Estamos vivendo num mundo cada vez mais repleto de tecnologias para automatização de processos.
Mas esse conceito ainda deve ganhar um upgrade, já que, de acordo com a Gartner, a grande tendência para o ano de 2020 é a hiperautomação.
Já pensou no quão poderoso esse conceito pode ser?
Agora, imagine utilizar a automatização de processos (e suas evoluções) para turbinar a produtividade da sua empresa. Parece um sonho, mas é uma realidade cada vez mais presente na rotina de negócios.
Quer saber como isso tudo funciona? Então continue lendo este post e descubra tudo!
Por que investir em automatização de processos?
Costumamos dizer que a automatização de processos é um investimento recomendado a qualquer empresa que deseje ver seu negócio fluindo de maneira organizada, independentemente do tamanho ou segmento de atuação.
O grande objetivo de se automatizar processos é minimizar desvios nos procedimentos da empresa por meio da integração de sistemas e da automação de tarefas.
Com o apoio da tecnologia, é possível reduzir atrasos e gargalos em tarefas simples ou complexas, e, de quebra, produzir relatórios com dados valiosos a partir das informações acrescentadas no sistema.
Quais processos podem ser automatizados?
Antes de exemplificarmos alguns dos processos que podem passar por automatização, precisamos fazer um importante parêntese para falar sobre o uso do BPM para identificar as melhores oportunidades de automação.
Mas, afinal, o que é BPM? 🤷🏽♂️
BPM é a abreviação para a expressão Business Process Management, que, no bom e velho português, significa Gerenciamento de Processos de Negócios.
Na prática, o BPM tem como função sistematizar e simplificar processos organizacionais, com foco na melhoria contínua.
Agora ficou mais fácil entender a relação desse gerenciamento com a automatização de processos, certo?
Pois então. Com o uso do BPM, é possível implantar novas tecnologias com potencial de otimização em diversos setores da empresa.
Quer alguns exemplos? Então acompanhe a seguir.
Automatização industrial
Otimizar ciclos de produção, apresentar resultados padronizados e de alta qualidade. Essas são três características da automatização industrial, aplicada em processos operacionais.
Tais processos podem estar ligados à produção de peças ou a etapas da concepção de um produto, como uma garrafa de bebida, por exemplo.
E se você está se perguntando se é aqui que encontramos os robôs e estruturas tecnológicas monumentais, nossa resposta é: sim! Mas não se trata apenas disso.
Muitas das ferramentas de automatização são, na verdade, softwares de automação, e funcionam como programas de computador.
O importante é ter em mente que o que une todos os tipos de automatização de processos é o objetivo final: trazer resultados melhores por meio de procedimentos padronizados e digitalizados.
Automatização comercial
Pense num processo comercial do ponto de vista do empreendedor. Quais as etapas necessárias para viabilizar uma venda?
É preciso comprar insumos, cadastrar no estoque, precificar, disponibilizar para o cliente, vender, registrar a venda, emitir uma nota fiscal, dar baixa no estoque, contabilizar a receita, fazer o pós-venda, e por aí vai.
Agora, o convite é outro: pense em quantos desses processos podem ser simplificados com a ajuda de um software de automatização comercial.
São muitos, não é mesmo?
Há, inclusive, softwares capazes de integrar todas as etapas mencionadas de forma lógica, criando uma cronologia de administração da linha do tempo da venda.
Automatização de marketing
A popularização do inbound marketing (estratégia de marketing baseada na conquista do público-alvo com base em suas necessidades específicas) fez com que as ferramentas de automação de marketing ganhassem maior espaço nas empresas.
Estas ferramentas são as responsáveis por atrair e gerir os contatos que chegam ao negócio, alimentando-os, de acordo com suas necessidades, fazendo com que os potenciais clientes amadureçam seu interesse no produto ou serviço e que reconheçam, na empresa, a melhor fonte para obter o que desejam.
Automatização de tarefas
Vamos voltar ao exercício da reflexão, proposto no tópico sobre automatização comercial. Agora, é a hora de pensar em sua própria rotina de trabalho.
Reflita sobre cada um dos processos que você executa frequentemente, desde o preenchimento de planilhas até o cadastro de clientes e o controle de contas a receber.
E se disséssemos que há uma forma de fazer tudo isso automaticamente? Então prepare-se…Há uma forma de fazer tudo isso automaticamente! 😀
Com os softwares de automatização de tarefas, é possível integrar as ações rotineiras entre si, gerando comandos que alimentem cada uma delas em sequência, poupando seu tempo e trabalho e garantindo um resultado ainda mais acurado!
O que sua empresa ganha com isso?
Depois dos exemplos que demos ali em cima, fica mais fácil entender os benefícios de automatizar para obter otimização de processos industriais, comerciais, de marketing ou até mesmo rotineiros, não é mesmo?
Mas queremos que você não tenha dúvida nenhuma sobre o que sua empresa pode ganhar com a adoção da ferramenta. Portanto, preparamos uma lista com alguns dos ganhos inegáveis da automatização de processos:
- Mais qualidade e produtividade para o setor
- Integração entre os setores da empresa
- Mais organização do fluxo de execução e gestão da tarefa
- Mais segurança nos processos
- Entregas mais qualificadas
- Rastreabilidade das etapas dos processos
- Economia de recursos para executar as tarefas (impressão de papel, por exemplo)
- Facilidade de mensuração dos resultados
Por onde começar?
Está convencido de que investir em automatização de processos pode otimizar a produtividade da sua empresa? Quer saber por onde começar? Então confira nossas dicas abaixo e dê o start nesse projeto de transformação!
1 – Faça um planejamento
Antes de partir para o mercado atrás das melhores soluções, faça uma reflexão interna e planeje suas necessidades.
Avalie o andamento dos processos, faça uma lista de prioridades e estabeleça prazos para implantação, avaliação e mensuração dos resultados obtidos.
Assim, fica mais fácil visualizar os impactos da mudança e projetar os próximos passos.
2 – Prepare seu time para embarcar nas mudanças
Modificar um procedimento que já faz parte da cultura organizacional não é uma tarefa simples.
Por isso, antes de executar a automatização, prepare sua equipe para o que está por vir.
Disponibilize treinamentos, plantões tira-dúvidas e disponibilize um time de apoio para auxiliar na implantação do novo sistema.
3 – Busque soluções personalizadas
Procure por um software que atenda às necessidades traçadas pela empresa de forma personalizada.
Em alguns casos, adquirir ferramentas “engessadas” pode resolver parte do problemas, mas deixa outros pontos descobertos e pode gerar gargalos futuros.
Por isso, lance mão do primeiro item dessa lista e seja específico nos objetivos buscados. As melhores empresas certamente serão capazes de adaptar as soluções oferecidas às suas particularidades.
Colocando a automatização de processos na prática
Agora, você já sabe como a automatização de processos pode turbinar a produtividade de sua empresa e por onde começar a implantar essa revolucionária ferramenta.
Compartilhe com a gente as suas experiências e conte com a Pluga para potencializar seus resultados!
* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga, apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.
