CASE: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa

Antes de apresentarmos um exemplo de mapeamento de processo de uma empresa bastante típico e que sempre traz ótimos resultados para a organização, vamos entender mais profundamente o que é um mapa de processos.

Quando vai se proceder a modelagem de processos, normalmente se começa por um diagrama de processos, que depois se evolui para um mapa, até que se defina um verdadeiro modelo de processos.

Portanto, o mapa de processos é uma fase intermediária da modelagem, que obedece a seguinte ordem:

1- Diagrama do processo:

Mostra as principais atividades.

2- Mapa do processo:

Define atores, indica eventos e possíveis resultados.

3- Modelo de processo:

Permite fazer simulações, fornece dados mais abrangentes e contempla o fluxo das informações.

Para que os conceitos fiquem bem claros, vamos às suas definições:

Definições de Diagrama, mapa e modelo de processos

Confira estas definições e depois veja um exemplo de mapeamento de processo de uma empresa.

Diagrama de processo:

Representação preliminar do processo, onde se apresentam somente fluxos básicos e, na maioria das vezes, sem se levar em conta falhas ou problemas.

Mapa de processo:

O mapa deve acrescentar outros elementos ao fluxo preliminar, como regras de negócio, atores, eventos e outros pontos importantes. Com o uso de ferramentas e softwares este trabalho é bastante facilitado, além de permitir explicar com mais clareza aos donos do processo o que está ocorrendo e o que se está mapeando, principalmente quando os gestores não têm conhecimento técnico em BPM.

Modelo de processo:

Representação ampla e mais completa dos processos, que pode conter gráficos e fórmulas, e deve detalhar informações sobre o negócio, operacionais, técnicas e peculiares ao processo.

Em suma: é importante não misturar os conceitos e ter em mente que diagrama, mapa e modelo do processo são passos importantes da modelagem.

Veja também: Como mapear processos passo a passo em 11 etapas simples

Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa

Um bom exemplo de mapeamento de processo em empresa é a migração para ferramentas adequadas de BPM. Ainda é muito comum encontrar empresas grandes e bem estruturadas que insistem em utilizar processos baseados no envio de e-mails, no uso de planilhas eletrônicas e em outras funcionalidade e softwares não específicos e próprios para a correta gestão de uma empresa, dando as costas para a tecnologia disponível.

Normalmente isso ocorre em empresas familiares que vivenciam um súbito crescimento ou naquelas fruto do empenho e boas ideias de empreendedores natos, sem o conhecimento técnico ou a formação acadêmica que muitas vezes podem auxiliar seus negócios a crescer ainda mais.

Na verdade, terem alcançado o sucesso sem a ajuda das corretas ferramentas de TI só mostra como foram bem sucedidos, mas nada impede que melhorem ainda mais, seguindo o exemplo do mapeamento de processo de uma empresa adequadamente planejada segundo às boas práticas do BPM.

Desvantagens das empresas sem mapeamento de processos

• Falta de controle adequado
• Procedimentos não documentados
• Gargalos não detectados
• Desperdícios e perdas altas
• Informações desatualizadas
• Dados inseguros
• Monitoramento falho ou inexistente
• Registro de dados não confiável
• Fluxo de informações confuso e redundante
• Impossibilidade de definir responsabilidades
• Falta de transparência
• Inexistência de alertas e avisos
• Impossibilidade de criar quadros de informações

E estes são apenas alguns dos problemas mais críticos.

Ao se proceder o mapeamento dos processos e se implementar uma ferramenta BPM existirá a possibilidade real e efetiva de automatizar diversas tarefas e atividades que antes demandavam controle manual e a intervenção de pessoas, que poderiam ser mais produtivas tomando decisões, coordenando equipes ou fazendo planejamentos e prevendo cenários. E com o mapeamento pronto, a modelagem dos processos poderia ser feita de maneira muito mais assertiva, proporcionando diversas vantagen.

Vantagens da modelagem de processos nas empresas

• Melhora a compreensão do negócio
• Auxilia na tomada de decisão
• Descreve os procedimentos e processos
• Possibilita sua análise
• Potencializa a comunicação e facilita seu fluxo
• Evidencia as mudanças que devem ser feitas em outros processos
• Cria modelos, módulos e boas práticas
• Traz eficiência e eficácia
• Agrega valor à cadeia produtiva

Com este exemplo de mapeamento de processo de uma empresa, tão comum e necessário, foi possível perceber como esta etapa da modelagem é vital para a implementação adequada de uma cultura de processos na organização que ainda não adota práticas de BPM.

Logo, ao substituir planilhas e e-mails por ferramentas de gestão, estas empresas passarão a usá-las com cada vez mais competência, tornando o neóocia a cada dia mais eficiente e lucrativo. Confira este CASE que é um exemplo de mapeamento de processos e modelagem: Processos controlados por e-mail, nunca mais