Antes de analisarmos exatamente o que é modelagem de processos, temos que entender a definição de processo, e qual seu papel dentro da empresa.
Uma ordem definida de tarefas ou atividades espalhadas por um espaço de tempo, com um começo, fim e matérias primas e produtos claramente definidos.
Isso é um processo de negócio. Uma empresa possui inúmeros processos, seja na área de marketing, financeira, de serviços ou produção. Para entregar valor ao cliente de modo eficaz, esses processos devem estar corretamente modelados, mapeados, otimizados e automatizados.
Uma técnica desenhada para entender e descrever o processo, isso é o que é modelagem de processos.
Por exemplo:
Um diagrama que represente a entrega de um produto, desde o pedido do cliente, a entrada, a comunicação com o departamento de entregas, o inventário ou fabricação do mesmo até a entrega propriamente dita, é uma modelagem de processo.
O que é modelagem de processos? Qual é a diferença entre modelagem e mapeamento?
Com a modelagem, o objetivo é otimizar o processo. Apesar de modelagem e mapeamento de processo serem técnicas que partem o processo em pedaços e nos permitem estudá-lo, elas não são iguais.
O mapeamento de processos é mais orientado para clarificar papeis e procedimentos, enquanto que o que a modelagem de processos faz é incorporar regras econômicas e de negócios.
A modelagem de processos está conectada com os ensaios que são feitos para visualizar as possibilidades que cada processo traz. Permite um conhecimento mais profundo acerca dos testes e resultados, estabelecendo um início sólido para a otimização de processos, tornando possível e fácil a visualização de gargalos e pontos ineficientes.
Para saber mais, veja: o que é mapeamento de processos e veja casos concretos onde ela foi aplicada.
Conheça também este software para modelagem e documentação de processos: Modelador BPMN Online HEFLO.
Informação em modelagem de processos
Existem algumas categorias de informações que são reunidas na modelagem de processos. Aqui abordaremos cada uma delas:
- Insumos: qualquer coisa que passa por um processo de transformação é um insumo. Isso inclui transformação material, mudança de local ou de informação. É importante que essas mudanças não ocorram de forma impensada, e sim que agreguem valor aos insumos e aos clientes.
- Resultados: o que surge da transformação dos insumos.
- Facilitadores: são usados no processo de transformação de insumos a resultados. São exemplos: equipamento, recursos humanos, etc.
- Guias: para definir quando, como e porque um processo ocorre, usamos guias. Informação, regras, conhecimento, recibos, relatórios de desempenho, todos esses são guias.
O que são as técnicas de modelagem de processos?
Visualizar é um dos fatores mais importantes para o entendimento. É ideal criar um digrama ou flow para ver de maneira clara o processo e assim ver o que mudar, o que melhorar e otimizar. Para fazer isso, algumas podemos utilizar de algumas técnicas.
- Entrevistas individuais: reunir informações através de entrevistas.
- Sessões facilitadoras: coletar dados através de reuniões com grupos de pessoas, de diferentes departamentos ou do mesmo, dependendo do objetivo.
- Abordagem de cima para baixo: essa abordagem analisa o processo do todo para as partes.
- Abordagem de baixo para cima: analisa o processo do nível de workflow para o todo. É mais lenta que a de cima para baixo, porém encontra um nível maior de detalhes.
Para começar o projeto, é fundamental perguntar o que é modelagem de processos para sua empresa. A partir daí, poderemos determinar onde você está agora, de onde veio, como chegou até onde está, para onde deve ir e como chegará lá.
É fundamental contar com um software confiável ao realizar a modelagem de processos, e nesse aspecto o HEFLO é ideal. Ele permite à empresa modelar, mapear, otimizar e automatizar os processos de forma detalhada, precisa e permanente. Com isso, toda a organização sentirá uma melhora significante na comunicação, os processos se darão de forma mais rápida e eficiente, resultando em redução de custos e aumento na produtividade.
Para finalizar não deixe de assistir a classe de modelagem BPMN abaixo.
