A matriz 5W2H é uma ferramenta de gestão das mais eficientes que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de serem aplicadas. Ela nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.
Em um universo dinâmico e extremamente competitivo como o empresarial, tanto as atividades quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, e erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos.
E é exatamente para garantir que isso não aconteça que a matriz 5W2H foi criada, pois esclarece por completo todas as eventuais dúvidas que possam vir a surgir sobre quaisquer processos de negócio implantados em empresas.
Por que a matriz 5W2H recebe este nome?
À primeira vista pode parecer complicado, mas é exatamente o contrário. A matriz 5W2H é assim chamada para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase do plano de ação a que ela se propõe. Confira na tabela a seguir uma breve explicação de cada uma delas, na ordem em que devem ser analisadas:
| What? | O que será feito? | ação, etapas, descrição |
| Why? | Por que será feito? | justificativa, motivo |
| Where? | Onde será feito? | local |
| When? | Quando será feito? | tempo, datas, prazos |
| Who? | Por quem será feito? | responsabilidade pela ação |
| How? | Como será feito? | método, processo |
| How much? | Quanto custará fazer? | custo ou gastos envolvidos |
Como você já deve ter reparado, cada etapa da matriz 5W2H refere-se a um questionamento diferente, sendo que a resposta para cada dúvida é o gatilho para a pergunta seguinte. Genial, não é mesmo?
Trata-se, em suma, de um eficaz instrumento administrativo que, devido a sua simplicidade, pode ser usado por pequenas, médias e grandes empresas que desejem registrar de maneira ordenada e sistemática suas ações e fluxos de trabalho, desde o simples agendamento de reuniões às mais complexas execuções de projetos.
Veja como utilizar corretamente a matriz 5W2H
Para a correta aplicação da matriz 5W2H, antes de partir para o preenchimento da planilha o gestor precisa apontar por meio de um planejamento estratégico previamente elaborado as respostas para as problemáticas que ele deseja solucionar.
Caso necessário ele pode pedir ajuda para os funcionários e colaboradores direta ou indiretamente envolvidos em sua equipe de trabalho ou cotidiano profissional, por meio de atividades como o brainstorming, por exemplo. Mas é necessário que se tenha em mente três tópicos essenciais:
- O horizonte das ações deve sempre ser a causa dos problemas, e não os eventuais efeitos que eles tenham causado. Ou seja, procure criar soluções definitivas ao invés de paliativas.
- As soluções implementadas por meio da matriz 5W2H devem ser as mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que venham a requerer novas ações para suprimi-los.
- Nunca se contente com a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim suas opções e seu raio de ação.
Você já ouviu falar em tecnologia BPM? Ferramentas de Business Process Management como o software HEFLO facilitam muito a aplicação da matriz 5W2H e oferecem diversas funcionalidades adicionais que beneficiam e melhoram muito os processos de negócio.
