergomômico e de deslocamento, para que tudo esteja à mão dos operadores.

Inventário: Saber exatamente a quantidade necessária das entradas e saídas, evitando excesso de estoques ou espaços ociosos em armazens. Muitas vezes o que falta é infomação atualizada…

Processamento extra: é comum, depois de um mapeamento Leam, se perceber que algumas tarefas eram desnecessárias. Por exemplo: fotografar cada pessoa que entra em um prédio comercial durante o processo de entrada na portaria, quando, muitas vezes, essas pessoas já estão cadastradas no sistema e tem fotos recentes.

Como você viu, o mapeamento de processos Lean tem o objetivo de diminuir o ciclo de tempo em cada processo, permitindo mais produtividade, produzindo-se mais em um tempo menor!

Que achou de nossas dicas de como fazer mapeamento de processos? Quer ainda mais informações? Dê uma olhada nesta postagem: Por que mapear processos? A importância das empresas manterem um controle sistematizado.

Confira: Porque e como usar a mais aceita notação BPMN 2.0.