O que é Otimização de Processos? Um passo a passo para o sucesso de sua empresa

Organizações enfrentam constantemente o desafio de produzir mais gastando mesmo. Para crescer, empresas procuram por meios de melhorar seus processos de uma maneira que resulte em redução de custos e em uma consciência sobre o que cada processo realmente representa dentro do negócio.

Não importa as ferramentas, as tecnologias e os recursos investidos. Não importa os investimentos feitos e nem mesmo os esforços empregados pela equipe. Um processo ineficiente e não otimizado nunca gerará os resultados mais eficientes. Se realizado corretamente, o que a otimização de processos trará para sua empresa é a redução de tempo, dinheiro e erros em um processo, levando a melhores resultados de negócios.

O que é otimização de processos e quais os seus passos?

O propósito da otimização de processos é de reduzir ou eliminar desperdício de tempo e recursos, gastos desnecessários, gargalos e erros, atingindo o objetivo do processo. Nós somente gastamos tempo corrigindo um erro se ele existe. Não é suficiente saber isso, mas sim saber como alcançar isso. Abaixo está o passo a passo de como chegar a esse objetivo.

Identificar

Primeiramente precisamos identificar o que é otimização de processos para a sua empresa. Pense em um processo em sua empresa que que está lhe custando mais do que deveria, ou que está causando insatisfação nos clientes, ou até mesmo estresse nos colaboradores.

Agora, faça perguntas sobre esse processo, com objetivo de determinar qual é a espinha dorsal do processo, os itens que não podem mudar.

• Qual é o objetivo final desse processo? Qual deveria ser o resultado?
• Onde o processo começa e onde termina?
• Que atividades fazem parte do processo, levando-o adiante?
• Que departamentos e funcionários estão envolvidos?
• Que informação viaja entre os passos?

Note que estamos nos perguntando o que é o processo, e não como o realizamos.

Repensar

Essa é a hora de mapear o processo, nos preocupando com como os passos são realizados, como o processo flui, como parte da otimização de processos. Pergunte a si mesmo e a seu time as seguintes perguntas:

• Existe uma maneira melhor de realizar esse processo?
• Como exatamente esse processo é conduzido?
• Quanto papel (por exemplo) é usado nesse processo?
• Quanto tempo demora para o processo ser realizado por completo?
• Quanto tempo é perdido em retrabalho e correção de erros?
• Onde o processo paralisa?

É importante ter uma micro e macro visão. Cada detalhe é importante, desde a maneira como um e-mail é escrito até a percepção do que o cliente quer. Compare as respostas dessas perguntas com as do primeiro passo, talvez assim você descobrirá que tarefas que pareciam imprescindíveis na verdade são dispensáveis.

Implementar

Depois de conhecer detalhadamente o processo e identificar as possibilidades de mudança e as necessidades de melhoria, é hora de implementar o processo na nova maneira. Essa é uma parte delicada da otimização de processos.

É crucial, tanto para os objetivos do processo quanto da otimização dos mesmos que todos adotem o novo processo desde o início e implementem todas as mudanças visualizadas. Assim podemos checar por resultados, reunir informação e ver se os melhoramentos foram positivos ou não. Pode acontecer que o processo não acabe como planejado, que o time não se acostume, que a implementação não tenha sido feita corretamente. Nesses casos é necessário começar o processo todo novamente.

Automatizar

Insistir nos mesmos erros e esperar por resultados diferentes é a receita do fracasso. Repetir e incrementar práticas de sucesso é a chave para prosperar.

Automatize os processos que foram provados e aprovados e os espalhe pela empresa e veja os resultados em redução de gastos, prevenção de erros, corte em desperdício e aumento de produtividade.

Agora que você sabe a importância da automatização, assista o vídeo sobre Como automatizar processos de negócio na nuvem.

Monitorar

Durante todo o processo de o que é otimização de processos, monitore, monitore e monitore. Depois da automação, você com certeza encontrará novos pontos de melhoria e gargalos. Identifique-os, repense o processo, implemente-o e automatize-o. Veja aqui como monitorar processos.

Como em todo o processo de gerenciamento de processos, esse é um projeto cíclico. Se realizado somente uma vez, não trará soluções para sua organização. Se embutido na cultura da empresa, trará satisfação dos clientes, felicidade dos colaboradores, aumento nos ganhos e corte de desperdícios, tudo isso em níveis nunca antes vistos.

Assista também este vídeo sobre criação de painéis de gestão.

Agora que você já sabe o que é otimização de processos, veja também como implementar a melhoria de processos na sua empresa.