Otimização de processos e tecnologia BPM, um casamento de sucesso para a sua empresa

Constantemente o mundo dos negócios fica mais concorrido e competitivo, tanto no fornecimento de produtos quanto na prestação de serviços.

Sendo assim, o ponto-chave do sucesso de qualquer empresa no mundo está em como ela procura, dia após dia, melhorar e aprimorar cada uma das etapas envolvidas com o objetivo do negócio ao qual ela se propõe, de modo a se diferenciar das concorrentes, conquistar clientes e agregar valor à própria organização. E é exatamente disso que se trata a otimização de processos.

Processos de negócio: uma breve concepção

Para uma melhor compreensão da otimização de processos, primeiro é preciso saber exatamente ao que eles se referem.

Resumidamente, processos de negócio são conjuntos de atividades empresariais e organizacionais, orquestradas de forma sucessiva e contínua objetivando gerar um determinado serviço ou produto.

Essa estrutura de procedimentos macro e micro ambientais é o que indiretamente gera a percepção de valor por parte dos clientes, embora não seja percebida de maneira direta e em sua totalidade por eles.

Os processos de negócio, sejam eles formais ou informais, são basicamente compostos por três estágios: entradas, atividades e saídas. Entenda melhor cada um:

• Entradas: Referem-se ao início dos processos. Na fabricação de bens e produtos, as matérias primas são entradas. Na prestação de serviços em geral, o conjunto de conhecimentos e habilidades dos gestores são bons exemplos.
• Atividades: Também conhecidas como fluxo do processo, é o conjunto de ações responsáveis por lapidar as entradas, transformando-as em saídas.
• Saídas: Produto ou serviço final, resultado direto de todas as atividades envolvidas em um determinado processo. São conhecidas também como entregáveis.

E como melhorar o desempenho de uma empresa? Como aprimorar todas as variáveis envolvidas em cada um desses três estágios? Qual a maneira mais eficaz de aplicar a otimização de processos nas organizações?

A tecnologia BPM como facilitadora da otimização de processos

Automação de processos. Eliminação de gargalos e melhora do sistema de produção. Contratação e desligamento de funcionários, redução de custos e aumento da lucratividade.

Estes são apenas alguns dos benefícios proporcionados pela incorporação da tecnologia BPM (Business Process Management), a melhor maneira de implementar a otimização de processos nas empresas e organizações.

A otimização de processos, quando bem estruturada, gera resultados rápidos e significativos em qualquer ramo de negócio.

Essa estruturação passa por um ciclo de melhoria contínua que é dividido em seis etapas essenciais, as quais seguem uma ordem específica e jamais devem ser puladas:

1. Planejamento.
2. Análise.
3. Redesenho.
4. Levantamento de recursos.
5. Execução.
6. Medição.

À primeira vista, essa cadeia de procedimentos pode assustar e passar uma falsa impressão de complexidade, mas há um jeito simples e descomplicado de colocá-los em prática: com o software HEFLO.

Desenvolvido pela Venki, empresa especializada em gestão de serviços e há mais de doze anos atuante no mercado. O HEFLO possui funcionalidades que permitem modelar, executar, gerir, monitorar e otimizar todos os processos de negócio de uma empresa, de forma abrangente, intuitiva, clara, ágil e precisa.

Cases de sucesso: confira algumas empresas que utilizam o BPM para a otimização de processos

• Bodytech: automação de processos, melhor comunicação e produtividade.
• Brasilcap: investe em servicedesk orientado por processos.
• Bureau Veritas: monitoramento e transparência de dados.
• SEBRAE: melhora e aprimoramento do sistema de ouvidoria.
• Tour House: implementação de um centro de serviço compartilhado.