Um equívoco muito comum mesmo entre pessoas com experiência em gestão de negócios e tecnologia da informação é o de pensar que BPM e workflow são nomes diferentes para a mesma coisa. O engano é compreensível, já que de fato essas duas ferramentas possuem certas similaridades e costumam ser utilizadas conjuntamente.
Mas é importante deixar claro que o conceito de workflow é apenas a “ponta do iceberg” quando analisado no contexto da tecnologia BPM. Uma engrenagem importantíssima com certeza, mas apenas um dos muitos componentes que integram um engenhoso e eficiente sistema que é muito mais amplo e abrangente.
Confira a seguir uma análise comparativa de BPM e workflow e entenda em detalhes e de uma vez por todas as semelhanças e diferenças entre eles.
BPM vs. workflow: o que há de semelhante?
No cada vez mais competitivo e concorrido universo corporativo, há uma necessidade crescente de automatizar processos fundamentais, eliminar gargalos e cortar redundância para alcançar a máxima eficiência operacional e garantir a qualidade e a sobrevivência das empresas.
São estes objetivos em comum que aproximam e assemelham BPM e workflow.
BPM vs. workflow: o que há de diferente?
Para facilitar o entendimento, comecemos pela tradução, seguida de uma breve explicação de ambos os termos.
BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio. Trata-se de um software cujo objetivo é sintetizar, organizar e facilitar os procedimentos empresariais mais complexos, a nível macro e micro ambiental.
O principal benefício do BPM é que ele permite a análise e melhoria contínua de todos os processos organizacionais, realizando o sonho de todo e qualquer empresário ou gestor: reduzir os custos e aumentar a produtividade em suas empresas.
Já workflow significa, literalmente, fluxo de trabalho. O diferencial das ferramentas de workflow é que elas possibilitam de maneira objetiva a automação de processos de negócio, uma vantagem competitiva também encontrada nos softwares BPM.
Sendo assim, como diferenciar BPM e workflow? O ponto chave para essa análise avaliativa é saber identificar as situações nas quais as tecnologias são aplicadas.
Se o processo a ser gerenciado for mais intrincado a utilização do BPM será mais vantajosa, devido a sua amplitude, flexibilidade e sofisticação. Todavia, em cenários menos complicados, o método workflow poderá atender perfeitamente às expectativas.
Para melhor ilustrar essa comparação, confira uma relação das principais funcionalidades do BPM, dentre as quais, a automação do fluxo de trabalho:
- Planejamento, definição e modelagem de procedimentos.
- Automatização de processos. (workflow)
- Gestão contínua de análise e aprimoramento de todo o fluxo organizacional.
- Business Intelligence ou Inteligência Empresarial: converte dados e informações quantitativas em qualitativas.
- Monitoramento ativo e em tempo real de todos os processos.
- Enterprise Application Integration (EAI): aplicação que viabiliza a interação e cooperação entre os diferentes sistemas corporativos.
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