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A transformação digital está trazendo cada vez mais oportunidades de usar a tecnologia para mudar o futuro do trabalho como o conhecemos.
Mais produtividade e resultados, com menos erros e stress, estão permitindo que as pessoas possam se dedicar a tarefas mais estratégicas e criativas, deixando de lado atividades chatas e repetitivas.
Preencher planilhas, checar campos de formulários, transcrever dados entre sistemas e trocar informações, agora, pode ser feito de forma automática e com extrema confiabilidade.
E um dos grandes aliados nessa transformação do trabalho é uma tecnologia que vem se destacando a cada dia, a chamada RPA: Robotic Process Automation.
Neste post, você vai entender o que é RPA – Robotic Process Automation – e porque ela é uma importante estratégia de redução de custos nas empresas.
Como a RPA é usada como estratégia de redução de custos
Diversas tecnologias já estão sendo empregadas nas empresas em decorrência da chamada quarta revolução industrial, ou indústria 4.0, como estratégias de redução de custos e aumento de produtividade.
Entre elas, podemos citar:
- A computação em nuvem
- Big Data
- IoT – (Internet of Things) Internet das Coisas
- Aprendizado de máquina
- Sistemas cyber-físicos
Nesse contexto, a RPA também pode ser empregada como uma eficiente estratégia de redução de custos nas empresas.
- OBS: Se você quer entender mais sobre a quarta revolução industrial, confira este infográfico que resume as 4 revoluções industriais pelas quais a humanidade já passou:
Mas, afinal, o que é RPA?
Robotic Process Automation é uma tecnologia de automação de processos de negócios que se vale dos chamados softwares robôs.
O objetivo específico da RPA é substituir aquelas tarefas extremamente repetitivas e rotineiras, totalmente operacionais e com baixa relevância estratégica.
Para isso, o que a RPA faz é estudar essas tarefas e desenvolver uma maneira de imitar as interações de um ser humano com um sistema, por meio de um computador ou outro dispositivo.
Por exemplo: se seu funcionário precisa acessar um sistema de CRM, fazer login, pesquisar determinado tipo de clientes, selecionar seus dados um por po um e depois colocá-los em diferentes linhas de uma planilha do Google, um RPA pode fazer exatamente esse mesmo processo.
E este é apenas um exemplo de como usar RPA em sua empresa.
Veja, a seguir, como usar a tecnologia RPA com o objetivo de redução de custos em seu negócio.
Benefícios do RPA para sua estratégia de redução de custos
Desenvolver e implantar em sua organização uma estratégia de redução de custos é muito mais importante do que já foi no passado. Hoje, produzir ou oferecer serviços com baixo custo já nem pode ser considerada uma vantagem competitiva.
Quem opera com processos caros e ineficientes está atrás dos concorrentes. Quem tem uma operação enxuta, está apenas fazendo sua obrigação.
Mas, além disso, outro importante fator precisa ser levado em conta em sua estratégia de redução de custos: manter o nível de qualidade!
Isto é: cortar funcionários, apelar para matérias-primas de pior qualidade, descuidar dos controles administrativos e outras táticas como essas serão um tiro no pé.
Exatamente porque afetarão, com certeza, a qualidade de seus produtos e serviços. E isso pode tornar sua empresa menos competitiva e abalar fortemente seu posicionamento no mercado.
Nesse contexto, a tecnologia RPA é uma estratégia de redução de custos que, se bem estruturada e implantada, não causará impacto negativo em sua qualidade operacional, nem no desempenho da empresa.
Veja alguns exemplos:
1- Menos erros
Por serem automatizadas, as tarefas repetitivas obedecem sempre o processo como foi definido para ser seguido da forma ideal.
Assim, os resultados são padronizados, com menos erros.
E quem erra menos, consequentemente, incorre em menos custos de refacção ou reposição, concorda?
2- Rapidez nos processos
Imagine ter que entrar em seu Google Drive, selecionar uma série de imagens relacionadas a um projeto de arquitetura, por exemplo, baixá-las para sua máquina, reduzir suas dimensões e depois fazer upload na página de seu site onde você divulga portfólios de projetos.
É claro que o Google Drive tem uma série de excelentes ferramentas de busca e é organizado de forma intuitiva para que você ache esses arquivos com muita facilidade.
Mas já pensou fazer isso para todos os 300 projetos que sua empresa entregou no ano passado?
Com um RPA, essa tarefa que levaria dias ou semanas nas mãos de um funcionário, pode ser realizada em uma fração desse tempo.
Para isso, é claro, os arquivos precisam ter sido organizados adequadamente no Google Drive, com a nomenclatura lógica e nas pastas certas. Mas essa é uma boa prática que você deve adotar sempre, mesmo que o processo seja executado manualmente.
Portanto, mais uma estratégia de redução de custos para seu negócio!
3- Comunicação otimizada
Precisa enviar mensagens automáticas pelo Gmail para seus clientes, toda vez que emite uma nota fiscal? Esse é um exemplo de automação de processos que também pode ser feito por um software robô.
Como esses, existem vários outros. E que tem uma comunicação e cooperação mais ágil na empresa, com certeza, diminui custos.
4- Equipe mais motivada
Quem não precisa perder tempo com tarefas repetitivas e chatas se sente bem mais motivado para trabalhar.
Isso se reflete em mais produtividade!
5- Mais tempo para fazer o que realmente importa
Com as tarefas corriqueiras de pouca relevância sendo executadas pela RPA, seus colaboradores terão mais tempo para se dedicar às tarefas que agregam mais valor ao negócio. Isso, mais uma vez, trará melhores resultados e mais produtividade!
Convencido de que a Robotic Process Automation é uma boa estratégia de redução de custos? Que tal pensar em adotá-la em sua empresa?
Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.
