Mapeamento de processos BPM – As 7 fases de um projeto

Para que uma empresa atinja o sucesso, primeiro deve-se garantir que ela tenha eficácia para depois assegurar acerca de sua eficiência. Este é o objetivo de um mapeamento de processos BPM:

Implementar efetividade em planos gerais complexos.

Mas para entendermos com profundidade o que é um mapeamento de processos BPM é de fundamental importância conhecermos a definição de processo: um processo é uma sequência de tarefas, ou atividades, que ao serem executadas transformam insumos em algo (resultado) com valor agregado.

A execução de um processo de negócio consome recursos materiais e/ou humanos para agregar valor ao seu resultado. Insumos são matérias-primas, produtos ou serviços vindos de fornecedores internos ou externos que alimentam o processo.

Os resultados são produtos ou serviços que vão ao encontro das necessidades de clientes internos ou externos.

Um mapeamento de processos BPM tem como objetivo determinar a forma como os insumos recebidos são tratados e transformados, para promover este processo com total efetividade, (eficiência + eficácia).

Para fazer um mapeamento de processos BPM todos os detalhes de todos os processos devem ser analisados para que depois seja montado um mapa, demonstrando o fluxo operacional e a interrelação entre as diferentes área e processos.

O mapeamento dos processos BPM possibilita e facilita a construção de sistemas de medições e indicadores de desempenho, avaliando em tempo real a execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção, produtividade, riscos, etc., tornando mais fácil o seu gerenciamento.

Através deste mapeamento é possível calcular os custos totais do processo, o tempo de execução, os responsáveis, o pessoal alocado, o tempo de dedicação de cada recurso e o estabelecimento de melhorias ou otimizações.

Fases de um projeto de mapeamento de processos BPM

Fase 1 – Definir equipes que possam apresentar a rotina

Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que realizam o processo no dia a dia. Recomenda-se também a participação de pessoas do processo fornecedor e do processo cliente.

Fase 2 – Identificar processos

Obter amplo conhecimento acerca da organização levantando as seguintes informações:

• Estrutura organizacional, as atribuições de cada área e os principais gestores.
• Estratégia de crescimento de cada setor.
• Principais processos de negócio.
• Principais indicadores de desempenho.
• Sistemas de informações utilizados na organização.
• Prioridades estratégicas de implantação de processos.
• Estratégias de terceirização de processos.

Fase 3 – Identificar processos atuais

Levantar dados sobre as políticas que regem os processos, as tarefas executadas, tempos gastos nas atividades, quantidade de pessoas envolvidas em cada atividade, quem são os fornecedores e respectivos clientes internos e quais as suas interações.

Nesta fase não é obrigatória a diagramação dos fluxos, um simples texto em português estruturado é suficiente para formalizar a fase.

Fase 4 – Analisar processo atual e propor melhorias

Análise crítica dos processos para detectar as causas dos problemas e as oportunidades de melhoria no processo. Fontes de problemas e oportunidades:

• Método de trabalho.
• Pessoas.
• Máquinas e equipamentos.
• Matéria prima.
• Ambiente físico.

Ferramentas disponíveis:

• Brainstorming.
• Diagrama de Pareto.
• Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa – Efeito.

Fase 5 – Mapear fluxos To Be

Desenvolver alternativas de solução para os problemas do processo. Avaliar cada alternativa em função dos seus impactos sobre:

• Custo-benefício.
• Prazo de implantação.
• Quadro de pessoa.
• Outros.

Também nesta fase:

• Decidir pela melhor alternativa de melhoria.
• Diagramar a nova versão do processo.

Fase 6 – Priorizar e Automatizar

Identificar os processos prioritários para implantação e automatização.

Definir estratégia de automatização:

• Que fluxos serão automatizados no ERP?
• Que fluxos demandam o uso de um sistema de apoio/controle?

Ainda nesta fase:

• Adquirir software e hardware.
• Definir controles para geração de evidências.
• Divulgar e treinar pessoas.
• Implantação efetiva e suporte assistido.

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Fase 7 – Monitorar, melhorar e expandir automatização

Realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria.

• Criar processos para registro e tratamento de mudanças em processos.
• Estabelecer um comitê de mudanças de processos.
• Manter controle de versão de processos.
• Identificar novos processos para automatização e repetir o passo anterior.