O mapeamento de processos é uma das etapas do ciclo BPM de gerenciamento de negócios, mas para entendermos com profundidade o que é um mapeamento de processos é de fundamental importância conhecermos a definição de processo.
Um processo é uma sequência de atividades, que ao serem executadas transformam insumos em algo (resultado) com valor agregado. A execução de um processo consome recursos materiais e/ou humanos para agregar valor ao seu resultado. Insumos são matérias-primas ou serviços vindos de fornecedores internos ou externos que alimentam o processo. Os resultados são produtos ou serviços que vão ao encontro das necessidades de clientes internos ou externos.
Para fazer um mapeamento de processos todos os detalhes de todos os processos devem ser analisados para que depois seja montado um mapa, demonstrando o fluxo operacional e a interrelação entre as diferentes área e processos.
O mapeamento de processos é uma atividade empírica, ou seja, baseada no conhecimento do funcionamento geral de uma empresa. As técnicas mais comuns utilizadas em mapeamentos são: entrevistas, reuniões, workshop colaborativo, observação de campo, questionários, coleta de documentos e brainstorming.
O objetivo do mapeamento de processos é identificar, entender e conhecer os processos de negócios existentes (AS-IS) para definir os futuros (TO-BE) visando melhorar o nível de satisfação de clientes e funcionários, assim como melhorar a qualidade dos produtos ou serviços, reduzindo custos e aumentando o aproveitamento de insumos e o desempenho do negócio.
Entenda os principais benefícios do mapeamento e do BPM assistindo o vídeo abaixo (apenas 1 minuto):
O que é e quais os benefícios de um mapeamento de processos
O mapeamento ajuda a empresa enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, custos altos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação, aprovações e etc), além de ser uma excelente forma de aprimorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio.
O mapeamento dos processos também possibilita e facilita a construção de sistemas de medições e indicadores de desempenho, avaliando em tempo real a execução das atividades, medições de resultados, produção, custos, produtividade, riscos, etc., tornando mais fácil o gerenciamento.
Através deste mapeamento torna-se possível calcular o custo total do processo, o tempo de execução, os responsáveis, o pessoal alocado, o tempo de dedicação de cada recurso e o estabelecimento de melhorias ou otimizações.
Agora que você já sabe o que é um mapeamento de processos, veja também as 7 fases de um mapeamento de processos BPM.
