Ferramentas de administração são usadas para facilitar o gerenciamento das empresas. Quando falamos em ferramentas de BPM, estamos nos referindo a ferramentas específicas que trazem uma série de vantagens para a orgabnização por meio de uma metodologia predeterminada que se baseia fortemente na cadeia de valor.
O raciocínio básico é que essa cadeia de valor é formada por processos e estes por atividades. Quanto mais eficientes e eficazes forem os processos, mais valor a empresa vai gerar.
Na verdade, é preciso focar os esforços em definir os processos que geram valor a empresa para melhorá-los continuamente e descobrir também aqueles processos menos importantes, para automatizá-los ou mesmo suprimi-los, se possível.
Dessa forma, os processos transferem alto valor aos produtos e serviços da empresa que, se assim forem percebidos pelos clientes, gerarão receitas maiores, maiores lucros e mais valor para a empresa. Como se vê, sistemas BPM como o Supravizio podem proporcionar a criação de diversas ferramentas de administração extremanente positivas para qualquer organização.
Ferramentas de administração na gestão de condomínios
O uso de ferramentas de administração na gestão de condomínios é um ótimo exemplo de como o BPM traz inúmeras vantagens para a gestão corporativa. Este tipo de organização enfrenta desafios em três aspectos fundamentais do serviço oferecido:
- Prestação de contas
- Gestão de conflitos
- Gestão de riscos
Por se tratar de um grupo de pessoas que na grande maioria dos casos não escolheram conviver entre sí, mas que se uniram com o objetivo de coabitarem um espaço comum, estes dois primeiros fatores se destacam.
Com o uso do BPM, esses processos podem ser otimizados, ganhando transparência, agilidade, confiabilidade nas informacões e rastreabilidade, entre outras vantagens:
- Credibilidade do serviço do síndico
- Segurança
- Facilita no registro de informações
- Controle de acessos e materiais
- Melhoria da comunicação
- Administração mais eficiente
- Padronizar procedimentos
- Cruzar informações
- Emitir relatórios
- Organizar o fluxo de atividades
- Delegar responsabilidade
O resultado final obtido com o uso dessas ferramentas de administração é uma maior satisfação dos clientes, além de garantir o cumprimento das normas legais, tão complexas, que são aplicadas a este tipo de atividade que é a administração de condomínios.
Confira: Administração de condomínios eficiente e otimizada
Ferramentas de administração na gestão pública
Acreditamos que não exista outro tipo de organização onde ferramentas de administração baseadas em BPM sejam mais importantes que nas atividades governamentais.
O BPM promove a transparência, a rastreabilidade, traz agilidade nas atividades e facilidade de comunicação, permite o monitoramento e a melhoria contínua dos serviços, enfim, tem por objetivo a satisfação dos clientes, neste caso, dos cidadãos.
Um exemplo que chama a atencão é o do TCU. Nesta instituição, a adoção de ferramentas de administração BPM proporcionou:
- Registro e monitoramento de procedimentos
- Apoio na padronização de processos internos
- Excelência nos procedimentos
- Redução de apontamentos realizados pelas auditorias
- Transparência na prestação de contas
- Diminuição da morosidade
- Busca da eficiência
Fica cada vez mais claro que o BPM é uma excelente maneira de criar e implementar ferramentas de administração úteis tanto na esfera privada como na pública.
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