Metodologia de gerenciamento de processos (Business Process Management – BPM) é uma maneira de entender, aperfeiçoar e melhorar os processos de negócios. É uma maneira de distinguir empresas, de melhorar o que já está bom e é crucial para a sobrevivência econômica de algumas organizações. Não é suficiente, porém, reconhecer isso. É necessário saber como implementar isso nos negócios de forma efetiva.
Às vezes a implementação da metodologia de gerenciamento de processos pode se dar de forma muito rápida, turbulenta e cheia de falhas. Não é necessário que seja dessa forma. Em seguida nós iremos abordar 8 práticas de metodologia de gerenciamento de processos que garantirão que você atinja os resultados esperados.
8 medidas de metodologia de gerenciamento de processos
Avalie bem
Analise e meça o que o trabalho é na realidade, e não o que você gostaria que fosse. As melhorias só começarão a acontecer quando entendermos profundamente os processos. Priorize os processos que são relevantes e deixe os outros para depois. Ninguém apreciará se as primeiras mudanças trazidas pela metodologia de gerenciamento de processos forem em processos que pouco afetam o dia a dia do trabalho. Meça o que pode ser medido e encontre uma maneira de medir o que não pode. É relativamente fácil de medir resultados financeiros ou custos de produtos. Devemos, no entanto, tentar avaliar tudo dentro do negócio, desde os números até o desempenho dos funcionários. Isso é essencial para implementar mudanças. Para entender mais, veja também: mapeamento de processos.
Encontre o equilíbrio entre eficiência e eficácia
Uma empresa pode ter um processo que é altamente eficiente, porém a eficácia (produto final) é terrível. Opostamente, uma organização pode possuir um produto ou serviço de alta qualidade, porém que custa muito ou demora demais para ser produzido. Qualquer desses dois cenários custa dinheiro e recursos à empresa, impedindo seu crescimento. Para entender mais sobre essa diferença, leia: metodologia BPM.
Entenda e aborde as dificuldades internas
Melhorias de pessoal não é uma parte do processo, mas o processo em si. Quando implementamos a metodologia de gerenciamento de processos não estamos somente implementando novos procedimentos ou tecnologias. Estamos reunindo participantes entusiasmados, encontrando apoiadores e fazendo com que outros acreditem nas mudanças tanto quanto nós. Os funcionários e colaboradores tem que sentir sua contribuição no processo. É importante que todos vejam como as melhorias afetarão seus trabalhos e a satisfação do cliente, abraçando as mudanças completamente. É normal que algumas empresas sejam mais resistentes a mudanças, então encare isso como um desafio! Isso só poderá ser atingido através de uma comunicação clara e digna de confiança, entre todos os níveis e pessoas.
Fale com seus clientes
Isso pode parecer, óbvio, mas é surpreendente a quantidade de empresas que implementam mudanças sem escutar os consumidores. Seu cliente tem a melhor visão de sua empresa, já que ele sabe do que necessita e quais os problemas que enfrentou. Uma pesquisa realizada de forma honesta ou uma campanha eficiente podem lhe trazem respostas que você nunca esperaria.
Não há nada errado em ir devagar
É mais vantajoso levar seis meses para implantar a metodologia de gerenciamento de processos e implementar mudanças que vão realmente aderir, do que mudar tudo em um mês e ver os velhos hábitos retornando no próximo. Pode ser positivo, inclusive, depois das fases de identificar, medir, redesenhar e executar, esperar um tempo antes de otimizar e automatizar. De um prazo para que sua equipe se acostume com as mudanças e aprenda a valorizar as novas maneiras.
Esteja preparado para falhar
Os novos processos nunca vão funcionar da maneira esperada, nem que isso signifique que funcionem melhor. É praticamente impossível de prever tudo que pode acontecer na execução, e o impacto disso na maioria das vezes é negativo. Se você está preparado para isso não haverá surpresas e você poderá agir de acordo, tomando as precauções necessárias.
Escolha a(s) ferramenta(s) de BPM que melhor se adequa às suas necessidades
KPI é indicado para esse processo? Eu deveria utilizar benchmarking para entender minha performance? Qual a melhor abordagem, a centrada no ser humano ou centrada nos sistemas? Existem muitas ferramentas de BPM disponíveis no mercado, e uma boa implementação da metodologia de gerenciamento de processos também está condicionada a escolha correta delas.
Use o que está ao seu alcance
Seu time de TI é capaz de transformar processos modelos em aplicações práticas. Os usuários finais podem oferecer sugestões de mudanças úteis. Seus empregados podem mostrar as aplicações diárias e consequências desse processo. Use as pessoas de uma maneira positiva e obtenha resultados eficientes e eficazes.
Bpm é essencial para uma empresa nos dias de hoje, com um mercado cada vez mais competitivo. Para entender melhor como implementá-lo, veja: melhoria de processos. Essa metodologia traz inúmeras vantagens para sua empresa, dentre elas uma transparência na comunicação, aumento na produtividade e redução de custos. Leia sobre quem conseguiu recuperar 18 milhões de reais implementando a metodologia de gerenciamento de processos e faça o mesmo na sua empresa.
