Automação empresarial – vale a pena o esforço?

Não é raro ouvirmos falar de automação nas empresas e como isso pode diferenciar uma empresa no mercado competitivo de hoje. Isso vale para empresas de todos os portes, e é essencial no processo de melhoria de uma organização.

É comum que em empresas os processos sejam realizados de diferentes maneiras, ordem ou até mesmo que sejam suprimidos em alguma etapa de acordo com o discernimento de cada funcionário.

Exemplo:

Uma escola pode ter o quadro de professores organizado de maneira diferente no setor pedagógico e no setor administrativo, ter seu marketing e atendimento feito de acordo com o colaborador encarregado no momento e aulas demonstrativas apresentadas da maneira que o professor disponível pensa ser melhor.

Tudo isso influencia na rentabilidade e custos da empresa, satisfação do cliente e produtividade dos funcionários.

Toda organização tem clientes, processos e pessoas. Automação empresarial tem o potencial de deixar os clientes mais felizes, os processos funcionando mais suavemente e as pessoas trabalhando mais eficientemente. Quando os processos são realizados de forma padronizada, eles se tornam mais fáceis de executar e geram resultados mais eficazes.

Exemplos de automação nas empresas

Existem muitos exemplos de automação empresarial que podemos citar.

Um deles é o sistema de registro de demandas. Normalmente setores de empresas recebem e-mails para registro de demandas, e os responsáveis os responde, ás vezes rapidamente, ás vezes não. Isso retarda o processo e gera frustração no cliente. Uma outra forma é fazer com que todas as solicitações sejam registrados em um sistema de informação conhecido como workflow ou BPMS. Nesse tipo de sistema todas as informações são registradas em formulários, é possível rastrear responsabilidades e gerar indicadores de desempenho.

Para falar de automação empresarial na parte financeira, podemos analisar o caso de pagamentos. Sempre que o financeiro receber uma solicitação ele deve avaliar a conta a ser paga. Se for um valor elevado ele pode precisar de uma aprovação do gestor responsável pelo centro de custo. Se tudo estiver OK então ele pode agendar o pagamento, e na data programada realizar a transação.

Veja abaixo um exemplo de processo que você poderia automatizar no HEFLO BPM.

O diagrama acima é visto no curso de modelagem BPMN do HEFLO. Assista uma aula gratuita.

Como aplicar a automação empresarial?

Existem alguns passos a serem seguidos quando implementando automação nas empresas. Vamos analisá-los brevemente aqui:

Identifique o processo: quais processos precisam de automação em sua empresa? Identifique e priorize.

Mapeie os processos: essa é a hora de conhecer os processos profundamente. Analise os passos, entenda como o processo funciona e quem faz parte dele. Somente assim poderemos encontrar os gargalos e os pontos de melhoria, bem como atividades ineficientes e desnecessárias. Veja também: mapeamento de processos.

Redesenhe: desenhe um novo mapa para o processo, implementando as mudanças que você descobriu serem necessárias na fase anterior. Envolva aqueles que trabalham com o processo no dia a dia, e o melhore. Veja: redesenho de processos.

Execute o processo: essa é a hora de colocar em prática! Execute o processo da nova maneira, se assegurando de que todos estão a bordo e de que todas as melhorias estão sendo implementadas.

Otimize: verifique se há mais melhorias a serem feitas. Depois de executar o processo, seguramente surgirão novos pontos de melhoria ou coisas que não funcionaram. Conserte e comece o processo novamente. Para isso veja: otimização de processos.

Automatize: com o processo funcionando da maneira esperada, é hora de automatizar através de toda a empresa, processos e sistemas. Quer saber como? Entenda: automação de processos.

Neste contexto, um bom sistema BPM, como o HEFLO da Venki, apresenta inúmeras vantagens e lhe permite implementar a automação empresarial, mapeando, executando, otimizando e monitorando todos os processos, dessa forma garantindo a melhoria contínua de sua empresa.

Entenda mais sobre melhoria continua e sobre a metodologia BPM e testemunhe o crescimento constante de sua organização.