To Be: processos como vão ser. Essa poderia ser uma tradução livre da expressão, proveniente do idioma inglês.
Depois de analisar o processo As Is, como ele é, a fase do To Be tem o objetivo de criar ou desenhar projetos novos e melhores, mais eficientes e eficazes. Neste contexto, a simulação de cenários toma um papel bastante relevante, pois será como o auxílio dela que se poderá comparar o que está por vir no processo (o To Be, o futuro), com o que está ocorrendo agora no processo atual.
Mas, apesar de sua relevância, mais 6 outras atividades também devem ser cuidadosamente desenvolvidas durante o desenho de novos processos. Conheça a seguir cada uma dessas 7 atividades.
Principais Atividades do Processo To Be
Para desenharmos os novos processos de maneira adequada é preciso passar por 7 atividades principais. Abaixo, detalhamos cada uma delas.
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Desenho do Processo To Be
Ao desenhar o novo processo (To Be) o foco é garantir que ele ofereça à empresa exatamente aquilo que ela espera conseguir com ele. E isso tem que ser adequadamente documentado, de forma escrita, e deve conter, entre outros, os seguintes pontos:
- Atividades detalhadas
- Regras de negócio
- Interações com clientes
- Produtos
Para se chegar a este resultado, se usam diversas metodologias, como estudos de cenários, brainstorming, modelagem em tempo real e até o bom e velho quadro negro. O importante é definir com precisão a maneira como os objetivos da organização serão alcançados.
Leia mais sobre mapeamento de processos To Be.
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Definição das atividades do processo
O segredo nesta fase é ser o mais simples possível, idealizando atividades facilmente entendidas e explicáveis. Esta é uma boa maneira de verificar se a descrição das atividades está sendo eficiente e objetiva. Veja algumas dicas:
- As atividades devem ser encadeadas em ordem
- Defina as atividades sem se apegar aos agentes do processo
- Defina objetivamente o que será feito
- Tente criar paralelismo entre atividades
Em resumo, a definição das atividades do processo To Be deve contemplar uma visão simples e direta do que deve ser feito.
Descubra como realizar a Otimização dos Processos em sua empresa.
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Análise de lacunas e comparações
O processo To Be deve ser diferente e melhor que o processo atual. Para conseguir isso é preciso fazer uma comparação entre os resultados obtidos atualmente com os resultados que se deseja alcançar. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de simulação. O objetivo destas análises comparativas é:
- Delinear o que deve ser mudado no processo To Be
- Tangibilizar os ganhos que se pretende obter com o novo processo
- Documentar os resultados esperados
- Gerar maior colaboração e apoio à maneira como o processo To Be passará a ser executado
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Desenho e Análise da Infraestrutura de Tecnologia da Informação
Esta é uma fase crucial do desenho de novos processos e que muitas vezes não é levada com a seriedade necessária. Para conseguir definir uma correta estrutura de TI, leve em conta:
- O fluxo dos dados
- Aplicações
- Sistemas
- Interfaces entre sistemas
- Quem usará a informação
- Quando usará a informação
- Por meio de qual sistema
Se você puder entender tudo isso, ficará mais fácil definir a infraestrutura de TI de processos To Be sem comprometer seu desempenho nem usar recursos além do necessário.
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Simulação, Testes e Aceite do Modelo
A simulação do To Be, o processo como será no futuro, deve se valer de tecnologias atuais que ajudem a prever os resultados com segurança e confiança, além de agilidade. Por se tratar de uma simulação, esta é a hora dos testes para definir limites. Não tenha medo de imitar a realidade ao máximo, para poder prever qualquer falha e saná-la agora. Depois, será tarde, podendo gerar graves prejuízos à organização.
Por se tratar da certificação definitiva das etapas do processo, é fundamental calcular os riscos com todo cuidado.
No momento do aceite formal, deve-se contar sempre com o responsável pelo processo, que deverá dar a palavra final.
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Criação do plano de implantação
Tudo que foi decidido e desenhado não se implementará sozinho. Desenhar o novo processo é apenas um passo rumo à sua execução. Agora a realidade começa a se manifestar, não se tratam mais de simulações e testes.
Um bom plano de implantação deve definir a gerência da mudança, quais os sistemas que serão afetados pelo processo redesenhado, determinar claramente as equipes envolvidas e traçar ponto a ponto as próximas atividades do projeto.
Agora, todo trabalho do processo To Be toma forma e deixa de ser uma previsão do futuro para se se tornar um resultado real e palpável. Uma implementação falha e desorganizada pode comprometer tudo que foi realizado até este momento.
Com certeza, uma boa ferramenta de BPM ajudará não só a desenhar o projeto, mas também a implementá-lo, principalmente se ele tiver funcionalidades que permitam criar fluxos de informação, quadros de controle e alertas, gerando mais transparência e permitindo a visualização instantânea dos indicadores de performance.
