Já pensou em cortar custos, poupar dinheiro e ampliar a capacidade de gestão da sua empresa? Uma das melhores formas de fazer isso é compreendendo e aplicando, de uma vez por todas, a metodologia do mapeamento de processos em seu negócio para ganhar mais controle sobre a gestão e mensurar de forma mais assertiva os resultados.
Conheça mais profundamente a metodologia de mapeamento de processos AS IS, e a metodologia de mapeamento de processo TO BE.
Mas o que é um processo?
O Processo é um grupo de atividades produzidas em sequência gradativa e que produz um bem de serviço. O processo também pode ser definido como a união de ações onde existe um começo, um meio e um fim. Porém, é importante ressaltar que este “começo” não necessariamente é algo material, podendo ser uma informação, por exemplo. É por meio dos processos que as empresas exercem suas funções, conquistam seus respectivos objetivos e gerenciam suas atividades de maneira eficaz.
Como identificar os processos?
Após entender o que é processo, é preciso ter em mente como organizá-los. Eles podem ser divididos em processos auxiliares, baseados nas funções da empresa, o compreende desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do material final e processos indispensáveis, que são aqueles mais internos relacionados com o foco da empresa, propriamente dito.
Conhecer bem a metodologia do mapeamento de processos significa entender e elencar um conjunto de pessoas, equipamentos, informações, procedimentos e materiais relacionados às atividades, para identificar cada processo, quem o executa e a forma como é executado, com a finalidade de observação, entendimento e melhoramento.
Entenda passo a passo como um mapeamento de processos acontece na prática: 07 fases importantes para o mapeamento de processos BPM.
Check-list para desenvolver a sua própria metodologia para o mapeamento de processo
Para dar início ao seu mapeamento confira a lista abaixo e responda as questões apresentadas para elencar os principais objetivos e métricas de análise e ação.
- Quais são os eventos que dão início a cada processo?
- Qual o objetivo com o fim de cada processo?
- Quais são as pessoas envolvidas?
- Quais são as áreas ou departamentos que estão envolvidos com o processo?
- Quem é o dono do processo (responsável pelo processo)?
- Existirão exceções administrativas, quais os casos?
- Quais são as metas dos processos?
- Quais são os indicadores de desempenho (KPI’s)?
- Que métricas utilizar?
- Quais são os recursos necessários para execução dos processos?
- É necessário anexar algum documento, qual?
- Quais as principais atividades a serem realizadas?
- Quem vai executar estas atividades?
- Quais são as principais interfaces com outros processos?
- Quais são os sistemas informatizados ou aplicações que dão suporte ao processo?
- Quais são as regras de negócio?
- Qual o volume / quantidade / frequência de execução do processo?
- Terei restrições?
- Existem riscos, quais são?
- Qual o tipo de processo: negócio ou suporte?
Qual a importância de mapear um processo?
O mapeamento de processos proporciona o conhecimento dos diagramas de relacionamentos internos e externos, através de representações gráficas que demonstram o fluxo operacional e a inter-relação entre diferentes processos dentro de uma empresa.
Outro ponto importante é a construção de sistemas de medições (indicadores de desempenho) avaliando em tempo real, a execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção e produtividade.
Mapear os processos é organizar, e sobre tudo definir com absoluta clareza o que uma empresa faz, como procede e quem são os responsáveis por cada passo.
Além disso, o mapeamento de processos também se traduz em economia em matéria-prima, por exemplo, já que com sua aplicação o empresário economiza com gastos desnecessários tendo um maior controle das atividades, do tempo e do material.
Por isso, aplicar a metodologia correta para mapear todos os processos é de vital importância para a saúde financeira e criativa de uma empresa.
Veja como ter o controle dos processos ajudou a CADAM a promover a agilidade e eficiência dos seus serviços.
Aproveite para conhecer também o que são os painéis de gestão e descubra mais sobre nossos serviços. Certamente você vai entender toda a importância e necessidade de implementar um software de BPM completo.
