Gestão por Processos: produtividade em pequenas empresas

Conforme informação recentemente divulgada pela Revista Exame e compartilhada em matéria publicada aqui em nosso blog, um único profissional americano é capaz de produzir o mesmo que cinco profissionais brasileiros. A matéria, Por que somos tão improdutivos?, abordou a realidade mundial em termos de produtividade e mostrou que as micro e pequenas empresas brasileiras enfrentam grandes dificuldades relacionados à esta questão.

E, por que isso acontece? A resposta é simples. As micro e pequenas empresas precisam investir em média quatro vezes mais que uma empresa de grande porte para ter uma produtividade equivalente gerando vendas para alcançar o lucro necessário e então poder investir em tecnologias e outras melhorias.

A solução para que possam enfrentar essas dificuldades pode estar na implantação de uma Gestão por Processos em pequenas empresas. Pois, a partir da organização de um fluxo de trabalho que contemple seu processo produtivo, as micro e pequenas empresas teriam a chance de crescer produtivamente e em consequência disso estariam melhor preparadas para atender seus clientes e encarar a grande competitividade imposta pelo mercado.

Segundo Renato Fonseca de Andrade, Gerente de Gestão Estratégica do SEBRAE/SP, a Gestão por Processos é uma solução que pode ajudar e muito na administração de uma empresa. “A Gestão por Processos é uma forma muito interessante de fazer a administração de uma empresa porque permite observar tudo o que é feito, no sentido de levar o valor ao cliente.”

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Entenda como aplicar a gestão por processos em pequenas empresas assistindo o vídeo abaixo (apenas 1 minuto):

O que é e quais os benefícios de um mapeamento de processos

O mapeamento ajuda a empresa enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, custos altos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação, aprovações e etc), além de ser uma excelente forma de aprimorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio.

O Gerente de Gestão Estratégica do SEBRAE/SP afirma que, mesmo ao administrar uma média ou pequena empresa, ou quando se tem pouco recurso para investir em ferramentas, é muito simples desenvolver um projeto de Gestão por Processos.

Gestão por processos de forma simples

“A pequena empresa pode começar a pensar em processos de uma forma muito simples, colando uma cartolina na parede, e usando bloquinhos de papel autocolantes, imaginando o processo de forma que ele inicie no cliente e chegue até a empresa, e não ao contrário. Deve-se levar em consideração tudo o que acontece para que se tenha com este cliente um grau de preocupação positivo. Quando você faz isso você consegue perceber todos os processos que cada pessoa opera, e que muitas vezes não são entendidos, pois as empresas quando são de grande porte, trabalham por função ou por departamento. Este é um exercício muito interessante de ser feito”, explica.

Para ele, é a partir de uma Gestão por Processos que a empresa consegue identificar os processos que, de fato, são necessários para a eficácia da prestação do serviço ou venda do produto e que refletem diretamente no valor apresentado ao cliente. “Uma pequena empresa quando ela é entendida por processos, ela passa a pensar de uma maneira encadeada. Essa compreensão é um grande benefício porque a assim é possível identificar aqueles processos que mais levam valor ao cliente e aqueles processos que muitas vezes são necessários, mas que não levam valor ao cliente”.

Outro fator interessante da implantação desse tipo de gestão é a definição de papéis e o controle das atividades a serem executadas dentro dos processos. “Com uma gestão assim, ficam claras as funções a serem desempenhadas pelos colaboradores e isso possibilita a identificação de um perfil de profissional necessário, facilitando na hora da contratação”, acrescenta Renato.

A Gestão por Processos é também a chave para a identificação de não conformidades nos processos executados e da busca pela melhoria contínua desses processos.

“Uma Gestão por Processos permite o acompanhamento de indicadores, por meio dos quais é possível identificar e aplicar melhorias nos processos em um ciclo de aprendizado. Dessa forma você estipula uma meta, tem um indicador e melhora. A Gestão por Processos nos permite fazer melhorias em tudo aquilo que impacta diretamente na qualidade percebida pelo cliente. Por isso quando as empresas pensam em automatizar seus processos, é necessário que façam uma modelagem inicial dos mesmos para ver como eles estão e imaginar pontos de melhoria para que sejam automatizados com sucesso, pois isso leva muito valor para a empresa”, finaliza o Gerente de Gestão Estratégica do SEBRAE/SP.