Ciclo PDCA: conceito determinante na melhoria de processos

O conceito do ciclo PDCA remete ao famoso administrador que o popularizou: Willian E. Deming. Mas, na verdade, o conceito do Ciclo PDCA surgiu na década de 30, idealizado pelo americano Walter Andrew Shewhart. Deming foi responsável por sua ampla divulgação ao levá-lo para o Japão e aplicar na indústria local.

Definição de PDCA

São as iniciais em inglês das palavras:

• Plan
• Do
• Check
• Act

Em português, temos:

• Planejar
• Fazer
• Verificar
• Agir

Como o próprio nome diz, trata-se de um ciclo. Portanto, a melhoria se torna contínua a cada vez que o ciclo é ativado e retorna ao seu início.

Veja mais: Entenda o que é ciclo PDCA e como aplicá-lo na gestão de melhoria e qualidade na sua empresa

Conceito do ciclo PDCA

A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. Neste contexto, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas.

Outros fatores abordados pelo ciclo PDCA são os talentos e habilidades dos profissionais envolvidos.

Mas como podemos definir de forma resumida e didática o que é o ciclo PDCA? Aqui vai:

Significado de PDCA:

PDCA é uma sigla que dá nome a uma ferramenta usada na gestão da qualidade dos processos. Seu foco é a solução de problemas seguindo as quatro fases indicadas pelas letras (Plan, Do, Check e Act = Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Por ser uma ferramenta de uso cíclico, ela também promove a melhoria contínua dos processos.

Veja também: 3 ferramentas para Gestão da Qualidade e Processos

As 4 etapas do Ciclo PDCA

Plan

Planejar em português. É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

• Definição dos problemas
• Definição de objetivos
• Escolha dos métodos
• Se questionar 5 vezes porque o problema ocorreu, sempre tornando sua resposta mais completa.

Aqui, o conceito de PDCA já começa a se mostrar: a repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

Os 5 porquê e o processo PDCA

Não há como planejar a solução de um problema sem identificar sua causa inicial, o problema raiz, aquele que realmente é o motivo inicial de tudo.

Por exemplo: imagine que você descubra uma problema em sua casa: a luz não está acendendo em determinado cômodo.

Você pode ser perguntar: Por que a luz não acende? A resposta é obvia, deve estar queimada.

Você verifica a lâmpada e descobre que realmente está queimada, mas por que a lâmpada queimou?

Ao verificar a caixa de luz, descobre que o disjuntor referente aquele cômodo está “desarmado”.  Você conclui que quando isso aconteceu, mesmo assim a lâmpada queimou antes dele desarmar.

Você poderia simplesmente religá-lo, mas se pergunta: Por que o disjuntor foi desarmado?

Normalmente isso acontece quando a uma oscilação de energia, além da capacidade do disjuntor.

Mas por que houve essa sobrecarga de energia?

Você volta ao cômodo e nota que há vários aparelhos ligados em uma mesma tomada, por meio de um adaptador, o que gerou uma sobrecarga naquele circuito.

Mas por que colocaram tantos aparelhos na mesma tomada?

Por fim, você descobre que uma outra tomada daquele cômodo, antes usada para ligar um dos parelhos à rede elétrica está bloqueada por uma mudança no layout da mobília.

Se no início dessa conversa alguém dissesse que a luz do cômodo não ascendia porque  mudaram um móvel de lugar, você consideraria uma resposta adequada? Possivelmente não, por isso os método dos 5 porquês é tão usado.

Veja a sequência de “porquês” usados até se descobrir a verdadeira causa do problema que se queria resolver:

1. Por que a luz não acende?
2. Por que a lâmpada queimou?
3. Por que o disjuntor foi desarmado?
4. Por que houve essa sobrecarga de energia?
5. Porque colocaram tantos aparelhos na mesma tomada?

Veja mais detalhes em nosso blog: O método dos 5 porquê em busca da qualidade

Do

Fazer. É hora de por a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

• Treinar o método
• Executar
• Realizar eventuais mudanças
• Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
• Medir e registrar os resultados

É interessante notar que nesta fase do modelo PDCA, apesar de ser chamada de DO (fazer), não se começa realmente fazendo algo que vai resolver o problema, mas capacitando as pessoas que terão que atuar, que arregaçar as mangas e colocar as coisas em prática.

Sem o devido treinamento, a execução do ciclo PDCA certamente ficará comprometida.

Existe uma frase atribuída ao presidente americano Abraham Lincoln que ilustra bem essa situação em que a preparação é tão importante quanto a ação:

 

Outro ponto importante na fase DO (fazer) do processo PDCA é não procurar a perfeição, mas aquilo que pode ser conseguido de forma prática. Como todo bom estatístico, Deming sabia que ao se chegar a um determinado nível de excelência, ir além dele na busca da perfeição poderia sair mais caro do que eventuais pequenos problemas.

Por isso, fique atento e não exagere na busca de uma qualidade inatingível. Defina padrões que possam ser alcançados e meça se a variação está de acordo com os limites aceiráveis.

Check

Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

• Verificar se o padrão esta sendo obedecido
• Verificar o que está funcionando e o que está dando errado
• Perguntar por quê?, a cada passo (novamente, se um problema é detectado, recorre-se aos 5 porquês)
• Com as respostas, treinar o método definido

O diagrama de Ishikawa pode auxiliar no modelo PDCA?

Na verdade, da mesma forma que os 5 porquês, o diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, pode tanto ajudar na fase de planejamento, ao se descobrir o problema, quanto na fase de checagem.

E mais: usa-se o método dos 5 porquês em conjunto com o diagrama de Ishikawa, como você vai ver a seguir.

Confira este diagrama do método de Ishikawa antes de prosseguir a leitura:

 

Ishikawa determinou 6 possíveis cousas de problemas, que devem ser investigadas com ajuda do método dos 5 porquês:

1. Método: o próprio método usado pode ser a causa do problema. É preciso verificar se ele é mesmo o mais adequado.
2. Material: materiais de baixa qualidade, defeituosos, inapropriados ou fora das especificações necessárias.
3. Mão-de-obra: a seleção, a quantidade, o treinamento, a motivação no trabalho, a qualificação, entre outros fatores, devem ser analisados.
4. Máquinas: os equipamentos são atualizados? Seu funcionamento está adequado? Estão devidamente reguladas? A manutenção está em dia?
5. Medidas: as métricas escolhidas são eficazes para se controlar os resultados esperados? Os instrumentos de medição estão calibrados e são confiáveis? A forma de se calcular as métricas é simples e fácil de aplicar?
6. Meio ambiente: o ambiente de trabalho é adequado? Está devidamente protegido das intempéries, sons, gases e outros elementos?

Analisando cuidadosamente cada um desses pontos, será possível tornar o método de trabalho que resolve o problema ainda mais assertivo e eficiente.

Act

Hora de agir com mais assertividade.

• As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
• Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
• Melhorar o sistema de trabalho
• Repetir as soluções que se mostraram adequadas

Ao final da quarta fase, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para se buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.

Quando o método foi definido e começa a ser aplicado, as medições debem ser ainda mais intensas, em busca de erros e desvios. Se forem encontradas inconformidades, o processo PDCA se reinicia, em busca da melhoria contínua do processo.

Se você quiser sabre ainda mai sobre o modelo PDCA, assista a este interessante vídeo, em inglês:

Cuidados ao aplicar o método PDCA

• Só passe para a fase FAZER depois de ter se dedicado exaustivamente a fase PLANEJAR
• Caso perceba que na fase AGIR esta havendo um excesso de repetições e tentativas, retorna a fase PLANEJAR
• Evite um curto circuito no ciclo, pulando fases ou não se dedicando tempo suficiente aos questionamentos e busca dos porquês.

Ciclo de vida na Gestão por Processos

O PDCA é uma abordagem muito abrangente e aplicável em diversas situações, porém as vezes precisamos criar especializações para auxiliar na resolução de problemas específicos. Veja neste vídeo como o PDCA pode auxiliar no gerenciamento de processos de negócio.

 

PDCA um conceito simples, mas que exige dedicação

Muitos se iludem ao aplicar o PDCA acreditando que é uma ferramenta que não exige trabalho dedicado e minucioso. Dentro os erros mais comuns podemos destacar:

• Falta de fundamentação ao responder aos 5 porquês
• Análise de cenários incompleta
• Treinamento ineficiente
• Registros incompletos
• Medições imprecisas
• Padronização pouco detalhada

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