Uma estrutura organizacional por processos se caracteriza por uma gestão voltada para entrega final de produtos e serviços que são realizados por meio de processos, ao longo da cadeia de valor. Dessa forma, o objetivo da estrutura por processos é fugir de uma gestão baseada em departamentos separados e desconexos ou entravada pela distância entre níveis hierárquicos.
Da mesma forma que um processo deve fluir, evitando gargalos e desperdícios, buscando a eficiência e a eficácia, em uma estrutura organizacional por processos o valor criado pela empresa é gerenciado de maneira que um processo sempre entregue ao processo seguinte tudo que ele precisa para se desenrolar eficientemente.
Dessa forma, uma área ou departamento será responsável por um processo específico do início ao fim.
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Fatores determinantes de uma estrutura organizacional por processos
Para que se tenha sucesso na implementação de uma estrutura por processos, alguns fatores precisam ser estabelecidos.
Em primeiro lugar, é preciso que haja uma cultura de processos instalada na empresa ou que, ao menos, todos tenham ciência sobre o que são processos de negócios. Além disso, é necessário ter um consenso objetivo por parte de todos sobre o conceito de produção de valor dentro da empresa e sua entrega ao cliente final.
Para isso, é determinate ter em mente a importância da realização de cada processo com qualidade, ter bem claras as habilidades e conhecimentos necessários para executar cada processo e perceber que um processo tem influência sobre os demais e pode interferir em seus resultados.
Para que tudo isso ocorra de uma forma organizada, é fundamental definir formalmente os donos dos processos, documentá-los adequadamente de forma sistemática e fazer uma medição constante de todos eles e seus resultados.
Só assim uma estrutura organizacional por processos será capaz de permitir a tomada de decisões baseadas no desempenho de cada um deles.
Neste contexto, uma ferramenta BPM ágil, intuitiva e que traga mais fluidez à comunicação e transparência às informações será extremamente necessária.
Funções inerentes a uma estrutura organizacional por processos
Ao se definir uma arquitetura organizacional por processos, algumas funções devem ser desempenhadas na empresa, confira:
Patrocinador da gestão por processos
É necessário que um integrante da alta gestão da empresa seja responsável por patrocinar e incentivar o gerenciamento por processos. Dentre suas funções, podemos destacar:
- Definir a visão da gestão por processos.
- Incentivar a melhoria contínua.
- Direcionar as iniciativas de BPM.
Dono de Processo
É o colaborador responsável diretamente por um processo e deve zelar por ele e seu desempenho.
Gestor de Projeto de Processo
Neste caso, o colaborador é responsável por conduzir um projeto de gerenciamento de processos ao seu melhor termo. Está subordinado às determinações e diretrizes do escritório de processos.
Analista de Processo
Este colaborador, como o próprio nome do cargo indica, deve estar atento e sempre analisando os processos e propondo melhorias. Seu papel inclui dar apoio total aos donos de processos para que estes tenham todas as informações e dados necessários que os auxiliem a tomar decisões.
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Arquiteto de Processo
Com uma visão mais ampla, o arquiteto de processos tem um papel bastante importante na estrutura organizacional por processos, devendo zelar para que a arquitetura se mantenha adequada e dentro dos padrões de referência ou até mesmo sugerindo evoluções e melhorias que tragam resultados para a geração de valor na empresa.
Analista de Negócio
Diferentemente do analista de processos, este colaborador analisa as demandas de tecnologia que a empresa precisaatender para gerenciar os processos, buscando as soluções mais adequadas para isso.
Especialista
São colaboradores experientes e que devem estar intimamente ligados às iniciativas de melhoria de processos. Por terem grande conhecimento sobre o negócio, seu papel é crucial no auxílio ao demais profissionais.
Uma estrutura organizacional por processos só funcionará adequadamente se a empresa como um todo compreender o conceito de BPM e se dedicar para que as iniciativas não se percam no tempo e que ocorram de forma coordenada, com um objetivo comum alinhado com a alta gestão da organização. Para isso, o empoderamento do escritório de processos pode ser um excelente caminho para o sucesso de uma organização estruturada por processos.
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