Processos a renovar? Entenda como mudar sem errar

Agilidade, mudança e inovação são palavras de ordem no mundo de hoje. Mas, quando o assunto é a gestão de processos, será que é suficiente apenas mudar? O conselho de Karem Tricomi – especialista em gerenciamento de processos com 25 anos de atuação na área – no artigo Change – Too Much of a Good Thing?, é ir além de simplesmente mudar. Ela alerta que em época de processos renovados em ritmo exponencial, é preciso que as mudanças sejam movidas por boas práticas de tomada de decisão.

“Não há nada de errado em experimentar, tentar coisas novas. No entanto, às vezes parece que as mudanças são feitas pelas razões erradas e não impulsionadas pelo movimento pró-ativo, intencional, em direção às metas”, afirma a especialista. Para ela, o resultado desse movimento na “contramão”, se assim podemos afirmar, é que muitas empresas acabam perdendo tempo em consertar os erros iniciais.

E se sua organização está interessada em implementar uma mudança de processo assertiva e na direção correta, Karem Tricomi indica que gestor se faça perguntas básicas que, como menciona a expert, além de não tomarem tempo, garantem que as renovações caminham na direção correta e vão gerar um movimento conduza o negócio para frente. Trata-se de um conjunto de questões que Tricomi sistematiza como os “5W e 1H”. Vamos, então, as perguntas que podem guiar sua empresa na direção da boa mudança.

A primeira delas é “Quem será afetado?”. Nessa questão, fica englobada a análise de quem será envolvido e de como vai sentir os novos processos, bem como das necessidades de acompanhamento específico ou apenas de comunicação. “Afinal, é importante saber quando o mundo está prestes a virar de cabeça para baixo, e em que medida”, diz Karem Tricomi.

Perguntar-se sobre a definição clara de qual problema está sendo resolvido e se a mudança de processo implementada representa efetivamente uma solução é fundamental para ele também. “Qual é o problema?” é a pergunta que equaciona o seguinte ponto trazido pela especialista: “Estamos mudando X porque isso está resolvendo o problema Y”. Se essa resposta não estiver clara, pode ser que o novo processo represente apenas uma ideia de alguém cool e vai custar mais do que vale a pena para a organização.

Outro ponto importante é entender porque optar por um determinado caminho e não por outro. E a garantia de uma boa decisão é o fato de ela satisfazer e responder afirmativamente ás exigências que levaram à referida mudança de processo. É a questão que nossa especialista denomina de “Por que isto e não aquilo?”.

“Quando vamos começar?” é a próxima pergunta do roteiro indicado por Karem Tricomi. Nesse momento, é fundamental traçar um cronograma, entendendo o tempo necessário para o início e o desenvolvimento das diversas etapas. Outra questão que precisa estar bem clara é a de que toda a mudança exige planejamento, num processo que vai permitir a todos os envolvidos efetivamente comprar a ideia e se engajar no processo. Por isso, a pergunta “Onde está o plano?” também precisa ser feita por quem gere a renovação.

A quinta e última questão a ser respondida para mudar sem erros é “Como isso foi decidido?”. Tricomi lembra que compreender e comunicar com clareza e correção os processos de mudança é a garantia de conquistar a confiança dos agregados ao processo; fazendo com que as pessoas não sintam a renovação como imposta. Então, se sua empresa está reformulando processos e consegue responder adequadamente as questões propostas, siga em frente. Você está no caminho de conquistar uma mudança de processo solucionadora e alinhada com às necessidades de gestão do seu negócio.