Muitas vezes esquecemos que quando falamos em simplificar, estamos falando em diminuir a quantidade de alguma coisa. Como?
É sim, veja: qual a diferença de um quarto simples de um duplo? O duplo tem 2 camas!
No dicionário Aurélio, temos esta definição:
Simples: o que não é múltiplo, duplo ou desdobrado em partes.
Portanto, quando falamos em simplificação de processos, o objetivo é diminuir ao máximo suas atividades e tarefas, sem deixar de ser eficiente, eficaz e produtivo e sem deixar, também, de entregar valor ao cliente. Esse é o dilema!
Porque é muito difícil decidir o que pode ser suprimido sem afetar o processo.
Nesse contexto, existem algumas técnicas que podem ajudar a perceber algumas tarefas e atividades que podem ser suprimidas (aquelas que não agregam valor).
Na verdade, essas técnicas de simplificação de processos organizacionais apontam maneiras de diminuir as tarefas e atividades que têm maior risco de não serem executadas corretamente.
Portanto, as atividades e tarefas não são necessariamente eliminadas (algumas são, como dissemos: aquelas que não agregam valor), mas são feitas de uma outra forma, mais assertiva.
O resultado é a simplificação dos processos organizacionais não necessariamente pela diminuição drástica do número de atividades, mas pela diminuição de atividades de risco para o processo, ao realizá-las de uma outra forma.
Veja também: 3 Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos
Técnicas de simplificação de processos organizacionais para aplicar em seu negócio
Estas cinco ideias de simplificação de processos organizacionais são muito usadas durante a modelagem de processos, com auxílio de ferramentas de modelagem BPMN.
Mas, olhar friamente para um mapa de processos não mostra para você onde há risco ou contato direto com o cliente (que deve ser sempre “Uau!”). Por isso, dê uma olhada em como identificar estas oportunidades de melhoria do processo organizacional.
1- Interação entre sistemas
Quando dois sistemas ou softwares interagem entre si, deve haver uma troca de dados. Muitas vezes isso é feito manualmente, sujeito a erros de digitação e mesmo a procrastinação.
Uma maneira clássica de diminuir o risco dessa troca de dados é criando uma interface de integração entre os dois sistemas.
Um exemplo do emprego dessa simplificação de processos organizacionais ocorre muito comumente com os softwares de design gráfico. Existem diversas suítes destes programas no mercado.
E a maioria delas tem uma funcionalidade chamada de “exportar arquivo”.
Portanto, os softwares “falam entre si”, e se o designer precisa importar um arquivo de uma imagem criada em outro software para usar no seu, usa esse comando e pode trabalhar tranquilamente.
2- Automatização de processos
Automatização é a substituição de uma atividade “humana” por uma automatizada.
Dentro do mesmo conceito da integração de sistemas, imagine se não fosse sequer necessário que o agente humano “exportasse” o arquivo?
Esse é um excelente exemplo de automação de processos que pode ser melhor entendido se analisarmos um processo de automação financeira que é usado diariamente por diversas empresas em nosso país, veja:
Toda vez que você faz uma compra em um e-commerce, é preciso que ele emita uma nota fiscal eletrônica. Já existem no mercado diversas empresas que automatizam esse processo, integrando os sistemas e evitando que um funcionário digite os dados para a emissão da nota fiscal eletrônica.
3- Padronização de processos
Uma das maneiras mais objetivas para a simplificação de processos organizacionais é a padronização de processos recorrentes e idênticos.
Por exemplo: Imagine um escritório de advocacia.
Ele tem diversos processos diferentes, cada um com tarefas e atividades distintas e suas peculiaridades, dependendo da instância, do tipo de causa etc.
Mas em todos deles existirá um momento em que será preciso colher e autenticar assinaturas. Se este processo for padronizado, se conseguirá simplificar muito as atividades da empresa, meramente replicando-o sempre que necessário.
Veja mais: Padronização de processos: tudo o que você precisa saber.
4- Definindo regras de negócio
O objetivo das regras de negócio é principalmente facilitar a tomada de decisão. Elas devem ser simples, desviando o fluxo do processo sem demora ou indecisão.
Um exemplo clássico é a definição de alçadas para a concessão de empréstimos em bancos. A regra do negócio é simples: até o montante de X mil reais, o gerente da agência pode conceder o empréstimo sozinho, acima disso, precisa consultar seu diretor.
5- Terceirização
A terceirização já foi moda no passado e hoje volta em outro contexto, devido às facilidades de comunicação e integração entre profissionais com o uso de tecnologias de cloud computing.
Dois exemplos dessa simplificação do processo organizacional é a disseminação de empresas SaaS ( que prestam um serviço que antes era feito na empresa) e a quantidade de profissionais terceirizados que trabalham home office, como autônomos.
Quer aplicar essas técnicas em sua empresa prestadora de serviços? Use um software de automatização de processos de negócios.
