Você sabe o que é reengenharia de processos de negócios? Também chamada de Business Process Reengineering, é a reconsideração radical de um processo de negócios para atingir uma melhoria dramática nas performances de custos, qualidade, serviço e velocidade. Business process reengineering é a análise e redesenho de processos de uma empresa.
Existem alguns itens a serem observados quando implementamos business process reengineering, como:
- O foco muda da gestão para o cliente
- O gerente deve dar poder ao seu time
- O foco é no resultado
- Não é positivo marcar pontos, mas sim liderar e ensinar
- Processos simples e otimizados são melhores que processos complicados e intrincados
- Se um processo continuamente não funciona, é hora de inventar um novo, mirando o futuro
- Sempre identifique objetivos e propósitos
- Tenha em mente a missão da empresa
Somente seguindo essas recomendações, business process reengineering funcionará da maneira esperada.
Agora que você entendeu o que é Reengenharia de Processos de Negócios, vamos analisar alguns exemplos e casos de estudo.
Veja também: O que é reengenharia de processos?
Business process reengineering: exemplos de BPR que deram certo
Nada melhor que exemplos de BPR concretos para realmente entender do assunto. Pensando nisso, separamos aqui alguns casos de estudo de business process reengineering que obtiveram sucesso.
Exemplo de BPR: empresa de fast food
Um exemplo de business process reengineering que podemos citar é o de uma companhia de fast food.
Redesenhar completamente a forma de entregar produtos pode trazer resultados inesperados. Nesse tipo de restaurante, o processo se passa como todos os outros, o cliente faz o pedido, o pedido vai para a cozinha, que prepara a refeição e entrega ao consumidor.
Analistas de processos de negócios perceberam que seria mais vantajoso se as partes da refeição fossem preparadas anteriormente em um centro separado, e entregues aos restaurantes diariamente.
Quando o cliente faz o pedido, tudo é colocado conjuntamente e entregue. Essa é uma mudança completa no processo, e resulta em um maior controle, menos acidentes, maior satisfação dos empregados e capacidade aumentada de focar nas necessidades dos clientes, tudo isso sem perder qualidade.
CURIOSIDADE: A próxima vez que for a um fastfood de hambúrgueres, note que a bebida sempre é colocada no centro da bandeja, diminuindo o risco de que ela caia.
Para espairecer antes de ver o próximo caso de estudo de Business Process Reengineering, assista a este divertido vídeo:
Exemplo de BPR: empresa de venda de cartões para datas comemorativas
Em uma empresa que oferece produtos, como por exemplo cartões de natal, aniversário, datas comemorativas, etc., renovar o estoque e mudar o design dos cartões constantemente é fundamental.
Em média, são necessários três meses para que novos itens cheguem às prateleiras. Através de pesquisas de mercado, é possível perceber que o ideal seria ter novos produtos todo mês.
À primeira vista, é fácil afirmar que a demora estava na etapa de produção. Ao analisar e mapear o processo, é constatado que o estágio de criação era o que mais demorava.
Não raro o conceito é entregue ao time de criação e vários funcionários começam a realizar a mesma tarefa (ações duplicadas), ou ainda uma ideia demora dias para sair do papel. Com essa informação, podemos redesenhar o processo completamente, definindo uma equipe de conceito e criação cross –funcional, com resultados incríveis em velocidade, custos e eficácia.
Esse é um exemplo de business process reengineering que mostra a importância de estudar o processo para então modifica-lo.
Veja também: exemplos de mapeamento de processos.
Reengenharia de processos consiste em encontrar soluções novas para processos antigos, veja neste vídeo (em inglês) porque, muitas vezes, não conseguimos enxergar soluções na mudança de processos que chegam a ser obvias:
Exemplo de BPR: Criação, aplicação e correção de provas
Uma das tarefas mais angustiantes para professores e alunos, seja em universidades ou escolas, é a criação das provas, sua aplicação (e resolução pelos alunos) seguida de sua correção.
Um dos grandes problemas enfrentados é a ortografia, muitas vezes ininteligível pelo professor, sem falar no cansaço dos alunos em escrever à mão.
A solução encontrada? A aplicação de provas por meio de formulários eletrônicos em notebooks onde os alunos podem digitar, além de ter acesso a outras ferramentas que auxiliam em suas respostas, como planilhas eletrônicas.
Para evitara que os alunos façam consulta indevidas, estes aparelhos não tem conexão wi-fi ou à internet ativada. São dispositivos simples (e baixo custo) em que as provas são inseridas via pen-drive e depois recolhidas e, aí sim, conecta,-se os dados a um sistema que ajuda o professor corrigir (sem problemas de interpretação de ortografia), compartilhar comentários com os alunos, ter acesso a estatísticas de desempenho, além de um banco de perguntas que o auxilia a desenvolver as provas.
Veja este infográfico que resume de uma forma esquemática as etapas de Reengenharia de Processos de Negócios:
Exemplo de BPR: Quartetos criativo
O Processo de criação em agências de publicidade se divide, resumidamente, em 6 etapas:
- A equipe de atendimento entrevista o cliente e passa as informações para a equipe de planejamento
- O planejamento faz os estudo necessários, desenvolve estratégia e entrega o pedido de criação de peças para a dupla criativa (redator e designer)
- Após desenvolverem as peças solicitadas uma reunião de apresentação é realizada pela dupla criativa com o planejamento e o atendimento e eventuais ajustes são realizados na campanha
- O atendimento apresenta a campanha ao cliente, muitas vezes em conjunto com a dupla de criação e o planejamento, e recebe feedback do cliente
- O processo se reinicia, caso o cliente peça ajustes ou reprove a campanha
Você deve ter percebido que esses processo conta com 4 agentes: a dupla de criativos, um profissional de atendimento e um de planejamento.
Os conflitos entre criação, planejamento e atendimento são muito comuns, com o atendimento reclamado de prazos e não entendimento do escopo com os demais e estes, criativos e planejamento, defendendo seus pontos de vista e alegando que estão fazendo o trabalho correto e que o cliente deve ser convencido disso pelo atendimento.
Para acabar com esse conflito no trabalho em equipe, uma agência desenvolveu quartetos criativos em que os 4 profissionais atuam em sua área de especialidade, mas dividem uma mesa e todos juntos estão a par de todas as etapas do processo, do briefing inicial ao recebimento do feedback do cliente.
Com essa proximidade, ficou mais fácil para cada um entender as dificuldades dos demais, gerando uma sinergia que tronou esse processo muito mais produtivo e ágil, tornado-se um exemplo de reengenharia de processo de sucesso.
Saiba mais: Definição de gestão de processos: reunimos as 10 melhores
Confira este quadro esquemático com importantes informações sobre a Reengenharia de Processos de Negócios:
Fonte: Reengenharia de processos de negócios, um estudo de casos
Exemplo de BPR: Fábrica de produtos alimentícios derivados de cereais
O processo de transformação de alimentos deste tipo começa nas fazendas, com a colheita, seguida de um beneficiamento inicial, embalagem ou não dos cereais e transporte até as plantas de processamento (dependendo do grão, pode ser transportado a granel)
Esta grande empresa analisou seu processo e descobriu um problema logístico grave: perdia quase 20% dos grãos colhidos no transporte das fazendas até as fábricas, localizadas próximas dos grandes centros de consumo, devido a precariedade das estradas.
Depois de todo um estudo, este caso de Business Process Reengineering chegou a conclusão de que seria mais lucrativo transferir as fábricas para um local próximo das fazendas e fazer o transporte dos produtos finais aos grandes centros, com perdas bem menores.
Os antigos galpões das fábricas foram transformados em centros de distribuição, ajudando a diminuir o impacto do investimento inicial, além e já contarem com docas e outras infraestruturas de logística prontas.
Saiba mais: Assista este vídeo com detalhes mais aprofundados sobre o que é Reengenharia de Processos de negócios, aproveite agora:
Exemplo de BPR: sistema não integrado
Pode acontecer também que sua empresa tenha um sistema desconectado, que obriga que cada membro do time ou mesmo cliente passe por vários departamentos e pessoas para resolver um problema ou executar uma tarefa.
Informações são perdidas, dados são repetidos constantemente e a frustração é geral. Isso pode ser resolvido por uma mudança geral no sistema da empresa, implementando-se um sistema integrado, com um software eficaz que deixe todas as informações claras e disponíveis.
Esses são apenas alguns exemplos de business process reengineering, e de como BPR pode ajudar empresas com problemas. Casos de estudo de Business Process Reengineering, como esses, são fundamentais para se inspirar e pensar em soluções inovadoras para o seu negócio.
É importante lembrar que nenhuma mudança pode ser feita antes de se mapear e modelar processos. Para isso, o HEFLO BPM é a melhor ferramenta do mercado, que lhe permite entender exatamente o que sua empresa necessita.
Agora que você leu sobre exemplos de Business Process Reengineering, veja também exemplos de como reduzir custos em sua empresa e comece já!
