Um fluxograma de processo de compras de uma empresa visa organizar o ato de adquirir bens, serviços ou obras a partir de uma fonte externa. É muito importante que os bens, serviços ou obras sejam adquiridos com o melhor custo possível para atender às necessidades da empresa em termos de qualidade e quantidade, tempo de entrega, disponibilidade e localização.
Atualmente, diversas empresas e organismos públicos têm definido um fluxograma de processo de compras destinado a promover a concorrência justa e aberta para os seus negócios, minimizando a exposição à fraudes, sobrepreços e conluio entre fornecedores.
Vantagens do fluxograma de processo de compras de uma empresa
Além da diminuição de perdas e fraudes, podemos citar:
- Redução de custos
- Agilidade e rapidez
- Aprendizado documentado
- Rastreabilidade
- Definição formal de responsáveis e responsabilidades
- Maior poder de barganha
- Transparência
Definitivamente, as empresas que têm processos de aquisição otimizados saem à frente da concorrência e criam um ambiente sustentável para o seu desenvolvimento, criando até vantagens competitivas que fazem a diferença.
Veja a seguir um exemplo de fluxograma de processo de compra que pode ser aplicado em sua empresa ou adaptado às peculiaridades de seu negócio e aos objetivos que se deseja alcançar.
Exemplo de fluxograma de processo de compras
Confira este exemplo de fluxo de processo de compra de uma empresa, prevendo a maioria das tarefas que usualmente se usam durante este tipo de atividade. Mas, como dissemos, ele é totalmente adaptável.
Como você viu, neste exemplo de fluxograma de processo de compra foram definidas 4 raias na piscina:
- Solicitante: Pessoa de qualquer área autorizada a realizar solicitações de compras.
- Gestor: Que será responsável pelo custo desta aquisição.
- Comprador: Colaborador responsável pela aquisição do produto ou serviço.
- Almoxarifado: A área da empresa que recebe e estoca os bens adquiridos.
Além disso, o fluxo do processo de compras ocorre desta forma:
- Munido de dados, o solicitante pede ao gestor a reposição de algum item ao verificar que está esgotado ou atingiu o ponto de reposição.
- Ao receber a mensagem, o gestor analisa se é mesmo necessária a aquisição e toma uma decisão: ou reprova o pedido e informa o cancelamento, encerrando o processo, ou solicita ao comprador que se faça um orçamento.
- O comprador reúne as informações necessárias para conseguir no mínimo 3 orçamentos.
- Todos os dados de orçamentos são consolidados em um relatório comparativo de preços. Neste relatório devem constar quantidades, prazos de entrega, valores e forma de pagamento. Este relatório é enviado para aprovação do centro de custos que solicitou a aquisição.
- O gerente responsável deve analisar o orçamento levando em conta não somente o valor, mas também o fornecedor, custo benefício e disponibilidade em caixa. Em seguida tomará uma de três decisões possíveis: solicitar ajustes no orçamento ao comprador, recusar os orçamentos e comunicar o cancelamento da compra, encerrando o processo, ou aprovar a compra e enviar solicitação ao fornecedor.
O fluxograma de processo de compras prossegue da seguinte forma:
- É realizado o cadastro do fornecedor e a coleta dos dados necessários.
- Munido de uma ordem de compra, o comprador realiza a aquisição.
- O comprador usa os dados do pedido para confirmar a aquisição e determinar o prazo de entrega.
- A seguir, existem 2 alternativas: No caso de serviços, o solicitante aciona o fornecedor, autoriza e valida o serviço prestado. No caso de produtos, o almoxarifado recebe a ordem de compra e aguarda o recebimento do pedido. Assim que a mercadoria é recebida o almoxarifado envia a nota fiscal para continuidade em contas a pagar.
Este exemplo de fluxograma de processos de uma empresa pode ser adaptado para suas necessidades.
Adaptando o fluxograma de processos de compras
Com um simples arrastar dos elementos ou clicando neles para alterá-los, o editor de processos do Supravizio permite que você adapte este fluxo de processos às características de sua empresa.
Por exemplo: talvez seja necessário em sua empresa que o gestor que solicitou a aquisição autorize a compra novamente, depois que o gerente aprovou o orçamento. Basta incluir estes fluxos por meio dos conectores e detalhar as decisões a serem tomadas.
E mais: as vezes o departamento de controle de qualidade precisa avaliar os produtos comprados para verificar se estão dentro dos padrões da empresa, neste caso, talvez seja interessante criar uma nova raia e indicar as tarefas e conectores para definir esse fluxo.
Conheça o caso do Sescoop MT, que necessitava atender vários controles de auditoria e implantou o Supravizio para garantir compliance.
Confira outros exemplos de fluxogramas:
