O diagrama de processos de negócios, também chamado de diagrama de fluxo de processos, é uma das ferramentas gráficas mais tradicionais e usadas por profissionais de BPM.
E o motivo é muito simples: sua intuitividade de interpretação e praticidade para ser elaborado e apresentado para diversos níveis hierárquicos da organização, quando desenvolvidos com os devidos cuidados.
Não que seja uma tarefa simples e corriqueira. Pelo contrário, a elaboração de um diagrama de processos de negócios adequado e que realmente seja útil para o entendimento, mapeamento e posterior melhoria dos processos demanda muita atenção e conhecimento técnico.
Na verdade, o diagrama de processo de negócio é um artefato gerado durante a análise de processos. E este é um ponto que causa muita confusão entre alguns profissionais da área: a diferença entre diagrama de processos de negócio (ou diagrama de fluxo de processos) e o modelo de processos.
Para ajudar você a entender melhor essa diferença, antes de mostrarmos nosso passo a passo para construir um diagrama de fluxo de processos, vamos apresentamos a seguir as definições desses importantes conceitos de BPM.
Definição de diagrama de processos de negócio
Diagrama de processos de negócios é a representação mais simples e preliminar do processo. Serve para dar o início ao entendimento posterior e mais complexo do processo. Normalmente não apresenta exceções ou “problemas” que possam ocorrer durante o fluxo do processo.
Definição de modelo de processo
Muito mais abrangente e completa, esta representação deve contar com todas as informações necessárias para que o processo ocorra, como as condições de início e término do processo, as atividades e seus dados, regras, documentos, os participantes do processo, clientes e outros fatores importantes.
Perceba que o diagrama de fluxo de processos é uma etapa anterior ao modelo de processos, usado para auxiliar em sua definição durante a análise de processo. Uma fase intermediária entre o diagrama de processos e o modelo é o chamado mapa de processo.
Veja mais: CASE: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa
6 passos para fazer um diagrama de processo de negócio
Como você viu, esta é uma representação mais simples, que será detalhada depois, conforme se for caminhando parta a modelagem do processo.
1- Determine os componentes principais do processo.
Neste passo é preciso deixar claro quais são as entradas do processo e suas saídas, assim como as atividades desenvolvidas.
Confira: Mapeando atividades e agilizando processos com o 5W2H
Entradas também são chamadas de inputs e podem ser recursos, informações e outros elemento que “alimentam” o processo.
Da mesma forma, as saídas (outputs) são os produtos gerados pelo processo e também podem ser informações, decisões, autorizações, insumos para outros processos, partes de produtos, componentes, serviços, produtos finais etc.
2- Ordene as atividades
O diagrama de processo de negócio é um fluxo, portanto você precisa ordenar essas atividades. Faça uma lista em ordem cronológica.
3- Escolha os símbolos corretos para cada atividade
Existem diversas notações usadas para desenhar diagramas de fluxos de processos. Assim, indicando adequadamente cada tipo de atividade, usando a simbologia correta, ficará bem mais fácil de qualquer pessoa familiarizada com os símbolos entender o fluxo rapidamente.
As notações vão desde as mais simples até a mais complexa, a notação BPMN 2.0. Se você é um iniciante, opte pelas notações simples, mas se você quer se aprofundar no assunto e fazer um trabalho mais completo, use a BPMN 2.0.
Confira nos links abaixo mais detalhes sobre essas notações:
- Notação BPMN, a mais usada para modelar processos.
- Notação BPMN – o melhor método de análise de processos
4- Faça a conexão entre as atividades
Para isso são usados conectores, normalmente setas e linhas, pontilhadas ou não. Seus significados também estão descritos nos posts indicados acima. Consulte-os!
Quer saber mais sobre a notação BPMN 2.0? Confira: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/
5- Indique início e fim do processo
Pode parecer trivial, mas indicar quando o processo começa e quando termina às vezes é esquecido por muitas pessoas. E esta é uma informação muito importante para definir limites para os donos do processo, gestores e supervisores.
6- Revise seu diagrama de processos de negócio
Terminou de desenhar seu diagrama de fluxo de processos? Agora vai ficar fácil entender se é realmente assim que ele ocorre! Revise, re-estude e certifique-se que sua representação gráfica do processo está mesmo adequada.
Que achou deste passo a passo simples?
Uma maneira de otimizar a construção de um diagrama de processos é usar ferramentas BPM que ajudarão a evoluir do diagrama de processos para a automatização de processos. Dessa forma, será possível controlar a execução do processo, emitir alertas de prazos e fazer a gestão completa por dashboards.
Veja neste vídeo como criar o seu primeiro processo BPMN (conteúdo exclusivo do curso de modelagem HEFLO).
Confira também estes materiais: Modelagem de processos: 6 PDFs, 5 vídeos e 4 Slideshares
