6 passos para implementar uma Administração Estratégica com BPM

Administração estratégica é um conceito importante que foi estudado e desenvolvido por várias mentes brilhantes do mundo corporativo. Para iniciar nossa conversa sobre o assunto “Administração Estratégica”, escolhemos uma citação clássica de um dos maiores gurus do marketing. Essa frase pretende definir o que é um dos passos mais importantes ao se decidir pela administração estratégica de uma empresa, isto é: o Planejamento Estratégico:

“O planejamento estratégico é uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela organização, visando maior grau de interação com o ambiente”.

Philip Kotler

Muito bem, depois de usar essa metodologia e descobrir a direção a ser seguida, é preciso estudar como os processos da empresa estão contribuindo para se alcançar esse direcionamento, o que envolve também perceber como cada processo agrega valor às entregas finais ao consumidor ou cliente final, sejam elas produtos ou serviços. Nesse contexto, muitas vezes fica claro que é necessário melhorar ou mesmo criar novos processos. Isso nos leva, necessariamente, ao uso de uma ferramenta BPM, o que fracilitaria em muito a execução de várias etapas importantes da administração estratégica.

Para mostrar mais claramente como o uso de uma ferramenta BPM fará toda diferença na implementação de um planejamento estratégico, vamos mostrar como seu uso se enquadra em várias fases desse processo.

1- Determinação da estratégia

Já dizia o sábio: quem não sabe aonde quer chegar nunca chegará lá. Normalmente este momento inicial do plano estratégico envolve a análise dos ambientes interno e externo na busca das forças e fraquezas de sua empresa e como usar essas características ou mesmo tentar modificá-las (ambiente interno). A famosa matriz SWOT pode ajudar muito.

Para fazer essas análises dos ambientes, um componente precioso precisa estar em suas mãos: informação confiável, segura, atualizada e, principalmente, disponível facilmente. E com um sistema de BPM já instalado em sua empresa tudo isso estará pronto para ser consultado, por meio de gráficos e relatórios amigáveis, intuitivos e de fácil compreensão.

Não deixe de ler o artigo Análise SWOT: exemplos e dicas, aprenda a fazer na prática!

2- Alinhar a estratégia com todos os gestores

É muito mais fácil comunicar e disseminar a decisão da alta gestão para os níveis gerenciais por meio de dados claros, relatórios confiáveis e informações transparentes.

Para que a equipe gerencial entenda plenamente com base em que fatos e dados aquelas diretrizes foram tomadas, um software BPM ajudará muito, tornando às decisões estratégicas muito mais confiáveis e trazendo engajamento e sinergia para a equipe de gestores.

Leia também Confira 4 ferramentas e 3 dicas de um especialista de Harvard sobre o processo de tomada de decisão.

3- Definição clara dos objetivos nos outros níveis da organização

Depois de definir os objetivos estratégicos, aqueles ligados à alta gestão, a boa administração estratégica exige que sejam definidos os objetivos nos demais níveis da empresa, isto é, objetivos do nivel tático (gerencial) e objetivos do nível operacional (execução/produção).

Mais uma vez uma ferramenta de BPM será de grande valia nesse momento. Não só ajudando a definir como os processos devem ser executados, isto é, auxiliando a melhorar ou redesenhar os processos para que se enquadrem aos objetivos estratégicos, mas também auxiliando a enxergar com clareza e definir KPIs: objetivos claros, mensuráveis e atingíveis.

Veja também: Conheça 10 Indicadores de desempenho de processos (KPI)

4- Administração estratégica exige acompanhamento constante

Então está tudo definido: aonde chegar e como fazer.

Mas será que estamos chegando lá?

Como acompanhar se os KPIs definidos estão sendo atingidos?

Sistemas de BPM eficientes permitem não só monitorar de forma ágil e atualizada os resultados.

Também são desenhados para que seja fácil alimentar essas dados nos sistemas, torná-los acessíveis a todos os que devem estar cientes deles. Veja abaixo como um sistema BPM pode controlar demandas sob responsabilidade de uma equipe.

5- Tomada rápida de decisão

“Gerenciar não é apenas pensamento passivo e adaptativo; é tomar providências para que ocorram os resultados desejados.”

Peter Drucker

Com a possibilidade de acompanhamento constante dos resultados, uma análise acurada das informações oferecidas pelos sistema BPM ajudará na tomada de decisões rápidas e assertivas, na busca da eficiência e da eficácia nos processos.

Veja mais: Dashboards facilitam a tomada de decisão nas organizações

6- Revisão da estratégia

A intervalos regulares ou não, dependendo da análise do ambiente externo, as empresas realizam a revisão de seus planos estratégicos com o objetivo de melhorar sempre a aquisição de valor pela empresa e a percepção de valor em seus produtos e serviços pelos clientes.

Nessa hora, é muito importante contar com uma ferramenta BPM que ofereça dados históricos, gráficos, mapas, tabelas, matrizes e outras informações essenciais para se redefinir o planejamento estratégico, reiniciando esta metodologia e se adaptando, mais uma vez, a nova realidade do mercado.

Confira: Alinhamento de processos de negócio com a estratégia corporativa

Como você viu, este é um ciclo que não para, exigindo muita detereminação, conhecimento e capacidade de adaptação dos gestores, sejam eles de nível gerencial ou estratégico. Aproveite as vantagens que uma ferramenta BPM pode oferecer, conheça o HEFLO BPM.