Mapeamento de processos, uma metodologia para um melhor controle

Já pensou em cortar custos, poupar dinheiro e ampliar a capacidade de gestão da sua empresa? Uma das melhores formas de fazer isso é compreendendo e aplicando, de uma vez por todas, a metodologia do mapeamento de processos em seu negócio para ganhar mais controle sobre a gestão e mensurar de forma mais assertiva os resultados.

Conheça mais profundamente a metodologia de mapeamento de processos AS IS, e a metodologia de mapeamento de processo TO BE.

Mas o que é um processo?

O Processo é um grupo de atividades produzidas em sequência gradativa e que produz um bem de serviço. O processo também pode ser definido como a união de ações onde existe um começo, um meio e um fim. Porém, é importante ressaltar que este “começo” não necessariamente é algo material, podendo ser uma informação, por exemplo. É por meio dos processos que as empresas exercem suas funções, conquistam seus respectivos objetivos e gerenciam suas atividades de maneira eficaz.

Como identificar os processos?

Após entender o que é processo, é preciso ter em mente como organizá-los. Eles podem ser divididos em processos auxiliares, baseados nas funções da empresa, o compreende desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do material final e processos indispensáveis, que são aqueles mais internos relacionados com o foco da empresa, propriamente dito.

Conhecer bem a metodologia do mapeamento de processos significa entender e elencar um conjunto de pessoas, equipamentos, informações, procedimentos e materiais relacionados às atividades, para identificar cada processo, quem o executa e a forma como é executado, com a finalidade de observação, entendimento e melhoramento.

Entenda passo a passo como um mapeamento de processos acontece na prática: 07 fases importantes para o mapeamento de processos BPM.

Check-list para desenvolver a sua própria metodologia para o mapeamento de processo

Para dar início ao seu mapeamento confira a lista abaixo e responda as questões apresentadas para elencar os principais objetivos e métricas de análise e ação.

1. Quais são os eventos que dão início a cada processo?
2. Qual o objetivo com o fim de cada processo?
3. Quais são as pessoas envolvidas?
4. Quais são as áreas ou departamentos que estão envolvidos com o processo?
5. Quem é o dono do processo (responsável pelo processo)?
6. Existirão exceções administrativas, quais os casos?
7. Quais são as metas dos processos?
8. Quais são os indicadores de desempenho (KPI’s)?
9. Que métricas utilizar?
10. Quais são os recursos necessários para execução dos processos?
11. É necessário anexar algum documento, qual?
12. Quais as principais atividades a serem realizadas?
13. Quem vai executar estas atividades?
14. Quais são as principais interfaces com outros processos?
15. Quais são os sistemas informatizados ou aplicações que dão suporte ao processo?
16. Quais são as regras de negócio?
17. Qual o volume / quantidade / frequência de execução do processo?
18. Terei restrições?
19. Existem riscos, quais são?
20. Qual o tipo de processo: negócio ou suporte?

Qual a importância de mapear um processo?

O mapeamento de processos proporciona o conhecimento dos diagramas de relacionamentos internos e externos, através de representações gráficas que demonstram o fluxo operacional e a inter-relação entre diferentes processos dentro de uma empresa.

Outro ponto importante é a construção de sistemas de medições (indicadores de desempenho) avaliando em tempo real, a execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção e produtividade.

Mapear os processos é organizar, e sobre tudo definir com absoluta clareza o que uma empresa faz, como procede e quem são os responsáveis por cada passo.

Além disso, o mapeamento de processos também se traduz em economia em matéria-prima, por exemplo, já que com sua aplicação o empresário economiza com gastos desnecessários tendo um maior controle das atividades, do tempo e do material.

Por isso, aplicar a metodologia correta para mapear todos os processos é de vital importância para a saúde financeira e criativa de uma empresa.

Veja como ter o controle dos processos ajudou a CADAM a promover a agilidade e eficiência dos seus serviços.

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