O diagrama de processos de negócios, também chamado de diagrama de fluxo de processos, é uma das ferramentas gráficas mais tradicionais e usadas por profissionais de BPM.
E o motivo é muito simples: sua intuitividade de interpretação e praticidade para ser elaborado e apresentado para diversos níveis hierárquicos da organização, quando desenvolvidos com os devidos cuidados.
Não que seja uma tarefa simples e corriqueira. Pelo contrário, a elaboração de um diagrama de processos de negócios adequado e que realmente seja útil para o entendimento, mapeamento e posterior melhoria dos processos demanda muita atenção e conhecimento técnico.
Na verdade, o diagrama de processo de negócio é um artefato gerado durante a análise de processos. E este é um ponto que causa muita confusão entre alguns profissionais da área: a diferença entre diagrama de processos de negócio (ou diagrama de fluxo de processos) e o modelo de processos.
Para ajudar você a entender melhor essa diferença, antes de mostrarmos nosso passo a passo para construir um diagrama de fluxo de processos, vamos apresentamos a seguir as definições desses importantes conceitos de BPM.
Diagrama de processos de negócios é a representação mais simples e preliminar do processo. Serve para dar o início ao entendimento posterior e mais complexo do processo. Normalmente não apresenta exceções ou “problemas” que possam ocorrer durante o fluxo do processo.
Muito mais abrangente e completa, esta representação deve contar com todas as informações necessárias para que o processo ocorra, como as condições de início e término do processo, as atividades e seus dados, regras, documentos, os participantes do processo, clientes e outros fatores importantes.
Perceba que o diagrama de fluxo de processos é uma etapa anterior ao modelo de processos, usado para auxiliar em sua definição durante a análise de processo. Uma fase intermediária entre o diagrama de processos e o modelo é o chamado mapa de processo.
Veja mais: CASE: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa
Como você viu, esta é uma representação mais simples, que será detalhada depois, conforme se for caminhando parta a modelagem do processo.
Neste passo é preciso deixar claro quais são as entradas do processo e suas saídas, assim como as atividades desenvolvidas.
Confira: Mapeando atividades e agilizando processos com o 5W2H
Entradas também são chamadas de inputs e podem ser recursos, informações e outros elemento que “alimentam” o processo.
Da mesma forma, as saídas (outputs) são os produtos gerados pelo processo e também podem ser informações, decisões, autorizações, insumos para outros processos, partes de produtos, componentes, serviços, produtos finais etc.
O diagrama de processo de negócio é um fluxo, portanto você precisa ordenar essas atividades. Faça uma lista em ordem cronológica.
Existem diversas notações usadas para desenhar diagramas de fluxos de processos. Assim, indicando adequadamente cada tipo de atividade, usando a simbologia correta, ficará bem mais fácil de qualquer pessoa familiarizada com os símbolos entender o fluxo rapidamente.
As notações vão desde as mais simples até a mais complexa, a notação BPMN 2.0. Se você é um iniciante, opte pelas notações simples, mas se você quer se aprofundar no assunto e fazer um trabalho mais completo, use a BPMN 2.0.
Confira nos links abaixo mais detalhes sobre essas notações:
Para isso são usados conectores, normalmente setas e linhas, pontilhadas ou não. Seus significados também estão descritos nos posts indicados acima. Consulte-os!
Quer saber mais sobre a notação BPMN 2.0? Confira: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/
Pode parecer trivial, mas indicar quando o processo começa e quando termina às vezes é esquecido por muitas pessoas. E esta é uma informação muito importante para definir limites para os donos do processo, gestores e supervisores.
Terminou de desenhar seu diagrama de fluxo de processos? Agora vai ficar fácil entender se é realmente assim que ele ocorre! Revise, re-estude e certifique-se que sua representação gráfica do processo está mesmo adequada.
Que achou deste passo a passo simples?
Uma maneira de otimizar a construção de um diagrama de processos é usar ferramentas BPM que ajudarão a evoluir do diagrama de processos para a automatização de processos. Dessa forma, será possível controlar a execução do processo, emitir alertas de prazos e fazer a gestão completa por dashboards.
Veja neste vídeo como criar o seu primeiro processo BPMN (conteúdo exclusivo do curso de modelagem HEFLO).
https://www.youtube.com/watch?v=ZgUHulPlibs
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