Todo mundo já passou por um processo de hand-off centenas, talvez milhares de vezes em suas vidas.
Quantas vezes você foi a um restaurante e fez um pedido ao garçon? Bem, em todas essas ocasiões, você passou uma informação para ele, iniciando um processo em que ele tinha que entender o que você disse, anotar (ou memorizar… bem arriscado…) e, depois, ele ainda teve de passar isso para o cozinheiro.
Na verdade, este processo tem dois hand-offs: um quando o garçon anota e outro quando ele passa o pedido para a cozinha.
Agora, responda: quantas vezes o pedido veio errado, ou ele entregou na mesa errada?
E isso pode ser ainda pior, quando você decide alterar algum ingrediente no prato, pedir para não vir o molho de queijo, porque você é intolerante a lactose, ou coisa assim.
Porque isso se torna mais complicado ainda, nesse caso? Porque você saiu do padrão. Como você vai ver a seguir, umas das 4 estratégias de hand-off, ou de como otimizar os hand-offs, é exatamente a padronização. Confira!
Estratégias de hand-off para otimizar processos
No dia a dia de muitas empresas, quando vamos passar informações e dados para frente, seja por uma ação entre duas pessoas, dois sistemas, ou de uma pessoa para um sistema (e vice-versa), trata-se de um processo de hand-off.
É claro que em um restaurante, isso pode causar, no máximo, uma chateação para você, o risco do garçon ser despedido e, se este processo não por modelado corretamente e logo, fechar o restaurante.
Mas imagine como o gerenciamento adequado de processos de hand-off são cruciais em um banco, em um hospital, em um aeroporto, ou em outras atividades que envolvem altas quantias e vidas humanas.
Veja 4 estratégias de hand-off que podem evitar esse problema em sua empresa:
1- Padronização de informações
Existe um case famoso em que a falta de padronização das unidades de medida levou à perda de uma nave espacial da NASA.
“A causa raiz da perda da espaçonave foi a tradução falha de unidades inglesas em unidades métricas em um segmento de software de missão terrestre, relacionado à navegação, como a NASA já anunciou”
Diz o relatório official.
Isso mesmo: Enquanto os engenheiros que projetaram o sistema de propulsão usavam o sistema métrico, os que construíram a nave empregavam o sistema imperial inglês, com polegadas e libras.
Prejuízo: 125 milhões de dólares.
Para voltarmos ao exemplo mais trivial de restaurantes, é por isso que redes de fastfood costumam usar combos numerados, em vez do cliente descrever todas as combinações que deseja em seu prato.
2- Integração e automatização de processos
Uma forma extremamente eficiente de otimizar um processo de hand-off é a automatização de tarefas repetitivas.
Isso é muito comum com o uso das chamadas API, protocolos de programação que permitem que dois aplicativos baseados na internet troquem informações entre si, sem a necessidade de interação humana.
Quando você faz um pedido de compra em um e-commerce, por exemplo, seria extremamente demorado e suscetível a erros se um funcionário da empresa tivesse que digitar em outro sistema, o do seu banco ou de seu cartão de crédito, todas as informações de cobrança.
Esse processo de hand-off é feito pela integração dos dois sistemas, muito mais rápido e seguro.
3- O poder dos checklists
Outra estratégia de hand-off muito usada por sua simplicidade e eficiência é o checklist. Não deixa de ser uma forma específica de padronização de informações, mas tem a vantagem de poder ser feito sem a interação com sistemas.
Quando um mecânico aeronáutico está fazendo a revisão de um avião, para a próxima viagem, ele usa um checklist para se certificar de que está fazendo tudo que precisa. E caso termine seu turno e outro mecânico venha substituí-lo para continuar a tarefa, basta ele passar o checklist para o colega, sem grandes complicações.
4- Gestão visual
Por fim, a última estratégia de hand-off que vamos citar é o uso de sinais visuais de fácil entendimento, como um semáforo, por exemplo:
Vermelho: para, que vem vindo carros por aí!
A famosa prática do Kanban para registro visual de pedido de trabalho é um excelente exemplo desta estratégia de hand-off.
Saiba mais: Lean e kanban boards são a mesma coisa? Afinal, qual a diferença?
Estratégias de hand-off também são muito usadas no BPM, para modelagem de processos.
