Padronização de processos: tudo o que você precisa saber.

A Padronização de Processos tem o objetivo de unificar os procedimentos em organizações que usam práticas diferentes para um mesmo processo.

Dessa forma, é possível conseguir a chamada componentização, que nada mais é que a reutilização de um processo já consolidado como componente (ou subprocesso) de um outro processo, as vezes em outra área ou departamento da empresa.

Padronização de Processos, segundo o Productivity Press Development Team (2002), se define como um processo que envolve:

• Definir o Padrão
• Comunicar o Padrão
• Estabelecer a adesão ao Padrão
• Propiciar a melhoria contínua do Padrão

As principais contribuições trazidas pela padronização para uma empresa são:

• Redução de perdas
• Formação da cultura da empresa
• Aumento da transparência
• Redução da variabilidade

Para discorrer mais sobre este assunto, trataremos, a seguir, de alguns tópicos que achamos importantes.

Veja também: Padronização e transparência na administração pública

Manuais de procedimento e a padronização de processos

Manuais de procedimento tem como objetivo a padronização do trabalho para que este proporcione a qualidade desejada. Eles orientam a execução dos processos, facilitando o treinamento, e ajudam a comprovar a conformidade das atividades, além de se tornarem uma importante fonte de informação.

Um bom manual de procedimentos deve conter:

• A representação gráfica do processo
• Condições de início
• Interface com outros processos
• As atividades
• Caminhos de execução do processo

Além disso, é preciso incluir texto auxiliares detalhando diversas informações sobre cada atividade, tais como regras de negócio, input, outputs, área responsável, entre outras.

Manuais de procedimento são um material importante para as empresas que buscam a padronização de processos.

Confira: O que é automação de processos – Conheça 14 benefícios

O Sistema Toyota de Produção (STP) e a padronização de processos

A padronização é um fator crucial no Sistema Toyota de Produção. Na verdade, esse sistema acabou se tornando uma referência. Seus conceitos e princípios acabaram por balizar diversas organizações que também se interessaram por padronizar seus processos, visando oferecer ao mercado produtos uniformes e em conformidade com os desejos e necessidades de seus clientes.

Dentre as principais características do STP, podemos destacar:

• Ideal para empresas de estrutura flexível
• Objetiva a entrega, de forma estável, de produtos sem defeitos
• Orientado para a produção em pequenos lotes
• Definição de padrões com a participação direta dos operários
• Operários exercem autocontrole de suas tarefas
• Estimula a melhoria contínua a partir dos níveis operacionais
• Comunicação intensa entre operários e gerentes
• Promoção da aprendizagem e crescimento

Como se vê, a padronização pelo STP leva a uma importante valorização da mão de obra.

Veja mais: Melhoria contínua – Conheça o método japonês e o método americano

Para implementar a padronizacão de processos em sua empresa, uma ferramenta BPM ágil e transparente pode fazer toda a diferença.

Biblioteca de Processos Padronizados

Uma empresa nada mais é que um conjunto de processos integrados com um objetivo comum. Se for possível padronizar esses processos e documentá-los em uma biblioteca, sempre que for necessário criar ou fazer sugestões de melhoria em processos, havará uma base de informação confiável e de fácil consulta.

Para isso, basta que as equipes se organizem e tentem seguir algumas diretrizes básicas:

• Sempre que se desenhar um novo processo, a equipe deve estar focada na busca da padronização
• Orientar os esforços para a componentização dos processos, tornando-os mais abrangentes e reutilizáveis
• Aproveitar tecnologias de modelagem nessa busca da padronização

Seguindo estes passos, a empresa estará apta a gerenciar seus processos de forma ágil e sempre atual, trazendo ganhos de produtividade e qualidade.