O que é mapeamento de processos TO BE?

Em post recentemente publicado aqui no blog falamos sobre Mapeamento de Processos AS IS, destacando sua importância na adoção da gestão por processos. Hoje, vamos dar continuidade ao assunto e falar do Mapeamento de Processos TO BE, incorporando melhorias em relação ao mapeamento AS IS. O artigo a seguir, extraído do blog BPM Quotes e escrito pelo especialista em Sistemas de Gestão Empresarial Pedro Mello, explica quais são as características, precauções e estratégias para realização do mapeamento TO BE.

Para uma visão completa de um projeto de mapeamento de processos leia também Mapeamento de processos BPM – As 7 fases de um projeto.

“Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho ou modelagem.

Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que o realizam no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo.

Profundidade: o nível de profundidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única reunião. É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade.

Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.

Cuidados e preparativos para a documentação TO BE:

• Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo;
• Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à estratégia do negócio;
• Assegurar-se com relação à comunicação (dentro do escopo de Change Management):
  • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc.
  • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

Técnicas: O mapeamento de processos pode ser feito de algumas formas, dependendo do cenário e contexto da empresa. As mais usuais são:

• Entrevista: que embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa.
• Reunião JAD: na qual representantes dos envolvidos com o processo se reúnem em um mesmo local, para a documentação do processo. Esta é, de longe, a mais adequada, pela rapidez e qualidade do produto gerado.

Algumas lembranças relativas à documentação de Processos TO BE:

• Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.
• Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.
• Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.
• Crie uma visão de futuro cheia de entusiasmo – Algo que todos tenham interesse em atingir
• Não pense nas restrições, pense em como o processo deveria idealmente funcionar
• Considere todos os ”gostaria que” – lembre-se das expectativas da alta gestão
• Não deixe de definir Indicadores de Desempenho para o processo (KPI)
• Não deixe de definir Gestor para o processo que está sendo redesenhado.
• Valide com a alta gestão as melhorias identificadas e propostas na reunião TO BE.
• Leve em conta se a expectativa dos gestores com relação aos ganhos está sendo alcançada – calcule o ROI(retorno do investimento), para cada processo tratado. A fonte fundamental para isso são as medidas de melhorias aprovadas (validadas) pela alta gestão. Neste caso é salutar que se tenha o problema que está sendo resolvido e o seu valor ou o valor do seu malefício, bem como o custo para desenvolver e implementar a solução.
• Crie um plano de implementação das mudanças, de acordo com as datas possíveis para cada melhoria aprovada (validada).

Algumas questões usuais em definição de mapeamento de processos TO BE:

• O que estamos fazendo e não tem valor (considere cliente e a própria organização)
• O que não estamos fazendo, mas tem valor (idem)
• O que estamos fazendo fracamente, mas é esperado mais;
• O que estamos fazendo fortemente, mas não é esperado tanto.
• Com relação às atividades, considere o que pode ser:
  • Eliminado;
  • Substituído;
  • Adicionado;
  • Melhorado;
  • Unificado (com outras atividades);
  • Juntado e feito em única área;
  • Paralelizado (em relação à execução).

Cuidados para a implementação das melhorias:

• Acompanhe cada data e compromisso e ao implementá-lo, certifique-se de que o processo executado
• está em conformidade com a documentação e obtenha do responsável pela execução assinatura em
• algum documento, confirmando isso;
• Procure não delegar ou transferir responsabilidade pelo acompanhamento e certificação da implementação da melhoria;
• Caso alguma melhoria não possa ser implementada na data acordada, coloque a justificativa, sem perder
• a história.

Aplicação para documentação da situação TO BE do processo:

• Base de para a geração do Blueprint de implementação, nos casos de redesenho baseado na funcionalidade de sistema ERP;
• Imagem da operação, definida pelo redesenho do processo;
• Estudos do processo, relativos a Custeio, Competências, Riscos e Controles, etc.;
• Padronização, nos casos de diferentes práticas para o mesmo processo na mesma organização – visão de unificação;
• Treinamento interno da nova operação;
• Fonte para automação do processo, ou para desenvolvimento de solução informatizada.

Não se esqueça de publicar os ganhos obtidos com as melhorias implementadas.”