Processos controlados por e-mail, nunca mais

Informação desatualizada, falta de segurança para os dados, baixa possibilidade de monitoramento e dificuldade em atribuir responsabilidades. Esses são alguns dos problemas gerados por falta de controle nas empresas que utilizam planilhas e trocam informação por e-mail para gerir processos. Quando o trabalho de monitoramento é feito manualmente, é muito maior a chance de “mascarar” dados ou de qualquer membro da equipe se eximir de responsabilidades. Informações trocadas por e-mail também vão sempre dar margem para a não obtenção efetiva de retorno, como alertam, inclusive, alguns experts no assunto. A falta de controle nas empresas é sem dúvida um grande problema para o Brasil.

Por todos esses fatores é que a eficiência trazida pela adoção de ferramentas de automatização dos fluxos de trabalho, como o Supravizio, é atestada pelos clientes da Venki Tecnologia. Um bom exemplo desse ganho é a Uptec, empresa da área de tecnologia e construção. Antes de utilizar o Supravizio, todos os processos eram controlados por e-mail e os problemas eram inúmeros, como relata o diretor administrativo da empresa, Hildo Martins Carvalho.

Uso de e-mail gera falta de controle nas empresas

“Realizamos obras em todo o Brasil e tínhamos muita dificuldade em gerenciar nossos fluxos. As solicitações de materiais e viagens, por exemplo, eram totalmente realizadas por e-mail e isso gerava muito retrabalho de checagem de recebimento dos e-mails e dos horários de viagem e reserva de hotel, por exemplo. Hoje, tudo isso acontece pelo Supravizio e de forma automática. Nossas equipes também levam equipamentos da empresa cuja devolução precisa ser checada e a operacionalização anterior era muito complicada. Agora, a ferramenta registra tudo e ainda permite gerar relatórios automáticos .”, declara.

Para além da facilidade operacional gerada pelo monitoramento automatizado, a clareza na atribuição de responsabilidades e os alertas automáticos referentes ao cumprimento dos prazos trouxeram muito mais eficiência à empresa, conforme destaca o diretor administrativo da Uptec. Isso sem falar na geração de evidências que favorece os procedimentos visando quesitos de qualidade que faz com que a Uptec tenha uma utilização bastante ampla da ferramenta

“Começamos a usar o software nas áreas de compras e viagens, hoje quase todos os nossos processos passam pelo Supravizio em diversos setores. Para ter uma noção numérica do ganho, registrei recentemente um processo de segurança do trabalho executado nas nossas obras e tive uma melhora de 70% no atendimento por conta da automatização do processo via Supravizio”, garante Hildo.

Os principais diferenciais do software oferecido pela Venki apontados pelo diretor administrativo da Uptec são a possibilidade de automatização de processos que não é permitida por outros softwares disponíveis no mercado, a interação intuitiva e o ótimo suporte. “O Supravizio é muito completo e oferece uma excelente relação de custo benefício. Você constrói fluxos e não tem gastos com manutenção o tempo todo. Nós, aqui na Uptec, sempre solicitamos demandas novas que são prontamente atendidas pela Venki”, opina Hildo Carvalho

Saiba mais sobre a Uptec*

Sediada em Belo Horizonte, a Uptec é especializada em serviços de infraestrutura para telecomunicações e TI, outsourcing, automação, construção e reformas corporativas, engenharia elétrica de baixa e média tensão e engenharia de instalação. A empresa integra sistemas de construção e tecnologia para interferir minimamente no dia-a-dia do negócio dos clientes com serviços de excelência.