As melhores estratégias para gerenciar o tempo – ele não para

Einstein criou a teoria da relatividade do tempo e do espaço, mas, infelizmente, ela não funciona como gostaríamos, isto é: aumentando o tempo quando mais precisamos dele.

Na verdade, a maioria das melhores estratégias para a gestão do tempo não têm muito de científicas, são intuitivas, criadas no dia a dia do trabalho.

É claro que a ciência pode ajudar, nós mostrando como diminuir a ansiedade, se sentir melhor com pequenos ganhos até completar uma grande tarefa e outras dicas.

Mas, nesta postagem, fomos buscar conselhos de alguém que tem que lidar com a relatividade do tempo e do espaço todos os dias, Amanda Alvernaz, Marketing Manager da Trello no Brasil.

Seu desafio é duplo: além do tempo que corre na mesma alta velocidade que para todos nós, e no sentido contrário das tarefas, ela ainda precisa vencer o espaço, pois a cultura de trabalho remoto da Trello impõe certas particularidades às estratégias de gestão do tempo.

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Algumas das melhores estratégias para gestão do tempo

Uma boa estratégia de gestão do tempo deve se basear em algumas regras simples:

• Visualize as atividades do dia logo pela manhã
• Defina os graus de importância para cada uma delas
• Foque suas energias nas que necessitam mais de você
• Saiba lidar com frustração para evitar o estresse
• Reaja com mais naturalidade aos imprevistos, eles sempre acontecem
• Reserve um tempo para seu desenvolvimento pessoal

Um estudo da Duke Medical School acrescenta mais um ponto interessante: você precisa de intervalos de silêncio absoluto, de vez em quando, não apenas para se concentrar e relaxar um pouco, mas para dar tempo de seu cérebro desenvolver novas células na região responsável pela memória.

Com tantos compromissos agendados todos os dias, como ainda arrumar tempo para pausas de silêncio absoluto?

Vamos ver o que a Amanda Alvernaz nos recomenda, quem sabe seus conselhos e estratégias de gestão do tempo nos auxiliam nessa busca por paz e produtividade.

Dicas de produtividade e gestão do tempo

Segundo Amanda, gestão do tempo eficiente é crucial para que você consiga ter um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, principalmente quando a pessoa trabalha de casa, como é o seu caso.

Na Trello, 60% dos funcionários trabalham remotamente, de localizações distintas, espalhados pela América do Norte, América do Sul e Europa.

Por isso, a empresa desenvolveu várias estratégias para gerenciar melhor o tempo em rotinas de equipe e rotinas pessoais.

Vamos conferir algumas delas.

Lista compartilhada de tarefas da equipe para a semana

Todos da equipe fazem um checklist das tarefas que serão feitas na semana em um quadro do time no Trello.

Essa é uma boa estratégia da gestão do tempo por três motivos principais:

1. Faz com que todos estejam alinhados sobre tarefas que podem se beneficiar da colaboração de outros times da equipe
2. Todos sabem qual é a prioridade de cada membro da equipe
3. Diminui a necessidade de se ficar interrompendo as pessoas sobre o andamento de suas tarefas

Saber a lista de cada um também ajuda quando temos que pedir um auxílio de última hora, pois seremos mais respeitosos um ao outro ao visualizar quão cheia estão as atividades de nossos colegas de trabalho, enfatiza Amanda.

Bloqueio de tempo

Na Trello é costume de muitos na empresa definir as terças e quintas como dias de colocar a mão na massa.

Portanto, eu bloqueio na minha agenda os horários para que ninguém agende uma reunião nesses dias. Isso faz com que eu tenha muito mais foco para realizar as tarefas que mais demandam energia e raciocínios mais complexos.

Quem sabe nessas horas a Amanda não aproveita para se beneficiar daqueles minutinhos diários de silencia absoluto, como recomendado no estudo que citamos?

Rastreamento do tempo

Outra dica da Amanda é rastrear o tempo que você está gastando em uma tarefa para ver se compensa o resultado obtido.

Se há um excesso de tempo gasto para um retorno não equivalente, ela sugere delegar a tarefa ou simplesmente eliminá-la do seu dia a dia.

Gerenciando o tempo para reuniões

Na Trello todas as reuniões em equipe são realizadas de forma objetiva com uma ata pré-estabelecida.

Usamos um quadro no Trello para adicionar cartões a uma lista com tudo que será tratado. Como regra não deixamos ninguém adicionar um novo item durante a reunião. Isso faz com que todos venham preparados e cientes do que será tratado na reunião.

Também é escolhido um líder da reunião que coordena cada item da pauta, encaminha as discussões e fica atento para que o tempo pré-estabelecido não seja ultrapassado.

Outras estratégias de gestão do tempo famosas são a GTD e a Pomodoro.

Você conhece? Usa alguma delas em seu dia a dia no trabalho? Conte para a gente nos comentários.