Um processo de negócio é um grupo de atividades executadas por uma pessoa ou mais com o objetivo de atingir metas gerenciais. Para uma empresa ser produtiva e lucrativa, seus processos devem ser efetivos. O objetivo da melhoria de processos internos é melhorar continuamente a produtividade dos processos.
O que significa dizer que um processo é eficaz? Podemos ver que um processo passou por um projeto de melhoria de processos internos quando ele produz resultados positivos consistentemente. Imaginemos uma empresa que vende lápis. Um processo efetivo é aquele que sempre entrega os lápis nas cores corretas. Um lápis preto para o cliente que pediu lápis preto, um lápis amarelo para aquele que pediu lápis amarelo. Ele também entrega os lápis a custos mínimos, produzindo-os com uso inteligente de recursos. Um processo de qualidade produz lápis que sempre funcionam.
Dessa maneira, podemos ver que a melhoria de processos internos é a melhor maneira de produzir processos que funcionarão e levarão sua empresa a um nível muito maior de competitividade. Para ilustrar isso, veja alguns exemplos e benefícios concretos que a melhoria de processos pode trazer, se implementada corretamente. O HEFLO BPM é o software indicado se você quer ter a certeza de que o projeto ocorrerá de forma eficaz e contínua, sobrevivendo o tempo e as dificuldades.
Veja também: Entenda o que é qualidade total e como ela está relacionada com a gestão de melhoria contínua
Exemplos de melhoria de processos internos
- O uso de um software que melhore os processos traz agilidade e efetividade para dentro da empresa. Esse é o caso da CADAM, empresa de mineração que melhorou seus processos internos através do uso do Supravizio BPM. A empresa automatizou todos os seus processos, o que com o software interno anteriormente não era possível, já que o sistema não reconhecia muitas atividades. Isso trazia desconforto aos colaboradores e falta de padronização. Leia mais sobre esse case de sucesso e entenda como o projeto aconteceu.
- A Bodytech, empresa especializada em qualidade de vida, conta que desde do começo do uso do Supravizo BPM a comunicação dentro da empresa melhorou muito. A quantidade de e-mails trocadas entre pessoas e setores caiu drasticamente e as informações estão disponíveis para todos no software, onde todos podem compartilhar dados e ter a certeza de que eles não serão perdidos em uma caixa de entrada de e-mails. Leia mais sobre como isso impactou na organização nesse case.
- O monitoramento e visualização dos processos é um grande benefício da melhoria de processos internos. A Ouvidoria do SEBRAE, Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequenas Empresas, conta como o uso do Supravizio BPM ajudou na transparência dos serviços e organização das demandas, tornando os processos muito mais eficazes. Saiba mais aqui.
- Uma vantagem incontestável da melhoria de processos é a redução de custos. Com organização e conhecimento profundo das tarefas, ações duplicadas são cortadas e gargalos são identificados facilmente, e resolvidos. Os recursos, assim, podem ser alocados de forma inteligente, fazendo com que os processos funcionem melhor gastando menos. Veja o caso de sucesso da Log-in, empresa de logística que recuperou 18 milhões de reais em receita com a implementação da melhoria interna de processos.
Saiba mais: Metodologia Kaizen e melhoria contínua, dois conceitos profundamente conectados
Como implementar a melhoria de processos internos?
Com todos esses benefícios, fica claro que a implementação é necessária. Para que isso aconteça, siga os passos abaixo:
- Identifique os processos: quais deles precisam ser melhorados? Localize-os e os priorize.
- Mapeie os processos: entenda os processos de forma completa, seus passos, quem participa e seus objetivos.
- Modele os processos: junte seus conhecimentos e modele como os processos devem acontecer.
- Execute os processos: execute o processo na nova maneira no dia a dia.
- Otimize os processos: na execução, com certeza você identificará o que funcionou e o que não funcionou. Melhore novamente e comece novamente.
- Automatize os processos: com os processos funcionando da maneira mais efetiva, torne-os automáticos.
Veja mais: Melhoria contínua – Conheça o método japonês e o método americano
Agora que você já entende como a melhoria de processos internos vai ajudar sua empresa, saiba mais sobre melhoria de processos e comece hoje.
Saiba mais sobre a melhoria de processos de negócios
Para que você se aprofunde ainda mais neste assunto, selecionamos uma série de conceitos e exemplos de processos de negócio. Confira:
Definição de melhoria de processos de negócios
Podemos definir a melhoria de processos de negócios como o resultado do refinamento desses processos e sua otimização, ao se comparar os resultados que estão sendo obtidos pelo processo com as metas e objetivos que haviam sido definidos para ele. Caso estejam aquém do desejado, o processo deve ser analizado em busca de melhorias.
Podemos citar 3 tipos de exemplos de melhoria de processos, de uma forma genérica:
- Melhoria de desempenho: busca a melhor forma de realizar o processo, relacionando-se com sua eficiêncie e eficácia.
- Custeio de atividades: com vistas a redução de custos.
- Relacionamento com o cliente: por se tratar de um momento crítico de qualquer processo, deve sempre estar alinhado com a estratégia corporativa e alvo constante de melhorias.
Exemplo de melhoria de processos de negócios
Para que nossa explicação fique ainda mais clara, vamos apresentar um exemplo de melhoria de processos de negócio bem específica. E para isso, nada mais adequado do que usar como exemplo de processos de negócios um diagrama de melhoria de processos. Veja o fluxo de suas tarefas.
A melhoria de processos pode ser iniciada por qualquer integrante da empresa, que a descreve e envia para um Analista de Processos, que verifica se sua sugestão é válida.
A partir detes momento, 2 outras instâncias passam a fazer parte do processo: O Comitê de Mudanças e o Departamento de TI.
Ao analisar a sugestão, o Analista de Processos tem 2 caminhos a tomar: recusar a melhoria e justificar o motivo ao solicitante. Ou encaminhar ao Comitê de Mudanças, que por sua vez também decidirá se os ganhos com a melhoria são realmente bons para o negócio e se devem continuar com o processo ou finalizar aqui.
Em caso positivo, o Analista de Processos é avisado e, em seguida, envia uma solicitação ao Departamento de TI para que tome todas as providências necessárias para que a melhoria seja implementada conforme sua análise.
Por fim, passa-se a monitorar as mudanças para verificar se as melhorias estão ou não atingindo as metas estipuladas.
Software de melhoria de processos de negócios
Todas essa análises, desenhos e construção de diagrams podem ser extremamente agilizados com o uso de um bom Software de melhoria de processos de negócios.
O HEFLO, por exemplo, é uma excelente ferramenta BPMN, com interface amigável e intuitiva, baseada na nuvem. Com ele você pode criar diagramas clicando, arrastando e soltando elementos e, depois disso, gerar a documentação com muito mais facilidade, com relatórios formatados em aprentações com um visual muito profissional e organizado. E todas estas facilidades podem ser acessadas de onde você estiver!
Para usar o HEFLO basta se cadastra na plataforma, ela é gratuita, e começar a analisar, identificar problemas, definir o processo futuro, automatizá-lo e passar a melhorá-lo continuamente, tudo isso com uma interface visual que vai facilitar muito seu trabalho.
Confira alguns exemplos de BPM prontos para usar
Você encontrará no HEFLO:
- Gerenciamento de Incidentes ITIL
- Registro e integração de empregado
- Processo de compras
- Service Desk
- Serviços de consultoria
- Requisição de material
- Faturamento
- Vendas
- Não conformidade
- Recebimento de Materiais
- Solicitação de férias
E muitos outros! E a cada semana, você pode baixar mais um exemplo de BPM grátis no HEFLO.
Com HEFLO, além de diversos modelos de diagramas de processos prontos, você poderá usar uma impressionante ferramenta BPMN baseada na nuvem!
Quando usar a melhoria contínua de processos?
Como dissemos, a melhoria contínua de processos sempre é importante. Mas existe um momento em que ela deve ser empregada de forma mais intensiva: no relacionamento com os clientes.
É clássico citar exemplos de melhoria continua de processos de atendimento ao cliente em empresas de telefonia e TV por assinatura. Muitas vezes, seus processos de assinatura, faturamento, programção, produçao de conteúdo, qualidade de imagem etc., são processos muito bem definidos e otimizados. Mas o atendimento ao cliente não, ele é um exemplo de melhoria contínua de processos que este tipo de empresa está sempre correndo atrás.
Outro exemplo de melhoria contínua de processos relevante para os resultados do negócio, quando se trata de relacionamento com o cliente, são as empresas de entretenimento. E um dos cases de maior sucesso na melhoria contínua desses process é a Disney.
