A integração de novos funcionários é uma prática bastante difundida nas empresas brasileiras, principalmente nas de maior porte. Quando um novo integrante cruza a porta da empresa em um certo dia, você tem dois objetivos principais:
- Em primeiro lugar, fazê-los sentir como parte da equipe desde o início.
- Em segundo, motivá-los o mais rápido possível para que eles possam começar a adicionar valor ao seu negócio.
Separamos para você um processo de integração de novos funcionários que controla todos os aspectos antes do primeiro dia e também as etapas básicas de socialização das novas contratações, após sua chegada na empresa.
A integração de novos funcionários, também conhecida como socialização organizacional, refere-se ao mecanismo através do qual os novos empregados vão adquirir os conhecimentos necessários, habilidades e comportamentos para se tornarem membros efetivos da organização e trabalharem de forma eficaz.
As técnicas utilizadas neste processo de RH incluem reuniões formais, palestras, vídeos, materiais impressos, processos ou orientações baseadas em computador e outras. Tudo isso para introduzir os recém-chegados aos seus novos postos de trabalho e às equipes. Além disso, todo departamento é convidado a fornecer as ferramentas mínimas para o novo funcionário: conta na rede, caixa postal de e-mail, mesa, cadeira, telefone celular etc. Afinal, o processo de integração organizacional de novos funcionários não está completo se ele não tiver um posto de trabalho adequado.
Exemplo de processo de integração de novos funcionários
Este processo que selecionamos é bastante complexo, com diversas atividades acontecendo em paralelo, o que exigiu a criação não só de raias, mas também de piscinas (divididas em raias).
No total, são 5 piscinas:
- Registro de integração de empregado: Em que o Departamento de Pessoal e sua equipe responsável por rotinas administrativas conduzem a integração.
- Providenciar mobiliário: Esta piscina está dividida em duas raias, uma de Infraestrutura, por conta da Equipe de Apoio Administrativo e Manutenção Predial e a raia Departamento Pessoal, que validará o layout.
- Providenciar Recursos de Telefonia: Nesta piscina a Equipe de Telefonia será acionada para fornecer equipamentos telefônicos ao novo integrante da empresa.
- Conceder acessos e fornecer ativos de TI: Esta piscina conta com duas raias. Na raia Service Desk a Equipe de Tecnologia da Informação será responsável pela execução de rotinas da área incluindo suporte, solicitações de serviço, incidentes e concessão de acessos. Já na raia Coordenador de Service Desk, este coordenará a equipe e deverá monitorar prazos para entrega dos serviços de TI até a data de início de trabalho do novo empregado.
- Ambientação: Outra piscina dividida em duas raias. Na raia Recursos Humanos o Analista de Recursos Humanos será responsável por apresentar a empresa para o novo empregado. Na raia Departamento Pessoal será agendada a ambientação.
Vamos detalhar uma das piscinas desse processo de integração de novos funcionários, a piscina referente a Providenciar Mobiliário.
Providenciando Mobiliário em uma integração de novos funcionários
- Depois de receber a mensagem de admissão, a Equipe de Infraestrutura analisa o novo layout do posto de trabalho levando em conta:
- Atender normais de segurança e medicina do trabalho.
- Capacidade na rede elétrica para suportar as ferramentas que serão utilizadas pelo novo empregado.
- Disponibilidade de conexão Internet.
- Disponibilidade de ramal.
- Outras características físicas que julgar necessárias.
- Após analisar as instalações, o responsável envia o projeto para o departamento pessoal.
- O departamento pessoal deve analisar o layout proposto e, se necessário, solicitar ajustes. Esta validação deve ocorrer em até 2 dias úteis. Caso ultrapasse este prazo, o mesmo é aprovado automaticamente e é solicitada a montagem.
- Após aprovação do layout, a Equipe de Infraestrutura inicia a instalação do mobiliário, que deve ser finalizada até a data de início de atividades do novo empregado.
- O gestor do novo empregado é comunicado sobre a disponibilidade de local de trabalho do novo integrante da empresa.
Esta é apenas uma das piscinas deste processo de integração de novos colaboradores. Mas a verdade é que este tipo de processo, no atual contexto da gestão estratégica de RH, costuma ser bastante complexo e diversificado de empresa para empresa. A seguir, vamos mostrar uma possível adaptação que poderia ser feita.
Criando uma nova Piscina para Adaptar o Processo
Imagine que em uma empresa exista uma palestra mensal de integração a cargo da Equipe de Treinamento. Poderia ser criada uma piscina para este processo, com uma raia em que o Gestor de Treinamento receberia um e-mail com o número de novos funcionários da empresa integrados naquele mês. Ele acionaria sua equipe, na raia Equipe de Treinamento, solicitando a impressão de crachás e materiais, a preparação do auditório, a emissão de convites e certificados e, finalmente, o envio de e-mails convidando a todos para o evento, que seria apresentado pelo Gestor de Treinamento, sem deixar nenhum dos novos funcionários de fora.
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