Mapear atividades é diferente de gerir processos

O conceito de gestão por processos vai muito além de meramente mapear atividades que acontecem na rotina operacional corporativa. Veja as ideias defendidas pelo consultor Mário Sérgio Lavorenti, em artigo do “Blog do BPM”.

“Você já dever ter ouvido falar em Gestão por Processos; mas exatamente o que significa gerir uma empresa por Processo? Bom, para responder esta pergunta será necessário explicar as etapas de um projeto de mapeamento de processos.

O que é gerir processos?

As pessoas entendem que os processos são atividades desempenhadas por um determinado departamento. Isto está errado; processos não se limitam às paredes que dividem as salas de uma empresa, mas permeia diversos departamentos. Chamamos isto de “ponta-a-ponta”. Ou seja, um processo ponta-a-ponta considera a transversalidade de diversas áreas e cargos de chefias distintas de uma estrutura organizacional.

Quanto maior a transversalidade, maior a tendência de um processo ser ponta-a-ponta. Esta abrangência permite que o conceito de processo ponta-a-ponta seja caracterizado com todo e qualquer processo que tenha impacto direto ou indireto na organização, seja ele real ou potencial, frequente ou sazonal a qualquer parte interessada. (…)

Geralmente, as empresas desenham os seus processos através de entrevistas com as chefias de cada departamento, que informam todas as atividades de sua responsabilidade e de seus subordinados. Após desenho de todos os fluxos, é necessário unificar os fluxos de cada departamento. Com os fluxos unificados, agora sim podemos falar de processos, pois até então, os fluxos desenhados não passavam de meras atividades dos departamentos. (…)

O que é a gestão POR processos e como implementar?

Agora que conhecemos os processos da organização, o que fazer com eles? Para ser possível ter uma gestão por processos é necessário definir responsáveis para cada um deles, também conhecido como Dono do Processo. Este Gestor é responsável pela melhoria do processo, pela prestação de contas para garantir a eficácia do processo, preza pela defesa das necessidades de seus processos. De modo geral, Donos de Processos gerenciam como o trabalho será realizado, mas não necessariamente as pessoas que realizarão o trabalho.

Um projeto de mapeamento de processos tem o objetivo de “Tombar” a Gestão da Organização, permitindo que ela seja orientada a processos (horizontal), e não mais verticalmente. Nestes anos de Consultoria em Gestão por Processos, pude constatar que as empresas estão cada vez mais mapeando os seus processos e depois não sabem o que fazer com eles. Na verdade, estas empresas se enquadram em uma Gestão ainda funcional com os processos em segundo plano.

Mudar a Gestão de uma empresa de Funcional para Horizontal não é uma tarefa simples nem tão pouco rápida. Para viabilizar este “Tombamento” precisamos, além dos Donos dos Processos, definir indicadores de desempenho (KPI’s) que monitorem a performance de cada processo. (…)

Nossos projetos de Consultoria em Gestão por processos vem demonstrando que cerca de 40% das informações necessárias para monitoramento dos KPI’s não existem na empresa, sendo necessário a criação de novos controles, customização de sistema e até mesmo a criação de novos processos para viabilizar este monitoramento.

Outro ponto essencial para uma boa Gestão por Processos é a adoção de procedimentos de trabalhos com base nas atividades representadas nos Processos da Empresa, padronizando o “como Fazer”, ajudando as pessoas novas assimilarem as tarefas complexas rapidamente e eficazmente.

Neste ponto, acredito que passamos para uma Gestão Processual com Funcional em segundo plano. Para atingirmos uma Gestão com seus Processos Horizontais, devemos atribuir as devidas responsabilidades dos donos dos processos e criarmos um comitê de processos.

Objetivo do Comitê de Processos ao mapear atividades

• Identificar e solucionar problemas de integração interprocessos, conflitos entre lideranças de processo e funcionais, alocação de recursos e alinhamento processos x estratégia
• Supervisionar o portfólio de processos da Empresa e alinhar, priorizar e autorizar esforços de transformação (planos de ação).
• Priorização e alocação de recursos necessários ao atingimento dos objetivos dos processos.
• Rastreamento e reporte de métricas de desempenho de processos para os respectivos donos (indicadores).
• Conduzir e manter a Manualização Empresarial (procedimentos e manuais de trabalho).
• Geralmente, o Comitê de Processos é formado por um Coordenador e os membros (todas as partes interessadas, com foco na Diretoria e Gerência de primeira linha, além de demais convidados que considerarem pertinentes). Outro fator importante que não podemos esquecer é a mudança de cultura na organização, as pessoas estão acostumadas a responder hierarquicamente o seu trabalho, e em uma gestão por processos estes profissionais responderão para os donos de processos.

É somente após este trabalho realizado, juntamente com a maturidade dos processos e das pessoas e suas respectivas mudanças culturais que você poderá afirmar que sua empresa possui efetivamente uma gestão orientada a processos.”

E sua empresa, já pratica a gestão por processos? Ferramentas como o Supravizio são um dos instrumentos fundamentais para trazer essa realidade para o seu negócio!

E para ter acesso a íntegra do artigo do Blog do BPM, clique aqui