Controle de processos no setor público com a automatização

A adoção de metodologias de gestão por processos, como bem destacamos em diversos de nossos artigos, tem se mostrado essencial para o sucesso de organizações no setor privado. Mas não é só no setor privado que a gestão por processos tem garantido bons resultados.

As constantes fiscalizações dos órgãos de controle externo têm forçado as organizações públicas a se despertarem pela importância de melhoria de seus processos de trabalho, a fim de atender os princípios constitucionais da eficiência com transparência e economicidade, explica Elisabete de Queiroz, Consultora em Gestão Estratégica e de Processos da Travessia Desenvolvimento Organizacional.

Segundo Elisabete o Programa Nacional de Qualidade do Serviço Público GESPÚBLICA, entende que Eficiência significa fazer o que precisa ser feito com o máximo de qualidade ao menor custo possível. Não se trata de redução de custo de qualquer maneira, mas de buscar a melhor relação entre qualidade do serviço e qualidade do gasto.

Desta forma a orientação por processos permite planejar e executar melhor as atividades pela definição adequada de responsabilidades, uso dos recursos de modo mais eficiente, realização de prevenção e solução de problemas, eliminação de atividades redundantes, aumentando a produtividade, com agregação de valor à prestação de serviços ao cidadão.

Controle de processos no setor público é exigência constitucional

Como bem afirma a consultora, a implantação do controle interno é uma exigência constitucional. Para garantia dessa exigência o Tribunal de Contas do Estado do Mato Grosso, baixou a Resolução 01/2007 que exige de todas as instituições públicas sob sua jurisdição a implantação de procedimentos de controle de processos de planejamento, orçamento, patrimônio, pessoal, tributário e financeiro, dentre outros.

Nesse sentido os procedimentos de controle interno vêm sem implantados por meio do mapeamento e redesenho dos processos em formato de fluxogramas e elaboração de normativas, já que no setor público todo o que se faz tem como base a legislação.

“Com a implantação do controle interno, por meio da melhoria dos processos hoje quando o Tribunal de Contas fiscaliza seus jurisdicionados tendo como base o atendimento às normativas, tornou-se mais fácil e eficaz exercer o controle externo e atender às regularidades objetos de fiscalização”, comenta Elisabete.

De acordo com a consultora, a melhoria dos processos e a automação vieram para colaborar consubstancialmente para que as entidades do setor público possam entregar resultados, tanto no que diz respeito aos prazos quanto no nível de qualidade da prestação de contas.

“Mesmo com a automatização e elaboração de instruções normativas ainda existem muitos desafios a serem enfrentados no setor público”.

Elisabete reforça a ideia de que, uma coisa é cumprir a regularidade, escrever as normas. Outra bem diferente é colocar a norma em prática uma vez que devemos considerar o fator pessoas e, nesse sentido é que o setor público do país tem muito a evoluir em termos de gestão por processos.

“Ainda se esbarra na necessidade de auxílio externo e se depara com receita baixa para investimento em capacitação de profissionais para tal atividade. Dessa forma, não existe construção e melhoria da prática, pois, não basta que se tenham diretrizes se as pessoas envolvidas não estão conscientes da importância desses processos e não fazem parte deles”.

Automação de processos em destaque

Sobre os principais ganhos das entidades do setor público com a automação de processos, Dario Neves, acredita que a otimização e o registro das atividades executadas como fatores chave.

“Você consegue otimizar todos os processos com a automação. Ou seja, você tem responsabilidades e controle de processos pelos dois lados, tanto pelos usuários internos quanto pelos clientes. Um fluxo vai sendo produzido, checado e validado através dos seus controles internos e externos, isso livre de acordo de serviço operacional (OLA), livre de acordo de serviço com o cliente (SLA), com seus usuários internos. Cada um tem sua responsabilidade, o fluxo vai sendo executado e tudo fica ali registrado. As pessoas se sentem obrigadas a participar, a execução de cada etapa dos processos fica sempre documentada, o que manualmente é muito difícil de fazer”, ressalta o consultor de TI.

Ambos os entrevistados chamam a atenção para os direcionamentos da gestão por processos no setor público. “No caso do setor público a automação se faz essencial para o cumprimento das leis, garantindo transparência e efetividade do serviço prestado, considerando que a gestão por processos está comprometida com a melhoria continua dos procedimentos e com o cumprimento das diretrizes estratégicas dos órgãos públicos”, atenta Elisabete.

Porém, é importante ressaltar que o foco de atenção aos procedimentos que dizem respeito aos processos finalísticos, ou seja, aqueles que implicam diretamente no cidadão não podem ser esquecidos de forma que estes também sejam controlados e mensurados para o bom funcionamento da gestão do país. “As informações que dizem respeito aos cidadãos precisam chegar à gestão e, se não chegarem por meio da automação de processos, ou seja, não forem documentadas, dificilmente os problemas serão resolvidos”, finaliza Dario.