Desafios da implantação de processos para certificação

Como bem evidenciamos no artigo “Processos e pessoas em sintonia”, é essencial que uma organização saiba identificar o verdadeiro papel e valor desses dois elementos para alcançar certificações.

O que muitos empresários e até mesmo gestores desconhecem é que, embora processos e pessoas devam andar e evoluir juntos dentro de uma organização deve-se investir em primeiro lugar nas pessoas para depois investir nos processos. Esta é uma afirmação de Carlos Eduardo Oshiro, administrador de empresas, empreendedor, coach e colunista do Jornal A Crítica que aponta este investimento cronológico como fator essencial para a organização, o alcance de certificações, alto nível de qualidade e satisfação nos serviços prestados por uma empresa.

“Nas organizações, investir em pessoas vem antes de alinhar os processos. Sem essa ordem cronológica, nada acontece. Os programas de ISO e Qualidade Total são as maiores provas dessa afirmação”, aponta Oshiro em artigo recentemente publicado em seu blog.

Qual é a importância das pessoas na implantação dos processos?

Segundo ele, os processos, ou seja, a adoção de regras ou a implantação de ferramentas de gestão precisa ser pensada como uma estratégia capaz de engajar colaboradores e mudar a cultura organizacional da empresa. Caso contrário, ao invés de otimizar e agregar valor aos negócios os processos podem ser vistos como mera burocracia e imposição, e dificultar assim a adoção de melhorias tanto operacionais quanto de gestão.

“Uma empresa bem estruturada e organizada é composta de pessoas e processos, sempre nessa ordem, nunca ao contrário. Nada funciona com o pensamento da Era Industrial, onde era aplicada a gestão do “chicote e da cenoura”. Se você fizer o correto, ganha o alimento, se não ganha a chicotada.”, explica.

Vá além da documentação. Automatize o processo.

O empreendedor alega que a criação de manuais de processos e procedimentos não é sinônimo de organização dentro das empresas e que, na maioria das vezes, os colaboradores não têm acesso ou fazem uso deste guia, pois, na prática a execução das tarefas acaba ficando na cabeça das pessoas.

“Tenho visto uma grande quantidade de organizações, que preocupada com o crescimento, acham que criar um manual de procedimentos resolverá todo o problema. Ter as regras por escrito é muito importante para saber onde recorrer e como fazer o correto, mas, conseguir o engajamento dos colaboradores em executar da forma certa, é onde está o maior desafio”, ressalta Oshiro.

O que fazer em auditories e como obter certificação ISO?

No que diz respeito ao cumprimento de normas e o bom desempenho nas auditorias previstas pelo ISO (programa de padronização de normas de procedimento para a gestão da qualidade do serviço e ou produto oferecido pela empresa), Oshiro afirma que é essencial fazer com que as pessoas se sintam parte do processo, assumindo um papel, uma responsabilidade e que sejam valorizados por isso.

“Empresas onde não existe a confiança e a valorização das pessoas, costumam amarrar a execução e os procedimentos, no medo da auditoria. O melhor dos mundos seria inicialmente criar um ambiente onde todos se motivem a fazer o “algo a mais”, e criar o sentimento de dono. Para depois, entrar com os processos”, completa.

Fazer com que as pessoas se sintam parte da organização, parte dos processos é, de acordo com Oshiro o grande desafio, mas também a chave para a efetividade estratégica dos negócios e o crescimento contínuo e consciente da empresa.

“As pessoas querem se sentir parte do processo, opinando e tendo um sentimento de importância singular e única no dia a dia. Por essa nova visão, muitas organizações estão migrando do departamento pessoal para o RH estratégico. Estão criando mais um departamento, que muito se confundiu no passado, com os processos burocráticos de folha de pagamento e afins. Ter um setor, que todo dia diz para o colaborador que ele é importante para a empresa, e o capacita e motiva para dias melhores, é um caminho sem volta para se ter um crescimento sustentável”, finaliza.