Tudo que a gente faz, tem um maneira correta de ser realizada.
Por exemplo: você já viu um aficionado fazendo churrasco?
Olha (se é que você mesmo não um churrasqueiro de mão cheia), esse processo envolve diversas técnicas, procedimentos e regras que não podem ser negligenciadas, sob o risco de se comer carne dura, insossa ou fria.
Normalmente, os preparativos incluem compras nos fornecedores certos, o uso de utensílios adequados, carvão de qualidade e as churrasqueiras devem obedecer determinas especificações,.
Tudo começa com alguns dias de antecedência, e algumas carnes têm seu preparo iniciado no dia anterior, marinadas, temperadas e manipuladas das mais diversas formas.
No fundo, preparar um bom churrasco não deixa se der um processo, um fluxo de tarefas que precisa ser seguido a risca para dar certo.
Isto é: existe um workflow para fazer churrasco.
E se um workflow é tão importante na hora de preparar carnes na brasa, por que não seria para o seu negócio?
Confira este video de animação muito divertido que mostra toda importância de se seguir corretamente o processo na hora de preparar seu churrasco:
O que é workflow?
Mas, afinal, você já parou para se perguntar: por que workflow é importante para sua organização?
Ou quais suas diferenças e possíveis vantagens em comparação a uma forma menos estruturada de organizar uma empresa?
Vamos comecar rememorando esse conceito.
Ok, você já pode até estar cansado de ouvir falar em workflow, mas, você sabe, exatamente, o que esse termo significa?
Workflow é uma expressão de origem inglesa, que, se traduzida literalmente, significa “fluxo de trabalho”.
Esse termo é utilizado para nomear um conjunto de ferramentas ou métodos que irão servir para automatizar os processos de uma empresa.
Assim, tarefas, informações, dados e as atividades desempenhadas por seus colaboradores irão seguir um fluxo adequado para que os resultados esperados sejam alcançados.
Para isso, o uso da tecnologia é decisivo, já que, através de softwares, a automatização dos processos da rotina de seus negócios será muito mais eficiente.
Veja um exemplo: Confira mais informações: Fluxograma de processos de vendas: feche mais negócios!
Workflow e BPM (Business Process Management)
Se você está por dentro das inovações de tecnologia no ambiente empresarial, está familiarizado com as funcionalidades e relevância do Business Process Management (BPM).
Também conhecido por sua tradução – Gerenciamento de Processos de Negócio – o BPM deve ser levado em consideração quando o assunto são ferramentas de workflow.
O BPM, na realidade, é um sistema com funções mais amplas do que o workflow, já que não apenas modela e redesenha os processos, mas também os automatiza, fornecendo um painel de controle com informações em tempo real sobre o desempenho dos processos.
Assim, sob esse viés de modelagem, controle e acompanhamento, vale a pena compreender o workflow relacionando-o com esse contexto mais abrangente, como uma das funções do BPM (o Business Process Management).
Por que workflow é importante?
Agora que você já compreendeu um pouco melhor o que é esse termo, provavelmente está se perguntando: por que workflow é importante para a minha empresa?
Para conseguir chegar a algumas respostas, é preciso fazer uma comparação entre modelos estruturais de empresas menos organizadas e aquelas que adotam ferramentas de workflow.
Para isso, vamos conferir alguns pontos.
Confira também: Workflow e processos: entenda as diferenças
1- Envolvimento dos colaboradores
O workflow em uma organização que funciona através de uma estrutura menos organizada geralmente é indefinido, ou apenas estabelecido por meio da arquitetura de TI.
Ou seja, é insuficiente para manter padrões e permitir seu acompanhamento.
Já em uma empresa que conta com as ferramentas adequadas, o workflow representa um ponto que pode ser melhorado através do uso de softwares.
Utilizando a notação BPMN, por exemplo, o workflow é desenhado e padronizado através de sistemas e processos de negócios definidos por seus funcionários.
Ou seja, dessa maneira, o trabalho estará sendo estabelecido por meio do envolvimento das próprias pessoas que irão executar as tarefas necessárias.
2- Estrutura dos processos
Em uma empresa mais tradicional, observa-se uma estrutura baseada na hierarquia e na verticalização.
E a divisão de tarefas é pautada levando em consideração os diferentes departamentos, cargos e funções de cada um dos colaboradores.
Mas, na prática, sabemos que é impossível que cada área funcione como “uma ilha” – é preciso uma integração eficiente entre elas.
E esse fator será muito bem considerado pelas ferramentas de workflow.
Uma empresa que adota ferramentas de workflow se mostra alinhada em torno dos processos de negócios a serem realizados, nas atividades e no conhecimento dos profissionais.
Dessa forma, as equipes terão suas responsabilidades estabelecidas de maneira prévia, já na etapa de desenho dos processos.
Assim, não será preciso que os colaboradores fiquem “negociando” quem faz o que com os times de outros setores.
Na verdade, atuarão com muito mais sintonia entre as partes envolvidas, pois todos sabem exatamente o que se espera dele e o que os demais devem fazer.
Mas, atenção: a divisão de tarefas entre setores e departamentos não deixará de existir com uma boa estruturação de workflow, nem perderá sua relevância.
Os profissionais terão suas responsabilidades alinhadas de acordo com a realização de cada processo e com os recursos disponíveis na empresa, mas não apenas dentro de seu próprio departamento.
Com isso, as habilidades dos colaboradores também serão organizadas levando em consideração os objetivos a serem alcançados pelo negócio como um todo.
Quando se estrutura uma empresa colocando em destaque o trabalho que precisa ser feito, é bem mais fácil encontrar uma combinação entre as habilidades dos profissionais e o workflow.
O resultado? As atividades podem fluir melhor, com maior eficiência e integração.
3- Estabelecimento de responsabilidades
Como é decidido o que cada profissional deve fazer em sua organização?
Dentro de uma empresa tradicional, as responsabilidades de cada colaborador em cada processo costumam ser definidas ao longo das camadas hierárquicas dos cargos existentes.
O vice-presidente decide o que será feito pelos diretores, que estabelecem as funções dos supervisores e assim por diante.
Esse caminho segue obedecendo a ordem vertical das funções e cargos.
É possível perceber que essa opção normalmente envolve certa falta de agilidade, e, até mesmo, custos desnecessários, gerados pelo excesso de burocracia, engessamento e morosidade.
Por isso, é muito importante “enxugar” algumas dessas etapas excessivas, definindo com mais agilidade as funções dos colaboradores em cada processo.
Assim, com ferramentas de workflow, o os donos dos processos podem definir as diretrizes para designar as diferentes responsabilidades entre a equipe.
Veja outro exemplo: Gerenciamento de mudanças ITIL: empregue as melhores práticas
4- Quebrar barreiras
Em uma empresa menos estruturada, é muito frequente a ocorrência de casos em que colaboradores de um setor não compartilham dados e informações a outros.
Essa falha pode ser bastante prejudicial e até mesmo atrapalhar o bom funcionamento da organização como um todo.
E isso costuma ocorrer devido a falhas dos gestores na hora de definir limites, o que se torna um dos problemas mais comuns e que dificultam o desempenho adequado das empresas.
Afinal, é preciso compreender que, para conseguir detectar e atender às necessidades dos clientes, é preciso ter acesso ao maior número possível de informações dentro da empresa, para desenhar os processos que mais agregam valor.
E mais: os processos irão envolver, além de diferentes setores da empresa, também sujeitos externos à ela, como parceiros, fornecedores e demais stakeholders.
E por que o workflow é importante nesse contexto?
Porque algumas de suas ferramentas operam justamente por meio de limites bem definidos.
Como consequência, cada um saberá o que pode (e deve) compartilhar.
Os processos da sua empresa terão melhores resultados na hora de atender às necessidades de seu mercado.
Veja também: O que é um sistema de gerenciamento de workflow e suas vantagens para o negócio
5- Compartilhar conhecimento
Como foi percebido no item anterior, compartilhar dados necessários pode ser verdadeiramente decisivo a qualquer empresa.
Em modelos menos automatizados, é muito comum a concentração de informações nas mãos daqueles colaboradores com cargos mais altos ou que desejam reter poder.
Esse é um erro frequente que pode minar a construção e execução de estratégias eficientes.
Ao se preocupar em estruturar bem o workflow de sua empresa através de ferramentas, esse é um dos fatores que irão sofrer modificações importantes.
Assim, as informações passarão a ser devidamente documentadas e compartilhadas com quem precise delas.
Há muito mais transparência dentro da empresa e em seus processos.
6- Mensurar performance
Um passo muito importante para toda empresa é conseguir acompanhar e mensurar sua performance em todos os seus processos.
Afinal, dessa forma será possível reconhecer acertos e detectar as falhas que deverão ser melhoradas.
Em um modelo sem ferramentas de workflow, as organizações fazem essa compilação de dados a nível de cada departamento, frequentemente por meio de KPIs aferidos manualmente.
Essa, porém, pode ser uma alternativa que demorada e muito restrita, incapaz de proporcionar uma visão ampla dos resultados da empresa.
Por outro lado, com algumas ferramentas de workflow, como o BPM, por exemplo, as performances de toda a empresa são registradas e monitoradas em tempo real.
Você passa a ter uma visão integrada, considerando o processo como um todo.
Isso torna possível mensurar resultados de uma maneira muito mais completa e ágil.
7- Colocar em prática melhorias
E, após monitorar e mensurar a performance, normalmente chega o momento de colocar em prática as oportunidades de melhorias detectadas.
Em modelos pouco estruturados, essa etapa é segmentada em vários projetos de melhoria voltados a solucionar problemas isolados, além de serem muito pautados em conceitos de Qualidade.
Por outro lado, ao contar com um BPM, as mudanças são implantadas de modo a aperfeiçoar a cadeia de processos como um todo, e de maneira ininterrupta.
O objetivo final é conseguir garantir a melhor experiência aos seus clientes, por meio de processos que sempre agreguem valor a solução oferecida a eles.
Veja mais detalhes: Confira diagrama para melhoria contínua de processos
8- Melhorar a experiência do cliente
Em uma empresa de organização mais tradicional, a forma de lidar com seus clientes é muito pautada em um caráter “inside out”.
Ou seja, ela oferece ao mercado o produto ou serviço que espera que os clientes comprem.
Essa é uma estratégia muito antiquada, afinal, todos reconhecem a importância das empresas se moldarem aos desejos e necessidades de seus clientes, e não o contrário.
Ao utilizar o workflow e suas ferramentas, será adotado o modelo mais adequado para a sobrevivência de seus negócio: o “outside in”.
Segundo ele, a empresa irá se organizar para atender às demandas de seu mercado.
Assim, a organização atuará de maneira a tentar atender as expectativas de seus clientes, buscando sempre gerar a melhor experiência possível a eles.
9- Compliance
O modelo mais tradicional de compliance se baseia, frequentemente, no chamado Procedimento Operacional Padrão (POP).
O POP, é, basicamente, um documento que irá fornecer instruções para que as operações sejam devidamente desempenhadas, como regras, sequências, descrição de procedimentos, etc.
É como se fosse um roteiro para garantir que tudo será executado da maneira previamente planejada e, assim, evitar possíveis desvios do padrão considerado.
Entretanto, essa é uma opção bastante difícil de se criar e, ainda, de se manter.
Mas ao utilizar ferramentas de workflow é possível contar com a tecnologia de criação de mapas de processos que contenham os padrões de compliance estabelecidos.
Além de fornecer essas regras, um sistema BPM, por exemplo, pode ainda adicionar pontos adicionais de melhora para aumentar as performances.
10- Criação de estratégias
Por que workflow é importante para a criação de estratégias em uma empresa?
Porque através de suas ferramentas, os gestores serão capazes de compreender de maneira mais ampla a realidade de seus negócios e o andamento de seus processos.
Assim, ao buscar a integração com um sistema de gestão, as ferramentas de melhoria de workflow são também capazes de ajudar a colocar em prática as estratégias desenhadas.
Cria-se uma espécie de relação circular.
Ou seja, ao mesmo tempo em que essas ferramentas auxiliam a construir estratégias mais eficazes, também influenciam para que sejam alcançados os resultados esperados.
Por que workflow é importante afinal?
É possível perceber que os chamados modelos tradicionais das estruturas organizacionais têm se tornado cada vez menos eficientes nos dias atuais.
Em contrapartida, as respostas à questão de “por que workflow é importante?” se tornam cada vez mais evidentes.
Se você deseja melhorar a performance de seus negócios e manter bons resultados, é necessário adotar formas de automatizar processos e se preocupar em criar workflows cada vez mais eficientes.
Quer entender melhor como criar criar workflows com BPM?
Acompanhe este vídeo:
