Uma empresa realiza vários processos no seu dia a dia. Talvez você passe pelos mesmos estágios sempre que revisa uma reclamação de cliente, ou sempre produza seu produto da mesma maneira, ou ainda produza um relatório do mesmo jeito constantemente.
Os resultados da ineficiência de processos são bastante conhecidos. Clientes infelizes, colegas de trabalho estressados, retrabalho, desperdício e queda na produtividade são somente alguns dos exemplos que podemos citar. É muito importante para o crescimento e mesmo para a sobrevivência de uma empresa a melhoria de processos, visto o mercado competitivo que temos hoje.
Passo a passo para a melhoria de processos
A melhoria de processos é um conceito que visa aperfeiçoar uma empresa através da melhoria de seus processos. Existem inúmeros benefícios que vem com a otimização de processos, como evitar erros, cortar custos e desperdícios, aumentar a rentabilidade, melhorar a comunicação entre pessoas e setores, entregar valor ao cliente e ter a certeza de que o produto ou serviço será entregue ao cliente com eficiência e eficácia.
Abaixo organizamos uma lista de procedimentos a seguir para implementar a melhoria de processos em sua empresa e colher os frutos!
Mapear o processo
Isso é crucial. Não podemos incrementar aquilo que não entendemos. Decida qual o processo a melhorar e detalhe seus estágios usando um diagrama ou flowchart. Identifique as áreas que necessitam aperfeiçoamento e sempre priorize. Quais são os gargalos? Onde o cliente ou colaborador se sente frustrado? Onde está havendo retrabalho? Crie objetivos claros e específicos para atingir durante a melhoria de processos, para que depois seja possível medir o nível de conquista. Seja específico e realista, determine o que deve ser melhorado e em quanto tempo isso deve acontecer. Leia mais sobre o mapeamento de processos no nosso website!
Traga todos a bordo
Sempre se comunique com as pessoas envolvidas, desde aquelas que lidam com o processo diariamente até aquelas que são afetadas por ele. Workshops e reuniões de gestão são boas maneiras de preparar a equipe para as mudanças que virão. Tenha a certeza de que todos entendem sua função no projeto. Se todos enxergarem como essas melhorias no processo vão afetar seu trabalho, a satisfação de seus clientes, a produtividade e rentabilidade, é fácil de ficar entusiasmado e começar o trabalho. Para isso, se comunique de maneira clara e dê o exemplo!
Redesenhe o processo
Agora é a hora de juntar a informação levantada no primeiro passo com as pessoas envolvidas. Como as mudanças desejadas serão implantadas? Uma reunião de brainstorming pode ser uma boa maneira de começar, já que as pessoas que lidam com o processo são as mais indicadas para opinar sobre como as melhorias serão implementadas. Estabeleça cenários, e veja como as ideias funcionarão numa situação concreta. Redesenhe o processo de forma que ele flua melhor e seja mais eficaz, veja como.
Implemente as mudanças
Essa é a etapa da melhoria de processos onde as mudanças começam a acontecer. É o momento onde o novo processo é posto em prática, e deve ser monitorado desde o começo. Os funcionários, colaboradores e gerentes devem dar o exemplo e abraçarem as mudanças desde o início.
Execute o processo
Execute o novo processo no dia a dia, sempre checando por possíveis gargalos e pontos de melhoria. Agora é a hora de ver se as mudanças visualizadas realmente funcionarão na vida real. É muito importante sempre procurar por feedbacks das pessoas envolvidas, e juntar informação (números e fatos), que serão usados posteriormente.
Monitore
Essa é uma etapa que idealmente deve ser realizada durante toda a melhoria do processo. É através do monitoramento de processos que podemos checar o que funcionou e o que não funcionou, o que pode ser ainda mais incrementado, o que não necessitava de mudanças para começar. Monitorar significa reunir informações concretas, baseadas em números e fatos, pois só assim teremos uma visão completa e real da organização. Entenda exatamente como monitorar seus processos clicando no link.
Otimizar
Hora de começar tudo novamente! Depois de executar e monitorar, com certeza encontraremos espaço para novas mudanças, e isso vai determinar o início de um novo projeto. Sempre há espaço para a melhoria de processos e consequentemente da empresa. Se isso estiver determinado pela cultura da empresa e for valorizado por todos, os benefícios aparecerão e a empresa prosperará.
Como vimos, a melhoria de processos é um projeto cíclico, que deve ser realizado de maneira contínua para funcionar. O Supravizio BPM é um software que lhe permitirá implementar essas melhorias nos processos de forma simples e eficaz, já que a comunicação dentro da empresa e permite aos gestores modelar, mapear, analisar, implementar e executar os processos, resultando em uma maior satisfação de clientes e colaboradores, maior produtividade e redução significativa de gastos. Veja o caso concreto de quem recuperou 18 milhões de reais com a melhoria nos processos!
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