A documentação de processos é realmente necessária?

Quem busca entender o que é a documentação de processos deve entender que ela representa o estado atual de um processo, após sua análise.

Mesmo porque, a documentação da análise de processos é último degrau a ser galgado pela equipe de trabalho durante todas as etapas da análise de processos, gerando um consenso sobre em que estado ele se encontra nesse momento.

Nesse contexto, o que é a documentação de processos, se não um acordo explícito dentro da equipe que o analisa sobre as conclusões que tiveram de sua análise?

Isso ocorre para que se tenha um ponto de partida comum para os próximos passos a serem tomados em relação ao processo e para que se possa fazer futuras comparações relativas a melhorias e resultados, por exemplo.

Portanto, é muito importante frisar que a documentação do processo não abrange nada que fuja da realidade atual do processo, como projeções ou estimativas.

Para que você entenda melhor o que é a documentação de processos, comentaremos abaixo alguns das principais características dessa atividade, além de uma lista de alguns dos documentos que podem ser gerados.

Veja também: Análise e melhoria de processos de negócios: as melhores práticas.

O que é a documentação de processos

Muitos não percebem a importância da documentação de processos, enxergando esta atividade como um mero acúmulo de papéis e lhe conferindo um aspecto burocrático e improdutivo.

Na verdade, é preciso perceber que a documentação é parte integrante da melhoria de processos, em diversas de suas fases, proporcionando uma base sólida e consensual para que se entendam as melhorias necessárias e se possam fazer análises e comparações de resultados e desempenhos.

O que é a documentação de processos As Is

As melhores técnicas a serem empregadas na documentação de processos incluem o uso de modelagem de processos por meio de notação BPMN, além da descrição e detalhamento dos mesmos. Para auxiliar a documentação, devem ser usadas também ferramentas de BPM, planilhas e outros recursos tecnológicos semelhantes.

Veja mais: Modelagem de processos: 6 PDFs, 5 vídeos e 4 Slideshares.

Dentre as atividades desenvolvidas durante a documentação, devemos destacar a diagramação do processo atual, chamada de AS IS, a discriminação de cada uma das atividades que compõem o processo e a declaração de quem são os participantes e quais suas responsabilidades.

Normalmente, os artefatos gerados durante a documentação incluem o documento descritivo do processo e das atividades, além do diagrama de processos AS IS. E para atingir esses objetivos devem ser analisados todos os documentos que já existam referentes ao processo, além da possibilidade importante de se fazer entrevistas com os atores do processo.

Exemplos de documentos gerados

O próprio modelo do processo atual já é um dos principais documentos gerados. Mas para se chegar até ele, outros documentos serão bastante úteis:

• Especificação do objetivo do processo.
• Análise geral do ambiente do negócio
• Planilhas sobre o cenário.
• Razão para se pensar na melhoria do processo.
• Descrição das atividades inerentes ao processo.
• Lista de participantes.
• Especificação das responsabilidades dos participantes.

Documentação do novo processo

Outro importante tipo de documentação de processos é aquele que ocorre após o desenho do novo processo.

Agora, o desenho do novo processo servirá para documentar em caráter formal e escrito os seguintes aspectos:

• Detalhamento de suas atividades.
• As regras de negócio aplicadas no processo.
• Os produtos resultantes.
• Pontos de contato com clientes e suas interações.

Fica claro depois de todas estas considerações que a documentação de processos é um fator fundamental que está presente em diversas etapas da melhoria de processos, permitindo comparações para que se possa chegar aos melhores resultados. Além disso, contribui para a preservação do conhecimento e na realização de treinamentos.

Ferramentas BPM ágeis e intuitivas, que usam notações BPMN e permitem mais que desenhar, mas também gerar relatórios, alertas e quadros de informações podem prestar uma ajuda substancial na documentação de processos.

Confira: CASE: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa.