Auditoria de processos de negócio pode parecer algo complexo e intimidador, mas o executivo moderno deve encarar este procedimento com um aliado na busca de mais eficiência e eficácia nos processos da cadeia de valor de sua organização.
Ao se proceder uma auditoria em processos de negócio, diversos benefícios podem ser alcançados.
1. Benefícios da auditoria de processos de negócio
- Análise de riscos e procedimentos de contingência.
- Promove mais transparência e governança corporativa.
- Verificação dos controles usados e sua adequação ao negócio.
- Constatar se os procedimentos definidos e em prática são adequados.
- Fornecer informações para tomada de decisão sobre melhorias e mudanças nos processos.
As auditorias de processos de negócios devem ser encaradas como elementos de ajuda e apoio ao gestor, trazendo subsídios para que ele tenha sempre informações atuais e confiáveis sobre como os processos estão sendo executados e seu desempenho.
É por isso que se recomenda que a auditoria de processos de negócio seja feita continuamente, ou que se estabeleçam alguns períodos para isso. Mas, tanto para uma como para a outra opção, as auditorias de processos não podem ser deixadas de lado.
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2. Definição de auditoria de processos de negócio
Podemos definir auditoria de processo de negócio como uma maneira formal e técnica de se auferir e avaliar se a empresa está gerenciando seus processos de negócio levando em conta:
- Os objetivos estratégicos da organização.
- As metas determinadas.
- Os procedimentos adequados.
Além disso, é preciso se certificar de que:
- O desempenho dos processos está dentro dos padrões desejados.
- Os controles são adequados para a correta medição dos processos.
- Os procedimentos são próprios para se atingir os níveis de eficiência e eficácia desejados.
Como se vê, a auditoria de processos de negócios é um alerta para que a administração tome providências, caso necessárias e, ao mesmo tempo, uma garantia de que o trabalho está sendo bem feito, quando isso é constatado pelos auditores.
A auditoria de processos tornou-se um elemento necessário para que a maioria das grandes corporações possa se manter competitiva com suas concorrentes, garantindo a entrega de valor esperado para os clientes e a sustentabilidade do negócio.
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3. Objetivos da auditoria de processos de negócio
Os objetivos são muitos e variados, mas podemos destacar alguns deles:
- Eliminação de inconformidades.
- Certeza de se estar seguindo as metas e objetivos estipulados pela alta gestão.
- Incentivo à melhoria contínua.
- Controle de riscos.
- Definição de planos de contingência.
- Sugestões de melhorias.
- Solidificação da “cultura de processo” na empresa.
- Melhores práticas gerenciais.
- Mais dados para a tomada de decisão pelos líderes.
- Possibilita a adequada capacitação dos colaboradores.
- Avaliação dos recursos de TI que estão sendo utilizados.
- Mais segurança e confiabilidade da informação.
- Aumento da produtividade.
- Adequação de recursos físicos e estruturais para o cumprimento das tarefas.
- Mais transparência.
Para se atingir estes e outros objetivos, o auditor de processos de negócios (ou sua equipe) pode se valer de diversas práticas. Inicialmente, costuma-se realizar uma reunião de alinhamento com a alta gesto e outras áreas envolvidas, seguida de entrevistas com colaboradores-chave.
Depois disso, são elaborados questionários e listas de verificação para que se possam colher os dados necessários, as vezes até com mais entrevistas, além de observação direta dos processos e coleta de evidências.
Com todas estas informações e dados disponíveis e organizados, é preciso fazer relatórios da auditoria de processos de negócio para serem apresentados aos gestores da empresa, juntamente com um plano de ação para regularização das eventuais mudanças e melhorias necessárias.
Posteriormente, deve ser feito todo um trabalho de acompanhamento de como estão sendo implementadas as ações de melhoria fruto da auditoria de processos do negócio.
Mais uma vez, fica claro que este é um procedimento que visa unicamente manter as práticas de BPM sempre atualizadas e em conformidade com o os objetivos da organização.
Nesse contexto, a utilização de ferramentas de BPM atuais, versáteis e intuitivas, com capacidade não só de modelar e analisar processos, mas também de gerar relatórios, alertas e dashbaords é fundamental.
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