Arquitetura de processos: a base do BPM em sua empresa

A arquitetura de processos tem o objetivo de garantir que uma empresa automatize seus processos de negócio. Pode-se dizer que a arquitetura de processos é a definição geral de todo um sistema de processos.

Ao definir a arquitetura de processos, a empresa fará a conexão entre a equipe e força de trabalho disponíveis com os recursos e tecnologias que domina para determinar como atingir seus objetivos estratégicos da forma mais eficiente possível, gerando valor em cada etapa da cadeia.

A intenção da utilização de uma boa arquitetura BPM é melhorar a gestão de processos e, consequentemente, otimizar os resultados. Além disso, é preciso que a arquitetura do processo contida na ferramenta BPM empregada proporcione uma ampla possibilidade de customização do sistema empregado para atender às características específicas de cada organização.

Nesse contexto, devemos compreender que a arquitetura BPM deve comportar funcionalidades que atendam todo ciclo de vida da gestão de processos de uma forma ampla, desde de sua modelagem até o monitoramento. Confira todas as etapas deste ciclo:

Etapas do ciclo de processos que devem ser atendidas pela arquitetura BPM:

• Modelar processos
• Modelar dados
• Definir formulário
• Definir regras de negócio
• Definir participantes
• Definir integrações
• Simular processos
• Executar processos
• Monitorar processos

Dessa forma, quanto melhor servir a execução de cada uma dessas fases do ciclo, melhor a arquitetura de processos será empregada.

Na última fase, ao monitorar o processo adequadamente, será possível promover a melhoria contínua ao analisar esses dados, transformá-los em informação e modelar novos processos, ainda mais eficientes e eficazes, e seguir o ciclo até uma nova etapa de monitoramento e consequente nova melhoria.

Arquitetura de processos e ferramentas BPM

Atualmente o BPM é fortemente amparado por softwares BPM e ferramentas de gestão que auxiliam na estruturação da arquitetura de processos e, por isso, precisam fornecer algumas funcionalidades:

• Visualização dos processos
• Simulação de processos
• Monitoramento de atividades
• Possibilidade de criação e uso das regras de negócio
• Integração de sistemas e de dados
• Possibilidade da realização de atividades em fluxo de trabalho
• Utilização de notações BPM

A partir destes recursos, a ferramenta poderá auxiliar de forma adequada na estruturação da arquitetura de processos.

Além disso, só será possível definir uma arquitetura eficaz se a chamada cultura de processo estiver estabelecida na empresa. E para saber se sua empresa tem essa cultura arraigada, você pode aplicar este checklist:

• Todos na empresa sabem o que são processos de negócio?
• Existem donos de processos formais?
• Os processos são documentados?
• A cadeia de valor está claramente definida?
• Todos têm consciência que a execução de um processo interfere na realização de outros?
• As habilidades necessárias para a execução de cada processo estão definidas?
• Existe a percepção da qualidade em cada processo?
• A medição dos resultados de cada processo está sendo executada?
• As decisões são tomadas com base nesse desempenho?

Caso a organização não pareça estar preparada para adotar uma boa arquitetura de processos, 2 providências podem ser tomadas:

1. Implementação de um escritório de processos.
2. Definição do profissional responsável pela arquitetura de processos.

Escritório de processos

O escritório de processos pode se tornar o guardião da arquitetura, evitando a descontinuidade das iniciativas de gestão baseada em processos. Normalmente um escritório de processos tem autonomia de atuação e se reporta diretamente a alta direção da empresa. Além disso, tem um líder, o Chief Process Officer, que além de chefiar sua equipe fará a ligação com todos aqueles na empresa que necessitem do suporte do escritório de processos. Por contar com profissionais totalmente focados em processos, sem outras atividades operacionais na empresa, o escritório tem um pessoal de alto nível, com status de especialistas, que poderão manter a arquitetura de processos a salvo de interferências.

Dentre os profissionais que auxiliam o escritório nesta tarefa, podemos destacar o Arquiteto de Processo.

Arquiteto de Processo

É o colaborador focado na manutenção da arquitetura de processos para garantir seu desenvolvimento constante, com base nas referências do mercado e nas conclusões determinadas pelos processos de melhoria contínua, amparados pelas ferramentas BPM, como detalhado no primeiro tópico deste texto: Etapas do ciclo de processos que devem ser atendidas pela arquitetura BPM.

Apresentamos diversos conceitos para ajudar você a entender melhor a importância da arquitetura de processos na empresa. De qualquer forma, a arquitetura só funcionará com a ajuda de uma ferramenta BPM ágil, transparente e que além de modelar também monitore os processos e auxilie a divulgar as informações na empresa. Você conhece o Supravizio da Venki?

Confira como a Venki ajudou a implementar um escritório de processos no SEBRAE: Escritório de processos no Sebrae RJ