Quando iniciamos o mapeamento de processos de uma empresa, o primeiro resultado que encontramos é o que chamamos de mapeamento de processos AS IS, que é um Raio X da situação atual de cada processo: como é realizado, quem são os responsáveis, quais são as maiores dificuldades, fragilidades e suas oportunidades de melhoria.
Após esse levantamento então é iniciado o trabalho de documentação, projeção e definição da situação futura desejada do funcionamento do processo, comumente chamado de TO BE, – o qual é representado em fluxo ou diagrama – também conhecido como redesenho ou modelagem.
Então, o que conhecemos por redesenho de processos TO BE é a forma como os processos deverão funcionar no futuro, incorporando melhorias identificadas ao longo do mapeamento de processos AS IS, somadas às melhores práticas do mercado.
Sendo assim, redesenho de processos é uma importante iniciativa BPM de mudança que busca melhorias de grande magnitude na produtividade, tempo de ciclo e qualidade.
O redesenho de processos tem como objetivo principal, melhorar os processos do negócio de ponta a ponta, trazendo como benefícios a redução dos custos e tempo do ciclo (ao eliminar atividades improdutivas), e a melhoria da qualidade (ao reduzir a fragmentação do trabalho) estabelecendo a todos, clara responsabilidade pelos processos.
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Redesenho de processos – Projetando o novo processo
Esta etapa consiste em reprojetar o processo falho existente. Ela começa assim que a etapa de análise do processo atual está completada. O projeto de um novo processo é desenvolvido de forma a atender aos novos objetivos e estratégias organizacionais, transformações da base tecnológica, alterações de expectativas dos clientes, mudanças legais, obsolescência de sistemas e equipamentos, corrigir as disfunções verificadas e incorporar as melhorias necessárias.
A concepção do novo processo começa com o time de redesenho revisando todo o trabalho efetuado nas etapas anteriores, os problemas a serem resolvidos, a inovação a ser efetuada e os critérios e metas estabelecidos para o redesenho.
Com base nessas informações e após buscar conhecer outras práticas através de benchmarking em organizações congêneres, que possam servir de subsídio ao projeto a ser desenvolvido, o time de redesenho elabora o mapa do novo processo, mais otimizado em relação ao atual, incorporando o máximo de melhorias possíveis.
Exemplos de diretrizes de redesenho que podem ser adotados:
- Mudar foco dos procedimentos internos para o atendimento por demandas.
- Eliminar todas as perdas com lentidões, gargalos, retrabalho, duplicidade de atividades, atividades que não agregam valor ao cliente etc.
- Reduzir variância no desempenho do processo.
- Melhorar a comunicação entre as áreas.
- Automatizar o que for possível, aproveitando ao máximo a TI.
- Padronizar o atendimento.
Após a elaboração do mapa do novo processo, a equipe estabelece todas as recomendações inerentes a implementação e manualiza fluxos e descrições para que todos tenham acesso aos novos procedimentos organizacionais.
