Um objetivo direto da análise de processos é a melhoria dos mesmos, através da eliminação de custos redundantes e da redução do tempo de conclusão dos ciclos dos processos. Mas para que a análise e a melhoria de processos de negócios tenham maiores chances de atingir os objetivos desejados, essas etapas devem ser conduzidas de acordo com as melhores práticas do mercado.
A análise e melhoria de processos de negócios deve também atender aos interesses dos stakeholders, e estar em conformidade com as políticas de governança corporativa, pois a sistematização dos processos permitirá que diretores passem a exercer influência a partir de indicadores chave de performance (KPIs) padronizados. – Uma trilha de auditoria permitirá adequação dos processos a requisitos de compliance.
Apesar da simplificação dos fluxos e dos processos com as melhorias adotadas, a análise de processos através de práticas BPM deve enxergar além das otimizações e das melhorias de processo.
Análise e melhoria de processos de negócios: ferramentas corretas
É fundamental que gestores e analistas de negócios contem com ferramentas adequadas e que tenham acesso a uma consultoria em BPM especializada ou que disponham de uma equipe qualificada que tenha treinamento em BPM.
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É importante que todos falem uma única língua, e que esta passe pelo teste do tempo. Utilizar metodologias consolidadas para conduzir a análise dos processos vigentes irá permitir o mapeamento de processos BPM de forma padronizada, com documentação e definições precisas. Veja abaixo uma aula sobre a notação BPMN que é considerada hoje um padrão de mercado para descrever processos de negócio.
Análise de processos: primeiras etapas
Estes são exemplos de etapas iniciais, necessárias para que a análise de processos do negócio seja consistente:
1) Identificação de problema de negócio ou exigência de escopo
Enfrentar com sucesso questões de negócios exige uma abordagem que garanta que todos os detalhes relacionados às necessidades estejam claramente definidos, que o escopo seja totalmente compreendido por todos, que uma linguagem comum seja usada, e o mais importante, que todos os responsáveis estejam alinhados e tenham o mesmo nível de compreensão em termos de escopo e deliverables (entregáveis).
A criação de um inventário de processos facilita e normatiza a análise, além de definir uma “linguagem comum de processos”, para descrever o problema e/ou exigência.
Os deliverables incluem:
- Identificar quais processos estão no escopo, e em que ordem eles devem ser analisados.
- Definir o que cada processo significa em seu contexto de negócios e fazer uma breve declaração de propósito (o que o processo é projetado para fazer).
- Esclarecer cada processo, em uma sequência, por nível organizacional, departamento e função.
- Definir as posições organizacionais envolvidas no processo (nomes de pessoas-chave).
- Identificar quaisquer sistemas de TI chave no processo.
- Estimativa de esforço, abordagem e custo para analisar cada processo.
2) Análise de Processos de Negócio (como atualmente são)
Compreender os atuais processos de negócios, através de um formato quantificável e fácil de entender é crucial para realizar a tomada de decisões em torno das mudanças de processos de negócios, e visualizar qual será o impacto ou valor agregado.
Nenhuma recomendação ou solução é completa sem conhecer a “linha de base” (baseline) do rendimento atual, volumes, custos de função e outras métricas.
É importante mapear os processos de negócios atuais em detalhes, descrevendo claramente:
- Atividades.
- Funções.
- Interações entre processos.
- Sistemas atualmente em uso.
Ver também: O que é mapeamento de processos AS IS?
3) Captura de métricas
É necessário definir a relação entre cada função identificada em um processo e as atividades pelas quais são responsáveis e analisar:
- Tempo decorrido por etapa do processo.
- Volumes de entrada e percentuais de volume.
- Custos de função.
Métricas são fundamentais para análise e melhoria de processos de negócios
A análise de processos por meio de métricas que avaliem, por exemplo, custos e tempo empenhados em cada ciclo e cada etapa dos processos, desde o input até o output, estabelece uma linha de base quantitativa e mensurável, para fins de comparação. O monitoramento destes números por meio de dashboards, bem como desenvolvimento de análises estatísticas de previsão, permitirão que mudanças sejam determinadas pelos decisores responsáveis, de forma reativa ou de acordo com as estratégias do negócio.
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