Como criar processos em uma empresa? Se você está com esta pergunta na cabeça significa que já está pensando em BPM. E para que isso dê certo, é muito importante ter em mente que não basta definir e mapear os processos, é preciso criar uma cultura efetiva de processos na empresa, que se perpetue e tenha resultados. Esforços desconexos, sem planejamento e liderança, não ganham sinergia e acabam não sendo aplicados. É muito importante ter o apoio de todos, a começar pela alta gestão, que deve estar convencida da real necessidade de criar processos em uma empresa. Se você já decidiu pela criação de processos na empresa, conheça uma lista com 10 passos para concretizar este objetivo
1- Comunique a todos: – Vamos criar processos na empresa!
Uma campanha de endomarketing informando todos os colaboradores sobre esta nova perspectiva na empresa e sua importância estratégica deixará claro o que se espera de cada um e os resultados que se pretende alcançar. Ela deve permear todo processo, mostrando avanços, novidades e que ponto da criação dos processos na empresa esta ocorrendo naquele momento. Ela deve ser motivadora, pois é fundamental o engajamento de todos.
2- Formalize um escritório de processos
O escritório de processos será responsável por toda gestão da criação de processos para a empresa, pesquisando metodologias e ferramentas, buscando as melhores práticas e mantendo estrita relação com os objetivos estratégicos da empresas.
3– Defina a Cadeia de Valor Agregado da Empresa
Toda empresa busca satisfazer necessidades de clientes por meio de uma série de atividades coordenadas que culminam com a entrega de um produto ou serviço. Para criar processos em uma empresa é preciso ter bem definida esta cadeia de valor.
4- Relacione processos com a estratégia corporativa
Tenha claro em sua mente que os processos criados em uma empresa devem ter estreita relação com sua estratégia de negócios. Tudo que será definido deve ter como objetivo levar essa estratégia a ser bem sucedida. É preciso saber como cada processo contribuirá para isso.
Veja também: Alinhamento de processos de negócio com a estratégia corporativa
5- Defina prioridades para criar processos na empresa
Quais processos devem ser priorizados e são mais importantes para atingir os resultados definidos pela estratégia da empresa? Comece por eles, evitando que sua iniciativa de implementar o BPM na organização se torne uma longa e interminável “novela”. É preciso mostrar seus benefícios, comprovar resultados e ganhar cada vez mais adeptos de forma prática.
6– Mapeie os processos (AS IS)
Para criar processos em uma empresa é preciso saber como eles estão ocorrendo naquele momento. Mesmo que essas atividades não estejam formalizadas é preciso definir claramente, entre outros pontos importantes:
- Informações sobre processo
- Lista das atividades e sua ordem
- Descrição dessas atividade
- Quais os caminhos lógicos do processo
- Problemas e gargalos
Veja mais detalhes importantes desta etapa: O que é mapeamento de processos AS IS?
7- Analise e faça um diagnóstico dos processos
Agora que você entendeu como o processo está funcionando hoje, você poderá perceber oportunidades de melhoria para criar o processo na empresa de forma otimizada.
8- Defina a visão futura do processo, como ele vai ser (TO BE)
Deixe claro e formalize detalhadamente por meio de documentos como o novo processo deve ocorrer no futuro.
Veja mais detalhes importantes desta etapa: O que é mapeamento de processos TO BE?
9– Implemente os novos processos criados para a empresa
Esta é uma etapa crucial. É preciso garantir que as mudanças apontadas ocorram efetivamente. Os gestores da área envolvida em cada processo a ser melhorado precisam da ajuda do escritório de processos, principalmente na definição e acompanhamento de indicadores de desempenho, para que ele possa medir os resultados, tomar decisões, gerenciar e ajustar a implementação do novo processo.
Veja também: KPI: conheça os principais tipos de indicadores de desempenho de processos utilizados por empresas
10- Melhore o processo de forma continuada
Todos já ouvimos falar de melhoria contínua de processos. Isso deve ocorrer por meio de monitoramento. Depois de implantado e iniciado, esse trabalho de criar processos para uma empresa nunca acaba. Você deve verificar como está se saindo e decidir como melhorar cada vez mais.
Ficou mais claro para você como criar processos em uma empresa?
Confira alguns vídeos que podem esclarecer ainda mais esse desafio:
