Administrar um condomínio pode não parecer, mas é uma atividade complexa. Porém, com auxílio de metodologias e ferramentas de gestão por processos, as empresas têm a seu favor fatores que garantem a efetividade da gestão não só no que diz respeito à prestação de contas, mas colaborando para a gestão de conflitos e risco.
Há mais de dez anos no ramo de gestão de condomínios, a Liderança constatou que na adoção de sistemas de gestão benefícios, como menciona a administradora Neusa, proprietária da empresa, são essenciais para que uma organização deste segmento possa adotar nos dias atuais. Ela afirma que o sistema oferece transparência e segurança no trato das informações e dos procedimentos executados dentro da empresa.
“Desde a solicitação de um procedimento (entrada) até sua finalização (saída), o processo deve ser idealizado com base na segurança, confiabilidade e clareza das informações. Isso fortalece a credibilidade do serviço prestado pelo síndico – figura que representa os moradores – e também das administradoras especializadas na assessoria, neste segmento.”
Segundo Neusa, uma vez que a demanda dos condomínios é relativamente específica e o volume de clientes atendidos pela empresa é grande, o uso de ferramentas de gestão facilita o registro, o controle e a troca de informações e torna a administração de condomínios eficiente.
“É nossa obrigação manter todas as informações organizadas e facilitar o acesso a elas, e isso é uma prerrogativa da administração. Por meio da utilização de uma ferramenta de gestão é possível sistematizar e padronizar todos os procedimentos, e ainda, colaborar para a efetividade e transparência na execução das tarefas”, aponta a administradora.
Como tornar a administração de condomínios eficiente e controlada?
Para ela, além de permitir a organização de um fluxo de atividades e da delegação de responsabilidade dentro de cada procedimento, o uso de um sistema de gestão permite a integração dos diversos setores da empresa. Dessa forma todos os envolvidos nos procedimentos têm acesso às informações. “Por meio da gestão por processo e da utilização de um sistema de gestão é possível estabelecer as etapas pelas quais os procedimentos devem passar. Além disso, podemos cruzar informações registradas pela ferramenta e realizar a emissão de relatórios que podem ser analisados a fim de identificar e corrigir possíveis inconformidades, visando a satisfação dos clientes com a prestação do serviço”, comenta Neusa.
Gestão de equipes com foco em metas claras e monitoráveis
O cumprimento de prazos e metas também são fatores cuja utilização da ferramenta muito influencia. “Trabalhamos com prazos e metas e, nesse sentido a utilização da ferramenta colabora para o seu cumprimento, garantindo a sequencia das atividades estipuladas no procedimento”, completa.
Padronização e controle também contribuem para eficiência
De acordo com a administradora, em função da ampla legislação vigente e as demandas do mercado, a análise criteriosa dos procedimentos é essencial para a gestão efetiva. “A tecnologia e a automação dos processos muito colabora para que síndicos profissionais e administradoras de condomínio possam trabalhar de forma padronizada, organizada e transparente”.
As ferramentas de gestão favorecem ainda para elevar o nível de satisfação dos condôminos e garantir bons resultados perante as auditorias.
“Com a ferramenta é possível identificar problemas nos procedimentos. Se um balancete não fechar, por exemplo, nós temos como consultar via ferramenta onde está a falha e trabalhar na resolução, facilitando a uniformidade da gestão”, acrescenta.
“A administração de condomínios é uma função complexa, mas as pessoas ainda visualizam como uma atividade informal e caseira. Atualmente o controle é uma garantia e deve ser acompanhado em tempo real, para tanto, o uso de ferramentas é fundamental. Não há possibilidade de trabalhar eficientemente, e de maneira efetiva sem um sistema estruturado. Por meio dessa ferramenta de gestão o síndico e demais condôminos podem acessar de imediato os relatórios gerenciais, a convenção e o regimento interno, os editais e atas e os comunicados”, ressalta a administradora.
Em virtude da complexidade da atividade, como bem coloca Neusa, as ferramentas auxiliam os gestores no que diz repeito ao cumprimento dos procedimentos administrativos, contábeis e jurídicos. “Com o passar dos anos as exigências legais foram se aprimorando e os controles passaram a ser automatizados. A função que no passado foi executada por pessoas despreparadas ou sem formação, nos dias atuais exige organização e transparência, além de conhecimentos específicos e qualificação. As empresas devem focar na melhoria contínua dos serviços prestados e na satisfação dos clientes”, finaliza.
