Como implementar o ciclo de gerenciamento de processos na sua empresa

Gerenciamento de Processos de Negócios (Business Process Management) é uma maneira inteligente de melhorar o desempenho de sua empresa. É um processo contínuo, que deve fazer parte da cultura da empresa, de um modo que todo colaborador, funcionário e gerente esteja sempre pensando em maneiras de aprimorar os processos com os quais trabalham. Isso vai integrar a organização e aprimorar a comunicação entre setores e pessoas, dando a todos uma visão clara das responsabilidades de cada um.

Estágios do clico de gerenciamento de processos:

Existe um ciclo a ser seguido para implementar esse melhoramento contínuo dentro de uma empresa. Isso é chamado de ciclo de gerenciamento de processos. Esse método é cíclico e deve ser seguido indefinidamente. Os passos são: modelar, implementar, executar, monitorar e otimizar.

Modelar:

A fase de modelamento inicia quando começamos a juntar informações sobre o processo. Essa é a hora de conhecer o processo a fundo, quais são os passos, quem faz parte dele, onde o processo começa e onde termina, qual é seu propósito. Com essa informação, criamos um diagrama de fluxo, para visualizar o processo como um todo.

Nessa hora, começamos a procurar oportunidades de melhora e pontos fracos no processo, já que o conhecemos completamente. Com o processo definido, também, podemos começar a criar possíveis cenários e possibilidades, checando pelo que pode ser feito. É positivo também checar sempre o que já foi feito, e até mesmo simular situações de uso e ver o que funciona.

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Implementar:

O próximo passo no ciclo de gerenciamento de processo é se preocupar com como o processo é executado. Se antes analisamos a fundo o processo, agora vemos como ele é implementado e realizado. Esse é o primeiro passo para a execução, o momento quando ela começa.

Executar:

Hora de colocar o processo em uso. É muito importante que isso seja feito de forma real, com as pessoas que vão estar em contato com o processo no dia a dia. Em todas as fases é possível identificar gargalos e oportunidades de melhoria, para que o processo esteja cada vez mais redondo e eficiente Quando colocamos em prática o que visualizamos na fase de modelagem, vemos que melhorias funcionaram ou não, e procuramos por mais oportunidades de crescimento. A fase de execução é uma fase chave no ciclo de gerenciamento de processos, e é crucial que seja feita corretamente.

Monitorar:

Enquanto implementamos e executamos, é indispensável que monitoremos o processo. Não esqueça de sempre reunir informações, já que fatos e números serão a base de um monitoramento confiável. Isso mostrará se as premissas iniciais estavam corretas, se os objetivos estabelecidos no começo foram atingidos, no que o processo influencia na empresa e quais são seus impactos interna e externamente. Essa etapa na verdade é executada durante todo o ciclo de gerenciamento de processos. Entenda como monitorar seus processos no nosso website.

Otimizar:

Agora que vimos o que funciona e o que não funciona, quais eram e são os gargalos, é tempo de otimizar e melhorar novamente! Pode parecer que essas etapas estão separadas uma da outra, mas na verdade estão totalmente interligadas. Executamos e ao mesmo tempo monitoramos, assim que monitoramos otimizamos, e logo começamos tudo outra vez. Sempre há espaço para crescimento e melhora em um processo.

Ver também: análise e melhoria de processos de negócios.

O ciclo de gerenciamento de processos é um projeto continuo de melhoramento. Para que funcione, é necessário que seja implementado corretamente e inserido na cultura da empresa. Para vermos resultados concretos, um software confiável deve ser utilizado. O Supravizio BPM é uma ferramenta de BPM robusta e de fácil implementação, que torna possível estudar detalhadamente cada etapa e atividade do processo, promovendo mais transparência e agilidade na comunicação, facilidade de monitoramento, mais controle, produtividade e satisfação de seus clientes, além de uma redução significativa nos custos. Leia sobre o caso concreto de quem recuperou 18 milhões de reais utilizando a metologia BPM.