O atendimento das necessidades de otimização e controle dos processos via indicadores tem feito muitas empresas optarem pela implantação de um escritório de processos. Com foco na multidisciplinaridade e trabalhando a redução de custos e a autonomia dos procedimentos executados, a iniciativa colabora para a obtenção de bons resultados. Rui Lima Godinho, analista de Processos de Negócio e membro da Coordenação de Arquitetura e Processos do ICI (Instituto Curitiba de Informática), fala sobre a facilidade que a ferramenta multidisciplinar do escritório de processos proporciona aos gestores e quão poderosa ela pode ser se executada adequadamente.
“BPM Office: O que é e quem integra? Tendo em vista esta evolução do BPM, encontramos aumento significativo na criação de uma área específica da empresa voltada exclusivamente para o mapeamento, automatização e gestão dos processos internos – o BPM Office ou Escritório de BPM.
Este escritório é liderado por um CPO (Chief Process Officer), responsável por solucionar as inevitáveis dificuldades e problemas que a implementação do BPM levanta. Uma outra responsabilidade deste papel-chave é a da definição de metodologias das diversas áreas da empresa, facilitando o levantando de indicadores e informações sobre os fluxos de processos. Exige-se a este ator uma ampla ou total visão do processo de negócio, transformando-o numa peça chave para o correto funcionamento da empresa.
Outros integrantes do escritório de processos são os Analistas de Processos, sobre os quais caem as tarefas de análise, levantamento de requisitos e modelagem dos processos. O analista deve procurar sempre manter uma ampla visão de cada processo, atingindo assim uma melhor compreensão do negócio como um todo, o que vai permitir eliminar gargalos no fluxo e otimização do mesmo.
Ambos os papéis devem agir como facilitadores de comunicação entre as diversas áreas envolvidas no processo.
Características do escritório de processos
- Autonomia: O escritório de processos deve estar diretamente ligado à alta direção da empresa e quanto menos ligado a uma outra área melhor. Sendo uma disciplina ligada à gestão e com foco na melhoria, otimização e controle de processos de negócio, deve ter autonomia de decisão e funcionamento para conseguir atingir estes objetivos;
- Alinhamento funcional e estratégico: Apesar de manter a sua autonomia, o escritório de processos deve manter um alinhamento com todas as outras áreas complementares internas do negócio e com a direção de forma a obter um padrão, coerência e seguindo uma mesma metodologia de funcionamento da empresa;
- Visão além: Uma vez que BPM não fornece resultados de imediato, tanto os integrantes do escritório de processos, os atores dos processos e a direção devem ter uma visão além no tempo, apostando com a certeza de que os resultados aparecerão e sem dúvida serão benéficos;
- Estrutura multidisciplinar: Não só o CPO e analistas fazem parte desta estrutura. Também a direção faz parte, uma vez que deverá ser ela a aprovar e analisar os resultados dos indicadores fornecidos pelo BPM;
- Gestão de processos: Possuindo o Escritório de BPM um processo, também este deve ser mapeado e modelado, definindo os papéis de cada um dos atores envolvidos, as metodologias aplicadas e ferramentas de implementação, conseguindo assim um correto funcionamento do mesmo.
A criação de um escritório de processos pode gerar “custos”, como disponibilização de um espaço físico, criação de novos cargos, treinamento de pessoal, compra de novos equipamentos; mas desde que bem implementado, em médio/longo prazo é um investimento com retorno garantido e que apresentará resultados em nível de redução de custos, eliminação de gargalos em processos, melhor funcionamento entre os setores internos e geração de informações estratégicas no plano organizacional.”
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