No competitivo e complexo mercado de hoje, é mudar ou perecer para empresas. Antes de abordarmos a questão de gerenciamento de processos de negócios, vamos analisar rapidamente o que é um processo.
Um processo é uma série de ações realizadas por uma pessoa ou mais com o intuito de atingir um objetivo empresarial.
Por exemplo:
Uma viagem de negócios que um colaborador precise fazer é um processo. Começa com a necessidade da viagem, passa pela decisão da data, de onde ficar e como ir, aprovação pelo responsável, realizando a viagem e o reembolso. Cada uma dessas ações é uma parte do processo.
Veja também: definição de processo.
O sucesso de uma organização está altamente relacionado com a eficácia de seus processos. É impossível ter um produto ou serviço útil, que agregue valor ao cliente, que seja produzido por funcionários satisfeitos, sem custos surpresa e que traga grande lucratividade com processos que não são eficazes, previsíveis e otimizados.
É aí que o gerenciamento de processos de negócios entra. Esse projeto envolve uma análise profunda de cada processo, com o objetivo de entender:
- Seus passos.
- Quem está envolvido.
- Que tipo de informação translada entre os estágios.
- Qual é o propósito do processo de negócio.
Com essas informações em mãos, é possível transformar e gerenciar os processos, cortando ações duplas, livrando-se de tarefas desnecessárias e automatizando tanto quanto possível. Veja: mapeamento de processos.
Quais são as dificuldades quando implementando o gerenciamento de processos de negócios?
Muitas empresas lutam com esse conceito. Não é suficiente saber que uma renovação é necessária, mas saber como fazê-la. A seguir estão alguns dos pontos mais difíceis quando implementando o gerenciamento, e como superá-los.
Trazer todos a bordo
O gerenciamento de processos de negócios pode e deve significar mudanças na forma que os processos acontecem. Isso pode trazer insatisfação e resistência por parte dos colaboradores, funcionários e até mesmo gerentes.
É crucial que o time todo esteja alinhado e pronto quando o processo começar, senão o fracasso será inevitável.
Processos são executados por pessoas. Não há sentido em mudar um sistema todo, por exemplo, se aqueles utilizando-o não acreditarem nessa mudança.
Para atingir esse objetivo, reúna todos os participantes e mostre, em uma reunião, os aspectos que irão mudar e, principalmente, o porquê. Se vemos uma razão e um impacto positivo que os melhoramentos trarão no nosso trabalho diário, é fácil de abraçar as mudanças. É ainda mais efetivo envolver o time em todo o processo, fazendo-os parte da mudança, escutando suas reclamações e sugestões. Não existe ninguém melhor para opinar sobre como o processo deve ser gerenciado do que aqueles que trabalham com ele diariamente.
Não deixe de ler também Gestão de Mudanças: os 8 passos de Kotter.
Implementar as mudanças consistentemente
É fácil começar um projeto e não termina-lo. Esse é um problema comum em empresas de todos os portes. Com o gerenciamento de processos de negócios, isso traz um dano ainda maior, já que os resultados dependem da constante aplicação de melhorias.
É essencial contar com um profissional e software que supervisione o projeto inteiro, monitorando todos os passos e garantindo sua aplicação.
O HEFLO BPM é um software confiável, que permite que todos os processos da sua empresa sejam mapeados, modelados, executados, otimizados e automatizados, trazendo um padrão e uma satisfação nunca vistos antes.
Ademais, as razões, as mudanças e a metodologia de gerenciamento de processos devem ser inseridos na cultura da empresa e compartilhados por todos, assim garantindo sua sobrevivência ao longo do tempo e eficácia.
Falta de estratégia e visão das necessidades do cliente
Consumidores não precisam de produtos ou serviços, precisam de soluções. O gerenciamento de processos de negócios deve não somente estar alinhado com as necessidades do cliente, mas também antecipa-las. Aqui um estudo é necessário: como eu antecipo as necessidades dos meus clientes? Qual a melhor maneira de supri-las?
Uma transformação somente gerará resultados se agregar valor aos clientes no final. Esses resultados podem ser internos, como satisfação dos colaboradores, melhora na comunicação; ou externos, como felicidade dos clientes e aumento nas vendas.
Minha empresa precisa de gerenciamento de processos de negócios?
A metodologia de gerenciamento de processos de negócios é beneficial para todos os tipos de empresas, de todos os tamanhos. Tenha em mente que ela:
- Reduzirá redundância nos processos
- Construirá uma plataforma forte que suprirá as necessidades dos clientes
- Automatizará processos, assim os tornando mais rápidos e eficazes
- Reduzirá custos
- Reconhecerá as necessidades e a importância das pessoas no projeto
- Implementará melhorias de forma constante e eterna
Agora que você já sabe o que metodologia de gerenciamento de processos é, veja também o que é workflow e como modelar processos para que eles possam atingir os objetivos empresariais.
