A melhoria de processos visa mais que a busca da eficiência e da eficácia. O objetivo é ajudar a empresa à atingir seus objetivos estratégicos agregando valor em cada atividade do processo produtivo para oferecer a melhor experiência ao cliente que adquire seu serviço ou produto. Nossas dicas de melhoria de processos nas empresas são 3 ferramentas empregadas para descobrir quais atividades precisam ser modificadas e redesenhadas.
Veja também: Melhoria de processos internos – quais são as vantagens?
3 Dicas de melhoria de processos nas empresas
Existem alguns pontos importantes que devem ser analisados ao se conduzir um projeto de melhoria de projetos. São eles:
- gargalos que afunilam e podem causar atrasos na operação
- pontos de contato com os clientes
- atividades de risco que podem paralisar as operações
- quais atividades agregam mais valor (para melhorá-las ao máximo)
- quais não agregam valor (para automatizá-las ou eliminá-las).
Mas não é facil perceber essas questões, muitas vezes sutis. Para se estudar esses aspectos de forma estruturada, foram criadas diversas ferramentas práticas de melhoria de processos.
Veja aqui nossas dicas de melhorias de processos envolvendo o uso dessas ferramentas.
Melhoria de processos nas empresas com a Matriz GUT
Cada uma dessas letras tem um significado:
- Gravidade: qual será o prejuízo caso não se tome uma providência?
- Urgência: em quanto tempo é preciso tomar uma atitude para evitar o prejuízo?
- Tendência: quais as proporções do agravamento do problema?
Depois de listar possíveis gargalos, atividades de risco, atividades que não agregam valor e pontos de contato com o cliente, você deve atribuir notas de um a cinco para cada uma das variáveis da matriz GUT, seguindo o seguinte critério:
| Nota |
Gravidade | Urgência | Tendência |
| 5 | Extremamente grave |
Imediata | Agravamento imediato |
| 4 | Muito grave | Alguma urgência | Vai piorar a curto prazo |
| 3 | Grave | O mais rápido possível | Vai piorar a médio prazo |
| 2 | Pouco grave | Pode esperar um pouco |
Vai piorar a longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Sem pressa | Não vai piorar |
Depois de dar as notas para cada atividade, multiplique os valores. Com o resultado, faça uma lista em ordem decrescente e descubra quais atividades devem ser melhoradas com mais urgência. Quanto maior a nota final da multiplicação, antes devem ser providenciadas as melhorias para aquela atividade.
Mas como ter ideias de melhorias e soluções para aplicar? Para isso, você pode usar a ferramenta do brainstorm.
Saiba mais: Melhoria de processos – 7 passos para levar sua empresa de onde está para onde você quer que ela vá
Brainstorm
Uma das dicas de melhoria de processos nas empresas que mais é empregada devido ao seu poder de unir a equipe em busca de resultados.
Existem diversas variações desse modelo de geração de ideias em grupo, algumas até com uso mais acentuado de textos escritos.
Mas o que traz mais resultados é o modelo com interrupção, pois dá tempo para a mente dos participantes assimilar as ideias, desenvolvê-las inconscientemente e retomá-las de forma mais assertiva no dia seguinte. Veja suas etapas.
- Reunir entre 2 e 8 pessoas.
- Determinar alguém para anotar as ideias propostas.
- Todos conversam entre si e com o grupo expondo suas ideias.
- Não é permitido criticar as ideias dos outros, apenas complementá-las (o objetivo e não inibir o fluxo de ideias).
- Apos 2 a 4 horas, a reunião é interrompida, mantendo-se a anotações das ideias guardadas.
- No dia seguinte a reunião é retomada lendo-se a lista de ideias e selecionando-se as 4 ou 5 melhores.
- Agora sim é permitido criticar, mudar e dar sugestões para formatar as ideias.
- Ao final de 2 ou 4 horas devem estar prontas 4 ou 5 ideias de melhoria.
Diagrama de causa e efeito
Também chamado por alguns de diagrama de Ishikawa, nome de seu criador, trata-se de uma maneira muito eficiente de relacionar diversas causas para um problema que precisa ser solucionado.
Desenha-se uma reta horizontal e, em seguida, trassam-se mais 3 ou 4 de cada lado dela, partindo do plano da reta e seguindo na direcão oposta, com uma leve inclinação para a esquerda. O desenho fica semelhante a uma espinha de peixe, outro nome dado ao diagrama. Veja o esquema:
Na extremidade direita do diagrama, você escreve o problema a ser analisado.
Este processo deve se dar em grupo, que define uma primeira causa provável do problema abordado e a escreve na linha mais próxima. Em seguida, todos devem se perguntar? Qual a causa disso?
E, depois de chegarem a uma conclusão, anotam na linha seguinte a causa secundária do problema. Devem voltar a se perguntar, ao menos 6 vezes: Qual a causa disso?
Dessa forma, é possível se chegar a causa original de toda cadeia de atividades que geraram o problema. Depois de algumas revisões, o grupo deve definir sobre quais causas devem trabalhar e como devem ser desenvolvidas melhorias no processo para evitá-las.
Alguns defendem que as perguntas devem ser feitas sempre levando-se em conta as seguintes categorias de causas: método, mão de obra, matéria-prima, máquinas, mensuração e meio ambiente. Apesar de poder facilitar a descoberta das causas, em alguns casos, essa abordagem não é obrigatória.
Quer mais uma dica de melhoria de processos nas empresas? Conheça a ferramenta de BPM Supravizio que permite maior controle, transparência, monitoramento, melhora a comunicação e traz mais produtividade.
Veja também um processo para tratar melhorias em processos de negócio.
